Stammdaten
Stammdaten sind die dauerhaft gültigen Datensätze eines Betriebs, etwa der Artikelkatalog, die Kundenkartei und das Lieferantenverzeichnis; sie werden von Vorgang zu Vorgang unverändert weiterverwendet, während Bewegungsdaten wie Aufträge, Lieferungen und Buchungen mit jedem Vorgang neu anfallen.
Stammdaten werden im [[fuehrendes-system|führenden System]] gepflegt, im Handel überwiegend in der [[warenwirtschaft|Warenwirtschaft]], und versorgen von dort alle angebundenen Kanäle.
In einfachen Worten
Zum Artikel gehören dabei Nummer, Bezeichnung, Beschreibung, Einheit, Gewicht und Warengruppe, zum Kunden Nummer, Firmierung, Anschriften, Ansprechpartner und Konditionen. Diese Angaben entstehen einmal und begleiten den Betrieb über Jahre, während jeder Auftrag nur auf sie verweist. Die Trennung trägt weit: Ein Fehler in einem Auftrag betrifft einen Vorgang; ist dagegen der Stammsatz falsch, wiederholt sich der Fehler in jedem Vorgang, der ihn verwendet, vom Lieferschein bis zur Website. Zur Pflege gehört deshalb je Datenart eine benannte Person, ein geregelter Weg für die Neuanlage mit vorgeschriebenen Feldern und die eiserne Regel, dass eine einmal vergebene Nummer nie wechselt, denn an ihr erkennen Schnittstellen und Auswertungen denselben Datensatz wieder.
Wozu brauche ich das?
Der Pflegestand der Stammdaten entscheidet über jedes Digitalprojekt im Handel: Der Shop kann nur filtern, was als Merkmal gepflegt ist; der Produktfinder findet nur, was Warengruppe und Attribute hergeben; die Shop-Anbindung zeigt Lücken ungeschönt im Netz. Vor einer Anbindung oder einem Systemwechsel steht deshalb die Bestandsaufnahme: Welche Felder sind gefüllt, welche veraltet, welche Dubletten existieren. Die Bereinigung vor dem Projekt ist um ein Vielfaches billiger als die Korrektur im laufenden Betrieb.
Beispiel aus der Praxis
Ein Elektrogroßhandel will seinen Shop um einen Produktfinder mit Filtern nach Spannung, Schutzart und Bauform erweitern. Die Prüfung zeigt: Von zwölftausend Artikeln tragen nur viertausend die nötigen Merkmale, der Rest hat sie im Beschreibungstext versteckt oder gar nicht. Der Betrieb priorisiert die zweitausend meistverkauften Artikel, ergänzt die Merkmale in der Warenwirtschaft über drei Monate nebenher und startet den Finder zunächst für diese Gruppe. Die übrigen Artikel folgen warengruppenweise; der Finder wächst mit der Datenqualität, ohne auf sie zu warten.
Wirtschaftlicher Nutzen
Gepflegte Stammdaten senken laufende Kosten an unauffälligen Stellen: Vollständige Angaben ersparen Rückfragen, bereinigte Datensätze verhindern Falschlieferungen, und Angebote entstehen schneller, weil niemand Werte zusammensucht. Bei Systemwechseln sind sie der größte Einzelposten der Datenübernahme, und jede heute unterlassene Bereinigung wandert als Altlast in das nächste System mit.
Typische Fehler
- Artikelnummern wiederverwendet oder beim Wechsel neu vergeben, Historie und Anbindungen reißen ab.
- Merkmale im Beschreibungstext gepflegt statt in Feldern, Filter und Suche greifen ins Leere.
- Derselbe Kunde zweimal angelegt, weil vor der Neuanlage niemand den Bestand durchsucht.
- Pflege nebenbei und ohne Zuständigkeit, jede Abteilung füllt nur die Felder, die sie selbst braucht.
- Vor der Shop-Anbindung keine Bestandsaufnahme, die Lücken werden erst öffentlich sichtbar.
Worauf achten?
- Vorgeschriebene Felder je Datenart bestimmen und die Neuanlage daran knüpfen.
- Nummern als unveränderlich behandeln, auch bei Systemwechseln.
- Zuständigkeit je Datenart benennen, einschließlich Vertretung.
- Vor Digitalprojekten den Füllgrad der benötigten Felder messen, nicht schätzen.
- Die Suche nach doppelten Datensätzen beim Anlegen erzwingen, nicht erst in einer jährlichen Aufräumaktion.
Häufig gestellte Fragen
Welche Daten zählen zu den Stammdaten?
Die dauerhaft gültigen Datensätze zu Artikeln, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern: Nummern, Bezeichnungen, Anschriften, Merkmale und Konditionen. Aufträge und Buchungen verweisen auf diese Datensätze, statt die Angaben erneut zu enthalten.
Worin liegt der Unterschied zu Bewegungsdaten?
Ein Stammsatz beschreibt einen dauerhaften Gegenstand oder Partner des Betriebs und bleibt über lange Zeit unverändert. Bewegungsdaten entstehen je Vorgang neu, etwa ein Auftrag mit Datum und Menge, und erhalten ihren Sinn erst durch den Verweis auf die Stammsätze.
Warum hängt der Onlineshop an der Qualität der Stammdaten?
Der Shop zeigt die Stammdaten ungefiltert dem Kunden: Lückenhafte Beschreibungen, fehlende Merkmale und veraltete Bilder werden öffentlich. Filter, Suche und Produktfinder funktionieren nur über sauber gepflegte Felder.
Wer sollte Stammdaten pflegen?
Je Datenart eine benannte Person mit Vertretung, gestützt auf einen geregelten Anlageweg mit vorgeschriebenen Feldern und Dublettensuche. Verteilte Pflege ohne Regeln erzeugt die Lücken, die später jedes Digitalprojekt verzögern.