Handelssoftware & Auftragsabwicklung

Handelssoftware, die zu Ihrem Ablauf passt.

Anfrage, Angebot, Auftrag, Einkauf und Kalkulation in einem System, das sich nach Ihrem Ablauf richtet. Gebaut auf heutigem technischem Stand, getragen von langjähriger eigener Handelspraxis – auf Ihren Wunsch hin mit KI-Integration.

Kein Standard, an den Sie sich anpassen. Eine Anwendung, die haargenau passt.

Positionierung

Standardsoftware ist für den Durchschnitt gemacht. Ihr Handel hat seine Eigenheiten.

Im Handel steckt der Unterschied im Detail: in der Art, wie Sie kalkulieren, welche Zuschläge greifen, wie Veredelung und Mindermengen in den Preis einfließen, bei wie vielen Lieferanten Sie einkaufen. Genau diese Eigenheiten sind es, die ein Standardprogramm als lästige Abweichung behandelt – und an denen es scheitert.

Dabei ist die Abweichung oft das, was Ihren Betrieb ausmacht. Prozesse, die Ihre Leute über Jahre geschliffen haben, sollten kein Fall für eine Zwangsanpassung an Software-Vorgaben sein. Die Folge sind sonst Tabellen neben dem Programm, doppelte Pflege und eine Gesamtsicht, der niemand traut.

Wir entwickeln Handelssoftware, die Ihrem Ablauf folgt. Für Portale, interne Werkzeuge oder Konfiguratoren jenseits des Handelsprozesses ist die parallele Disziplin Web-Applikationen oft das passendere Format.

Woran Sie merken, dass eine Standardlösung an ihre Grenzen kommt:

  • Ihre Preisbildung kennt Zuschläge, Veredelungen, Mindermengen und Staffeln, die keine Standard-Maske sauber abbildet.
  • Wichtige Auswertungen entstehen in selbst gebauten Tabellen, die mit dem Geschäft gewachsen sind und an einzelnen Personen hängen.
  • Sie sehen die Marge eines Auftrags erst in der Nachauswertung, nicht schon während Sie ihn kalkulieren.
  • Einkauf, Verkauf und Versand laufen in jeweils soliden, aber getrennten Systemen, deren Abgleich Handarbeit bleibt.
  • Dieselben Daten liegen in mehreren Systemen, und eine verlässliche Gesamtsicht entsteht erst mit zusätzlichem Abgleich.
  • Sie wissen genau, welche Funktion Sie brauchen, finden am Markt aber nur Software, an die Sie sich anpassen müssten.
Aus der Praxis

Vielleicht kommt Ihnen eine dieser Situationen bekannt vor.

Die meisten Betriebe wissen genau, was sie brauchen. Am Markt finden sie aber nur Software, an die sie sich anpassen müssten. Genau diese Lücke schließen wir – hier einige Stimmen aus dem Handel, vielleicht ist Ihre dabei.

„Im Standardgeschäft läuft unsere Warenwirtschaft rund. Sobald aber Veredelung, Mindermengen und Staffeln zusammenkommen, weichen wir auf eigene Kalkulationsvorlagen aus. Diese Sonderfälle sind bei uns eher die Regel als die Ausnahme."
Vertriebsleitung, Handel mit veredelten Produkten
„Wir kalkulieren sorgfältig, doch die tatsächliche Marge eines Auftrags hängt an vielen Konditionen. Pro Auftrag sauber sichtbar wird sie in unserem System erst in der Nachauswertung, nicht schon beim Kalkulieren."
Technischer Großhandel
„Einkauf, Verkauf und Versand laufen bei uns in jeweils soliden, aber getrennten Systemen. Die Verbindung dazwischen bleibt Handarbeit, und mit jedem Wachstumsschritt wird genau diese Schnittstelle aufwendiger."
Importeur
„Unsere Lieferanten liefern Preislisten in ganz unterschiedlichen Formaten. Wir bekommen sie eingepflegt, aber es ist ein wiederkehrender Aufwand, den wir gern automatisiert hätten."
Vertriebsinnendienst, technischer Handel
„Unsere Meldepflichten haben wir im Griff. Die Mengen stellen wir heute aber in separaten Auswertungen neben dem System zusammen, statt sie direkt aus den Bewegungsdaten zu ziehen."
Leitung Einkauf & Produktverantwortung
„Wir führen mehrere Marken über zwei Standorte. Das funktioniert, aber für eine saubere Sicht je Marke und über alles zusammen stoßen wir mit getrennten Systemen an Grenzen."
Geschäftsführung, Mehrmarken-Handel
„Auftrag, Rechnung und Buchhaltung sind bei uns angebunden, nur nicht überall lückenlos. An den verbliebenen manuellen Übergaben spüren wir den Aufwand, besonders seit der Pflicht zur elektronischen Rechnung."
Kaufmännische Leitung, Großhandel
„Reklamationen bearbeiten wir zuverlässig, aber der aktuelle Stand liegt verteilt in E-Mails und Zuständigkeiten. Wir hätten ihn gern direkt am Auftrag und für alle nachvollziehbar."
Teamleitung Auftragsabwicklung
„Ich weiß genau, was ich brauche: Das Angebot soll die Marge automatisch ziehen und Lieferantenpreise per Schnittstelle aktualisieren. Am Markt finde ich nur Software, an die ich mich anpassen müsste."
Geschäftsführer, der genau weiß, was fehlt
Beispiele

