Lieferantenportal für den Einkauf:
Bestellungen und Dokumente an einem Ort

Ein Lieferantenportal bündelt die Vorgänge mit den Zulieferern

Ein Lieferantenportal ist ein durch Anmeldung geschützter Bereich der Unternehmenssysteme, in dem die Zulieferer eines Betriebs ihre laufenden Vorgänge mit ihm abwickeln: Bestellungen annehmen und bestätigen, Lieferungen ankündigen und die zugehörigen Dokumente ablegen. Der Betrieb betreibt das Portal, die Lieferanten arbeiten darin. Geöffnet wird es im Browser, ein zusätzliches Programm beim Lieferanten ist nicht nötig.

Der Unterschied zur öffentlichen Website liegt im Adressatenkreis. Nach außen wirbt der Betrieb um neue Anfragen, und dafür steht die frei zugängliche Website. Das Portal dagegen bleibt einem festen Kreis vorbehalten, den der Betrieb vorab freischaltet. Dieser Kreis teilt sich noch einmal danach, in welche Richtung der Lieferkette man blickt. Wer beim Betrieb kauft, wird über ein Kundenportal mit seinen Ausbaustufen geführt. Wer ihn beliefert, erreicht ihn über das Lieferantenportal. Der technische Unterbau gleicht sich in beiden Fällen, weil jedes Mal ein angemeldeter Zugang mit je eigener, getrennter Sicht gebraucht wird. Ebenso wiederholt sich die Grundsatzfrage, ab wann ein geschützter Bereich auf der Website sich überhaupt lohnt, für beide Seiten auf dieselbe Weise.

Der Gegenstand des Portals ist der Vorgang. Ein Vorgang ist eine einzelne Bestellung oder ein einzelner Lieferabruf mit allem, was dazugehört: die Positionen, der Termin, die Rückmeldung des Lieferanten, die angekündigte Lieferung und die Dokumente. Alles, was zu dieser einen Bestellung gehört, hängt an diesem einen Vorgang und bleibt dort auffindbar.

Der Bestellvorgang läuft über das Portal

Der Kern des Portals ist der Bestellvorgang. Er hat vier Stationen, und an jeder wechselt die handelnde Stelle zwischen dem Einkauf des Betriebs und dem Lieferanten. Weil beide auf denselben Vorgang sehen, ist der Stand jederzeit ablesbar, ohne dass jemand nachfragt.

Bestellung und Bestellbestätigung

Der Einkauf stellt eine Bestellung mit Positionen, Mengen und einem Wunschtermin in das Portal. Der Lieferant sieht sie dort und gibt eine Bestellbestätigung ab. Eine Bestellbestätigung ist die verbindliche Rückmeldung des Lieferanten, in der er Menge, Preis und Liefertermin zusagt oder abweichende Werte vorschlägt. Weicht er ab, etwa bei einem späteren Termin, sieht der Einkauf das sofort am Vorgang und muss nicht auf eine E-Mail warten, die in einem einzelnen Postfach liegt.

Lieferabruf aus dem Rahmenvertrag

Viele Betriebe arbeiten mit Rahmenverträgen: Sie vereinbaren mit einem Lieferanten eine Gesamtmenge und rufen diese über das Jahr in Teilmengen ab. Ein Lieferabruf ist der Abruf einer solchen Teilmenge zu einem bestimmten Termin und Lieferort, auf der Grundlage der schon vereinbarten Konditionen. Im Portal zeigt sich zu jedem Rahmenvertrag, welche Gesamtmenge vereinbart und wie viel davon bereits abgerufen ist. Der Lieferant sieht die anstehenden Abrufe und plant seine Fertigung danach.

Lieferavis vor dem Wareneingang

Bevor die Ware den Betrieb erreicht, meldet der Lieferant, was er wann versendet. Ein Lieferavis ist diese Vorabmeldung: welche Positionen in welcher Menge an welchem Tag unterwegs sind. Der Wareneingang weiß dadurch im Voraus, was ankommt, und kann Personal und Fläche einplanen. Beim Eintreffen gleicht er die Lieferung gegen das Avis und die Bestellung ab und quittiert den Erhalt. Abweichungen, etwa eine Teilmenge oder eine fehlende Position, hängen am Vorgang und sind damit Grundlage für die Rückfrage an den Lieferanten.

