Werkszeugnis
Ein Werkszeugnis ist der Nachweis eines Herstellers, dass ein geliefertes Material die vereinbarten Eigenschaften erfüllt; es gehört zu einer bestimmten Lieferung oder Charge und muss dieser dauerhaft zugeordnet bleiben.
Das Werkszeugnis ist eines der Dokumente, die in einem [[lieferantenportal|Lieferantenportal]] am Liefervorgang hängen, neben Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung.
In einfachen Worten
Wer Material weiterverarbeitet oder in ein eigenes Produkt einbaut, muss oft belegen können, woher es stammt und welche Eigenschaften es hat. Dafür stellt der Hersteller Nachweise aus, die sich in der Tiefe der Prüfung unterscheiden. Ein Werkszeugnis bestätigt, dass das Material den vereinbarten Anforderungen entspricht, auf Grundlage von Prüfungen des Herstellers, die nicht zwingend an der konkret gelieferten Charge stattgefunden haben. Ein Abnahmeprüfzeugnis geht weiter: Es weist die Prüfung an genau dieser Charge aus und wird von einer Stelle bestätigt, die von der Fertigung unabhängig ist. Eine Konformitätserklärung schließlich erklärt, dass ein Produkt den für es geltenden Vorgaben entspricht. Welcher Nachweis verlangt wird, ergibt sich aus der Bestellung und aus der Verwendung des Materials. Entscheidend ist in jedem Fall die Zuordnung: Das Zeugnis gehört zur Charge, die Charge zur Lieferung, die Lieferung zum Lieferavis und zur Bestellung. Hängt das Zeugnis als Anhang im Postfach einer Person, ist diese Kette nach einem Personalwechsel unterbrochen.
Wozu brauche ich das?
Werkszeugnisse betreffen Metallverarbeitung, Anlagenbau, Bauwesen, Medizintechnik und jede Branche, in der Materialeigenschaften haftungsrelevant sind. Der Betrieb braucht sie bei Reklamationen, bei Audits und bei der Rückverfolgung eines Schadens zu der Charge, aus der ein Teil stammt. Die Chargennummer wird dafür in der Warenwirtschaft am Fertigungsauftrag mitgeführt.
Beispiel aus der Praxis
Ein Stahlbauer verarbeitet Träger aus mehreren Lieferungen in einer Halle. Jahre später zeigt ein Träger einen Riss, und die Frage lautet, aus welcher Charge er stammt und welche Eigenschaften der Hersteller dafür bestätigt hat. Hängt das Zeugnis im Lieferantenportal am Avis der Lieferung und ist die Charge im Fertigungsauftrag vermerkt, ist die Kette in Minuten geschlossen. Liegt das Zeugnis in einem Postfach eines inzwischen ausgeschiedenen Mitarbeiters, beginnt eine Suche mit unsicherem Ausgang.
Wirtschaftlicher Nutzen
Die dauerhafte Zuordnung von Zeugnis und Charge macht Rückverfolgung und Nachweispflichten erfüllbar, ohne dass jemand suchen muss. Sie schützt bei Reklamationen und Audits und ist in vielen Branchen Voraussetzung dafür, überhaupt beliefert werden zu dürfen. Der Aufwand entsteht einmal beim Anlegen der Ablage am Vorgang, nicht bei jeder Anfrage.
Typische Fehler
- Zeugnisse als E-Mail-Anhang bei einzelnen Personen belassen.
- Das Zeugnis am Lieferanten statt an Lieferung und Charge ablegen, sodass die Zuordnung zur Ware fehlt.
- Werkszeugnis und Abnahmeprüfzeugnis gleichsetzen und das falsche Dokument akzeptieren.
- Die Chargennummer nicht in den eigenen Fertigungsauftrag übernehmen, sodass die Kette am Produkt abreißt.
Worauf achten?
- In der Bestellung festlegen, welche Art von Nachweis verlangt wird.
- Nachweise mit dem Lieferavis übermitteln lassen und am Vorgang der Charge ablegen.
- Die Chargennummer bis in den Fertigungsauftrag und das ausgelieferte Produkt mitführen.
- Aufbewahrungsfristen je Branche klären und die Ablage danach ausrichten.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Werkszeugnis?
Der Nachweis eines Herstellers, dass ein geliefertes Material die vereinbarten Eigenschaften erfüllt. Er beruht auf Prüfungen des Herstellers und gehört zu einer bestimmten Lieferung oder Charge.
Was ist der Unterschied zwischen Werkszeugnis und Abnahmeprüfzeugnis?
Das Werkszeugnis bestätigt die Eigenschaften auf Grundlage von Herstellerprüfungen, die nicht an der gelieferten Charge selbst erfolgt sein müssen. Das Abnahmeprüfzeugnis weist die Prüfung an genau dieser Charge aus, bestätigt durch eine von der Fertigung unabhängige Stelle.
Wo sollte ein Werkszeugnis abgelegt werden?
Am Liefervorgang der Charge, zu der es gehört, mit Bezug zu Lieferavis und Bestellung. Nur so bleibt die Kette vom verbauten Teil über die Charge zum Nachweis auch nach Jahren und nach einem Personalwechsel geschlossen.