Ein paar Beispiele. Die Bedarfsfälle sind unbegrenzt.

Die folgenden Bausteine sind nur Beispiele aus dem Handel und zeigen die Bandbreite. Mögliche Anwendungen gibt es weit mehr; gebaut wird jeder Baustein einzeln nach Ihren Vorgaben.

Angebote mit Ihrer Preislogik

Zuschläge, Veredelung, Mindermengen, Staffelpreise, individuelle Zahlungskonditionen und Skonto: alles frei konfigurierbar. Das Angebot rechnet so, wie Sie kalkulieren.

Marge in Echtzeit

Einkaufspreis, Verkaufspreis und Deckungsbeitrag pro Position, pro Auftrag und pro Lieferant, sichtbar schon während Sie kalkulieren. Eine zu knappe oder negative Marge fällt sofort auf, lange vor der Nachkalkulation.

Durchgängige Auftragsabwicklung

Von der Anfrage über das Angebot bis zum Auftrag in einem zusammenhängenden Vorgang – mit Bearbeiter-Zuordnung, Termin- und Statussteuerung. Kein Abtippen zwischen Programmen, keine doppelte Datenpflege.

Einkauf über viele Lieferanten

Konditionen, Preislisten-Import, Bestell- und Liefertermine, Marge je Bezugsquelle – auch bei Dutzenden Lieferanten übersichtlich. Aktuelle Einkaufspreise fließen direkt in Ihre Angebote.

Anbindung an Ihre Systeme

Schnittstellen zu Buchhaltung, Onlineshop und Versand. Daten fließen über eine Programmierschnittstelle (API) dorthin, wo sie gebraucht werden, und müssen nicht an zwei Enden von Hand gepflegt werden.

Gesetzliche Meldungen aus den Daten

Mengen für Verpackungs-, Elektro- und Batterie-Meldepflichten entstehen direkt aus den Bewegungsdaten Ihrer Vorgänge. Das ersetzt die separaten Listen, die sonst dafür gepflegt werden müssen.

Prozesswissen im System

Regeln, Freigaben und Arbeitsanweisungen liegen dort, wo gearbeitet wird – mit Gültigkeitsdatum und Anhang. Das Wissen bleibt im Betrieb, auch wenn jemand das Team verlässt.

Reklamationen mit klarem Ablauf

Qualitäts- und Reklamationsvorgänge sind an den Auftrag gekoppelt und folgen nachvollziehbaren Arbeitsschritten. Nichts geht in der E-Mail-Flut unter, jeder Stand ist dokumentiert.

Mehrere Mandanten in einem System

Mehrmandantenfähigkeit (Multi-Tenancy): Standorte, Marken oder Tochterfirmen arbeiten getrennt voneinander, aber auf einer gemeinsamen Basis – mit eigenen Daten, Rechten und Auswertungen je Mandant.

Das sind nur Beispiele; die möglichen Anwendungen sind praktisch unbegrenzt. Was Ihr Betrieb tatsächlich braucht, klären wir vorab und entwickeln es nach Ihrer Vorgabe.

Der Kern

Eine Kalkulation, die von Anfang an mitrechnet.

Der schwierigste und wertvollste Teil im Handel ist die Preisbildung. Ein Angebot ist selten ein einzelner Preis: Es ist ein Grundpreis plus Veredelung, plus Mindermengenzuschlag, minus Staffelrabatt, plus Versand, dazu eine Zahlungskondition und ein Skonto. In einer Tabellenkalkulation ist das fehleranfällig und bei jeder Preisänderung von Hand nachzuziehen.