Jedes Dokument hängt am passenden Vorgang

Zu einer Lieferung gehören Dokumente, und ihr Wert hängt daran, dass sie zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Vorgang auffindbar sind. Im E-Mail-Betrieb liegen sie verteilt in den Postfächern der Personen, die sie empfangen haben. Im Portal legt der Lieferant sie am Vorgang ab, zu dem sie gehören, und der Betrieb findet sie dort wieder.

Welche Dokumente anfallen, hängt von der Ware ab. Wiederkehrend sind:

• Auftragsbestätigung: die schriftliche Zusage zur Bestellung mit Menge, Preis und Termin
• Lieferschein: die Aufstellung dessen, was eine konkrete Lieferung enthält
• Rechnung: die Forderung des Lieferanten, zugeordnet zu Bestellung und Lieferung
• Werkszeugnis: der Nachweis des Herstellers, dass ein Material die vereinbarten Eigenschaften erfüllt
• Abnahmeprüfzeugnis: der Nachweis einer Prüfung an der konkret gelieferten Charge
• Konformitätserklärung: die Erklärung, dass ein Produkt den geltenden Vorgaben entspricht

Für prüfpflichtige Materialien ist die Zuordnung mehr als eine Bequemlichkeit. Wer ein Bauteil weiterverarbeitet oder in ein eigenes Produkt einbaut, muss oft nachweisen, aus welcher Charge es stammt und welches Zeugnis dazugehört. Hängt das Zeugnis am Lieferavis und damit an der Charge, ist diese Kette geschlossen und auch nach Jahren belegbar. Lag das Zeugnis als E-Mail-Anhang bei einer einzelnen Person, ist es nach einem Personalwechsel oft nicht mehr greifbar.

Jeder Lieferant sieht nur die eigenen Vorgänge

Ein Portal führt viele Lieferanten zusammen, und jeder darf ausschließlich seine eigenen Vorgänge sehen. Diese Trennung ist die Grundbedingung: Kein Lieferant sieht die Bestellungen, Preise oder Termine eines anderen. Geregelt wird das über Rollen. Eine Rolle fasst zusammen, welche Vorgänge und welche Felder ein angemeldeter Nutzer sehen und bearbeiten darf.

Auf der Lieferantenseite reichen meist zwei bis drei Rollen. Eine Person bearbeitet Bestellungen und Avise, eine andere verwaltet die Stammdaten des Lieferanten, etwa Ansprechpartner und Bankverbindung, eine dritte sieht nur lesend zu, etwa in der Buchhaltung des Lieferanten. Auf der Seite des Betriebs spiegeln die Rollen die Beteiligten im Einkauf, im Wareneingang und in der Buchhaltung. Wer die Rollen von Grund auf verstehen will, findet die Systematik im Wissensbereich unter Rollen- und Rechtekonzept.

Der Zugang je Lieferant wird über persönliche Konten geregelt, nicht über einen geteilten Sammelzugang. Verlässt eine Person den Lieferanten, wird ihr Konto gesperrt, ohne dass ein gemeinsames Passwort geändert und an alle verteilt werden muss. Das hält nachvollziehbar, wer welche Bestätigung abgegeben und welches Dokument hochgeladen hat.

Die Warenwirtschaft bleibt das führende System

Die Warenwirtschaft ist das System, das Artikel, Bestände, Bestellungen und Lieferantenstammdaten führt und innerhalb des Betriebs die verbindlichen Werte hält. Ein Lieferantenportal ersetzt sie nicht. Das Portal zeigt die Vorgänge und nimmt die Rückmeldungen der Lieferanten entgegen, die verbindlichen Werte entstehen und bleiben aber in der Warenwirtschaft. Diese Rollenverteilung entscheidet darüber, ob das Portal Arbeit spart oder eine zweite Datenhaltung aufbaut, die mit der ersten abgeglichen werden muss.

Verbunden werden beide über eine Schnittstelle, die die Daten in beide Richtungen überträgt. Aus der Warenwirtschaft fließen die Bestellungen und Rahmenverträge ins Portal, aus dem Portal fließen die Bestätigungen, Avise und Dokumente zurück an den jeweiligen Bestellsatz. Wie eine solche Anbindung im Einzelnen aufgebaut wird, welche Felder sie überträgt und wie sie mit Ausfällen umgeht, behandelt der Beitrag zur Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Website.

