Lieferavis
Ein Lieferavis ist die Vorabmeldung eines Lieferanten an den Empfänger, welche Positionen in welcher Menge an welchem Tag versendet werden, damit der Wareneingang die Lieferung vor dem Eintreffen einplanen und beim Erhalt abgleichen kann.
Das Lieferavis ist die dritte Station des Bestellvorgangs in einem [[lieferantenportal|Lieferantenportal]], nach der [[bestellbestaetigung|Bestellbestätigung]] und vor dem Wareneingang.
In einfachen Worten
Der Lieferant kündigt jede Sendung an, sobald sie sein Lager verlässt. Das Avis nennt die Positionen, die Mengen, den Versandtag und den voraussichtlichen Ankunftstag, oft auch die Sendungsnummer des Spediteurs und die Zahl der Packstücke. So kennt die Annahme am Vortag ihr Pensum und teilt Leute, Stellplätze und Eingangsprüfungen danach ein. Kommt die Ware an, wird sie mit Ankündigung und Bestellung verglichen: Stimmen Positionen und Mengen, wird der Erhalt quittiert; fehlt eine Position oder kommt eine Teilmenge, hängt die Abweichung am Vorgang und ist die Grundlage für die Rückfrage beim Lieferanten. Bei prüfpflichtigem Material werden die Nachweise, etwa das Werkszeugnis, mit dem Avis übermittelt und damit der Charge zugeordnet. In der Warenwirtschaft erzeugt das Avis die erwartete Wareneingangsmeldung, gegen die später gebucht wird.
Wozu brauche ich das?
Ein Avis braucht jeder Betrieb, dessen Wareneingang mehr als gelegentliche Pakete annimmt: Fertigungsbetriebe mit Materialanlieferungen, Händler mit Lagerzugängen, Montagebetriebe mit Baustellenlieferungen. Ohne Avis steht der Lkw vor dem Tor, und niemand weiß, ob die Lieferung vollständig ist, bevor sie ausgepackt wurde. Im Lieferantenportal trägt der Lieferant das Avis am Bestellvorgang ein.
Beispiel aus der Praxis
Ein Kunststoffverarbeiter erhält Granulat in Großgebinden von mehreren Lieferanten. Mit dem Avis weiß der Wareneingang am Vortag, dass zwei Lieferungen eintreffen, reserviert Stellfläche und plant die Eingangsprüfung ein. Eine Lieferung kommt mit einer Palette weniger als avisiert; die Differenz wird am Vorgang erfasst, der Einkauf fragt noch am selben Tag beim Lieferanten nach, und die Rechnung wird später gegen die tatsächlich gelieferte Menge und die Bestellbestätigung geprüft.
Wirtschaftlicher Nutzen
Das Avis verlagert die Information über eine Lieferung von der Rampe in die Planung. Es senkt Wartezeiten am Wareneingang, macht Teillieferungen und Fehlmengen sofort erkennbar und schließt bei Nachweisen die Kette von der Charge zum Zeugnis. Für die Rechnungsprüfung liefert es die Soll-Menge, gegen die der Eingang gebucht wurde.
Typische Fehler
- Das Avis als formlose E-Mail des Lieferanten akzeptieren, die nicht am Bestellvorgang hängt.
- Keinen Abgleich zwischen Avis, Bestellung und tatsächlicher Lieferung durchführen.
- Zeugnisse getrennt vom Avis übermitteln lassen, sodass der Chargenbezug fehlt.
- Die erwartete Wareneingangsmeldung in der Warenwirtschaft nicht aus dem Avis erzeugen, sondern von Hand anlegen.
Worauf achten?
- Pflichtangaben je Avis festlegen: Positionen, Mengen, Versandtag, Ankunftstag, Packstücke, Sendungsnummer.
- Avis am Bestellvorgang erfassen und dem Wareneingang als Tagesliste anzeigen.
- Abweichungen beim Eintreffen am Vorgang festhalten, nicht auf dem Lieferschein notieren.
- Nachweise mit dem Avis einfordern, wenn das Material prüfpflichtig ist.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Lieferavis?
Die Vorabmeldung des Lieferanten, welche Positionen in welcher Menge an welchem Tag versendet werden. Sie erlaubt dem Wareneingang, die Lieferung einzuplanen und beim Eintreffen gegen Avis und Bestellung abzugleichen.
Welche Angaben gehören in ein Lieferavis?
Die Bestellnummer, die versendeten Positionen mit Mengen, der Versandtag, der voraussichtliche Ankunftstag, die Zahl der Packstücke und die Sendungsnummer. Bei prüfpflichtigem Material zusätzlich die Chargennummer und die zugehörigen Nachweise.
Was passiert bei einer Abweichung zwischen Avis und Lieferung?
Der Wareneingang erfasst die Differenz am Vorgang, etwa eine fehlende Position oder eine Teilmenge. Der Einkauf fragt auf dieser Grundlage beim Lieferanten nach, und die Rechnung wird später gegen die tatsächlich erhaltene Menge geprüft.