Eine Software, die zu Ihrem Ablauf passt, nimmt Ihnen diese Rechnung ab. Sie pflegen Einkaufspreise und Konditionen einmal – das Angebot zieht den richtigen Preis und zeigt Ihnen die Marge in dem Moment, in dem Sie kalkulieren. Ändert ein Lieferant seine Preisliste, aktualisiert ein Import die betroffenen Positionen, statt dass Sie jede Zeile einzeln anfassen.

Das Ergebnis ist vor allem mehr Sicherheit: Sie wissen schon beim Kalkulieren, ob sich ein Auftrag lohnt, lange bevor die Rechnung geschrieben ist.

Erfahrung trifft heutigen Stand

Wir kennen den Handel von innen – und bauen auf aktuellstem technischem Stand.

ProXWorks® ist die digitale Einheit eines Handelsunternehmens. Wir steuern unseren eigenen Geschäftsbetrieb mit selbst entwickelter Software und kennen die Probleme, über die wir sprechen, aus erster Hand: die knappe Marge, die erst in der Nachkalkulation auffällt; die Preisliste, die sich ändert; die getrennten Programme, die nicht miteinander reden.

Aus dieser Praxis nehmen wir vor allem eines mit: das Wissen, worauf es im Handel wirklich ankommt. Was wir für Sie bauen, entsteht nach aktuellen Methoden und Standards, auf Ihren Wunsch hin mit KI-Integration. Erfahrung als Fundament, moderne Entwicklung als Werkzeug.

Sie bekommen damit beides: einen Partner, der den Handel versteht, weil er selbst Händler ist, und Software, die nach dem aktuellen Stand der Technik für Ihren Betrieb gebaut wird.

Wie wir arbeiten

Anschlussfähig gebaut. Offen für Ihre Systeme.

Welcher Aufbau zu Ihrem Betrieb passt, entscheidet sich am Projekt. Diese Grundsätze gelten unabhängig davon.

Moderner, anschlussfähiger Aufbau

Wir sind auf keine Alttechnik festgelegt. Für Ihr Projekt wählen wir ein aktuelles Setup, das sich an vorhandene Systeme anschließen lässt – die nötigen Schnittstellen entwickeln wir mit.

Per API an Ihre Systeme

Buchhaltung, Onlineshop, Versand: Ihre Handelssoftware tauscht Daten mit den Systemen aus, die Sie ohnehin nutzen, und bildet die verbindende Klammer dazwischen.

Datenhoheit, Hosting in Deutschland

Rollen- und Rechtesystem, nachvollziehbare Vorgänge, Server in Deutschland. Ihre Geschäftsdaten bleiben bei Ihnen und unter Ihrer Kontrolle.

Planbar und unabhängig

Keine Lizenz, die mit jedem weiteren Nutzer steigt, und kein Anbieter, der über Ihre Funktionen oder den nächsten Pflicht-Umstieg entscheidet. Sie legen fest, was entwickelt wird und in welchem Tempo, mit planbar bleibenden Kosten.

Entwicklung und Betreuung in einer Hand

Dieselben Menschen, die Ihre Anwendung entwickeln, betreuen sie auch im laufenden Betrieb weiter. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihren Betrieb und Ihre Anwendung kennt, und müssen sich nicht durch anonyme Support-Ebenen arbeiten.

KI nach Ihrer Wahl – mit Ihrem eigenen Schlüssel

Soll Ihre Handelssoftware KI-Funktionen nutzen – etwa zum Auswerten von Anfragen, zum Vorbereiten von Texten oder zum Durchsuchen Ihrer Dokumente – binden wir die KI so ein, dass Sie Ihren eigenen Zugangsschlüssel (API-Key) der KI Ihrer Wahl hinterlegen. Sie bleiben unabhängig vom Anbieter, behalten die Kosten in der eigenen Hand und entscheiden selbst, welches Modell Ihre Daten verarbeitet. Wechseln Sie den Anbieter, genügt ein neuer Schlüssel; die Software bleibt unverändert.

Beschreiben Sie uns Ihren Ablauf.

Sie müssen nicht wissen, wie die Software heißt, die Sie brauchen. Es reicht, wenn Sie wissen, wo es im Tagesgeschäft hakt. Den Rest ordnen wir gemeinsam ein.

In einem ersten Gespräch schauen wir uns Ihren heutigen Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, wo der größte Hebel liegt – und wo sich eine eigene Entwicklung lohnt und wo nicht. Ohne Verkaufsdruck.

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