Die Tiefe der Anbindung richtet sich nach dem Bedarf. Ein nächtlicher Abgleich genügt, solange Bestellungen und Bestätigungen nicht auf die Minute aktuell sein müssen. Soll der Lieferant den Bestellstand in nahezu aktueller Form sehen und soll ein Lieferavis sofort die erwartete Wareneingangsmeldung erzeugen, braucht es eine laufende Verbindung. Der Wechsel vom nächtlichen Export zur laufenden Verbindung ist die Schwelle, an der der Aufwand steigt.

Ein Portal rechnet sich an der Menge der Vorgänge

Ob ein Lieferantenportal den Aufwand trägt, entscheidet die Menge wiederkehrender Vorgänge, nicht die Größe des Betriebs. Ein kleiner Betrieb mit vielen regelmäßigen Abrufen profitiert eher als ein großer mit wenigen Einzelbestellungen im Jahr. Die folgenden Merkmale sprechen für ein Portal:

• Feste Lieferantenbasis: dieselben Zulieferer werden regelmäßig bestellt und abgerufen
• Rahmenverträge mit Abrufen: Teilmengen werden laufend aus vereinbarten Gesamtmengen gezogen
• Nachweise je Lieferung: Zeugnisse oder Prüfbescheinigungen fallen regelmäßig an und müssen auffindbar bleiben
• Mehrere Personen am Vorgang: Einkauf, Wareneingang und Buchhaltung arbeiten am selben Vorgang

Ebenso klar sind die Fälle, in denen ein Portal überflüssig bleibt. Wer wenige Lieferanten mit seltenen Einzelbestellungen hat, bei denen weder Termine nachzuhalten noch Nachweise zu sammeln sind, verwaltet mit einem Portal mehr, als er spart. Die E-Mail genügt dort, und die Pflege eines Portals wäre Aufwand ohne Gegenwert.

Ein belastbares Zeichen für den richtigen Zeitpunkt kommt aus dem Tagesgeschäft: Wenn der Innendienst regelmäßig Zeit damit verbringt, Bestellstände und Zeugnisse aus einzelnen Postfächern zusammenzusuchen, und wenn Rückfragen von Lieferanten zum Stand einer Bestellung zunehmen, hat der Vorgang die Form erreicht, für die ein Portal gebaut ist.

Die Einführung beginnt mit wenigen Lieferanten

Ein Lieferantenportal wird nicht in einem Schritt für alle Lieferanten und alle Vorgänge eingeführt. Es wächst entlang der Nachfrage, beginnend mit einem klaren Ausschnitt. Die folgende Reihenfolge hat sich bewährt.

1. Vorgang festlegen: Mit dem Bestellvorgang beginnen, also Bestellung, Bestätigung, Lieferavis und Wareneingang, bevor Dokumente und Stammdaten dazukommen.
2. Lieferanten auswählen: Einen kleinen Kreis fester Zulieferer nehmen, mit denen regelmäßig und gut abgestimmt gearbeitet wird.
3. Rollen und Zugänge einrichten: Persönliche Konten je Person anlegen, die Trennung je Lieferant prüfen, bevor echte Vorgänge laufen.
4. Anbindung an die Warenwirtschaft klären: Festlegen, welche Felder in welche Richtung fließen und ob ein nächtlicher Abgleich zu Beginn genügt.
5. Dokumente aufnehmen: Erst wenn der Bestellvorgang trägt, die Ablage für Auftragsbestätigung, Zeugnis und Rechnung am Vorgang ergänzen.
6. Kreis erweitern: Weitere Lieferanten anbinden, sobald der erste Kreis stabil arbeitet und die Rückfragen spürbar zurückgehen.

Der erste Kreis ist die Probe, an der sich Rollen, Felder und Anbindung bewähren. Fehler zeigen sich bei fünf Lieferanten schneller und sind billiger zu beheben als bei fünfzig. Erst wenn dieser Kreis ohne Rückfragen läuft, lohnt die Erweiterung.

Fünf Fehler schwächen ein Lieferantenportal im Betrieb

Bei Portal-Vorhaben wiederholen sich einige Muster, die den Nutzen eines Portals untergraben, bevor es sich eingespielt hat. Sie betreffen die Zuordnung, die Datenhaltung und den Zugang.

Die Punkte 1 bis 3 entscheiden über Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit, die Punkte 4 und 5 über einen tragfähigen Start.