Lieferantenportal
Unter einem Lieferantenportal versteht man den passwortgeschützten Zugang, über den Zulieferer mit dem bestellenden Betrieb arbeiten: Sie bestätigen dort Bestellungen, Lieferungen ankündigen und die zugehörigen Dokumente am jeweiligen Vorgang ablegen.
Das Lieferantenportal ist das Gegenstück zum [[kundenportal|Kundenportal]] auf der Einkaufsseite eines Betriebs und hängt wie dieses an der [[warenwirtschaft|Warenwirtschaft]] als führendem System.
In einfachen Worten
Der Betrieb betreibt das Portal, seine Lieferanten arbeiten darin, und zwar im Browser ohne zusätzliches Programm. Gegenstand ist der einzelne Vorgang: eine Bestellung oder ein Lieferabruf mit Positionen, Termin, der Rückmeldung des Lieferanten, der angekündigten Lieferung und den Dokumenten. Der Bestellvorgang hat vier Stationen, an denen die handelnde Stelle wechselt. Der Einkauf stellt die Bestellung ein, der Lieferant gibt eine Bestellbestätigung zu Menge, Preis und Termin ab, vor dem Versand meldet er mit einem Lieferavis, was wann unterwegs ist, und der Wareneingang quittiert den Erhalt gegen Avis und Bestellung. Einkauf und Lieferant arbeiten am gleichen Datensatz; den aktuellen Stand liest jeder dort ab, Rückfragen per Mail entfallen. Dokumente wie Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Werkszeugnis hängen am Vorgang, zu dem sie gehören, und bleiben dort auch nach einem Personalwechsel auffindbar. Jeder Lieferant sieht ausschließlich seine eigenen Vorgänge; geregelt wird das über ein Rollen- und Rechtekonzept mit persönlichen Konten je Person.
Wozu brauche ich das?
Ein Portal trägt dort, wo dieselben Lieferanten regelmäßig bestellt oder aus Rahmenverträgen per Lieferabruf beliefert werden, wo je Lieferung Nachweise anfallen und wo Einkauf, Wareneingang und Buchhaltung denselben Vorgang bearbeiten. Große Zulieferer binden ihre Systeme über eine Schnittstelle an, kleine arbeiten die Vorgänge am Bildschirm ab; für beide gelten dieselben Felder.
Beispiel aus der Praxis
Ein Metallverarbeiter bezieht Rohmaterial von einem Dutzend fester Lieferanten, mehrere davon über Rahmenverträge mit monatlichen Abrufen. Bisher sucht der Innendienst den Stand einer Bestellung aus drei Postfächern zusammen und findet das Werkszeugnis zur letzten Charge erst nach Rückfrage. Im Portal sieht der Einkauf je Abruf, ob er bestätigt ist und zu welchem Termin, der Wareneingang kennt am Morgen die angekündigten Lieferungen, und das Zeugnis hängt am Avis der Charge. Der Betrieb beginnt mit fünf Lieferanten und dem reinen Bestellvorgang; Dokumente und weitere Lieferanten kommen hinzu, sobald der erste Kreis ohne Rückfragen läuft.
Wirtschaftlicher Nutzen
Das Portal nimmt dem Innendienst das Zusammensuchen von Bestellständen und Nachweisen ab und macht die Rückverfolgung von Chargen belegbar. Die Warenwirtschaft bleibt das führende System; das Portal zeigt ihre Werte und meldet die Rückmeldungen der Lieferanten dorthin zurück. Den Ausschlag gibt die Zahl der Vorgänge, die sich Woche für Woche wiederholen; die Mitarbeiterzahl des Betriebs spielt dafür kaum eine Rolle.
Typische Fehler
- Werte entstehen im Portal statt in der Warenwirtschaft, und beide Datenbestände driften auseinander.
- Ein geteilter Sammelzugang je Lieferant, sodass niemand nachweisen kann, wer eine Bestätigung abgegeben hat.
- Die Rechnung läuft weiter per Post an die Buchhaltung und fehlt am Vorgang.
- Alle Lieferanten auf einmal anbinden statt mit einem kleinen Probekreis zu beginnen.
- Zeugnisse liegen lose im Portal ohne Bezug zu Lieferung und Charge.
Worauf achten?
- Vor der Planung zählen: Bestellungen je Monat, Lieferanten, Rückfragen nach Bestellstand und fehlenden Zeugnissen.
- Mit dem Bestellvorgang beginnen, Dokumente und Stammdaten erst danach aufnehmen.
- Persönliche Konten je Person beim Lieferanten, Trennung je Lieferant vor dem Start prüfen.
- Festlegen, welche Felder in welche Richtung zur Warenwirtschaft fließen und ob ein nächtlicher Abgleich genügt.
- Den ersten Kreis einige Wochen beobachten, bevor weitere Lieferanten dazukommen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Lieferantenportal?
Ein durch Anmeldung geschützter Bereich, in dem Zulieferer Bestellungen bestätigen, Lieferungen ankündigen und Dokumente wie Zeugnisse und Rechnungen am jeweiligen Vorgang ablegen. Der Betrieb betreibt es, die Lieferanten arbeiten darin im Browser.
Worin unterscheidet sich ein Lieferantenportal von einem Kundenportal?
Im Kundenportal melden sich die eigenen Kunden an und sehen Belege und Aufträge; es deckt die Verkaufsseite ab. Im Lieferantenportal melden sich die Zulieferer an und bearbeiten Bestellungen; es deckt die Einkaufsseite ab. Der technische Unterbau gleicht sich.
Ab wann lohnt sich ein Lieferantenportal?
Wenn ein fester Lieferantenkreis laufend beliefert, Liefertermine überwacht werden, zu Lieferungen Zeugnisse gehören und mehrere Abteilungen einen Vorgang gemeinsam bearbeiten. Wenige Einzelbestellungen im Jahr rechtfertigen den Aufwand nicht.
Bleibt die Warenwirtschaft das führende System?
Ja. Bestellungen, Mengen, Preise und Termine entstehen und gelten in der Warenwirtschaft. Das Portal zeigt sie und meldet Bestätigungen, Avise und Dokumente über eine Schnittstelle an den jeweiligen Bestellsatz zurück.