Bestellbestätigung
Eine Bestellbestätigung ist die verbindliche Rückmeldung eines Lieferanten auf eine Bestellung, in der er die bestellte Menge, den Preis und den Liefertermin zusagt oder abweichende Werte vorschlägt.
Die Bestellbestätigung ist die zweite von vier Stationen des Bestellvorgangs in einem [[lieferantenportal|Lieferantenportal]], zwischen der Bestellung des Einkaufs und dem [[lieferavis|Lieferavis]] vor dem Versand.
In einfachen Worten
Mit der Bestellung erklärt der Einkauf, was er zu welchem Termin haben will. Die Bestellbestätigung ist die Antwort des Lieferanten darauf, und sie hat zwei mögliche Inhalte. Entweder er sagt Menge, Preis und Termin so zu, wie sie bestellt wurden, oder er nennt abweichende Werte, etwa einen späteren Termin, eine Teilmenge oder einen geänderten Preis. Erst mit dieser Rückmeldung weiß der Einkauf, womit er planen kann. Im E-Mail-Betrieb kommt die Bestätigung als Anhang in ein einzelnes Postfach, und eine Abweichung fällt oft erst auf, wenn die Lieferung ausbleibt. Im Portal gibt der Lieferant die Bestätigung am Bestellvorgang ab, eine Abweichung wird am betroffenen Feld sichtbar, und der Einkauf kann sie annehmen oder zurückfragen. Die verbindlichen Werte werden dabei in der Warenwirtschaft am Bestellsatz vermerkt; das Portal nimmt die Rückmeldung entgegen und überträgt sie dorthin.
Wozu brauche ich das?
Jede Bestellung, deren Termin für die eigene Fertigung oder Montage zählt, braucht eine Bestätigung, auf die sich der Einkauf berufen kann. Beim Lieferabruf aus einem Rahmenvertrag ist sie der Punkt, an dem der Lieferant seine Fertigung auf den Abruf einplant. Fehlt sie, plant der Betrieb mit einem Termin, den niemand zugesagt hat.
Beispiel aus der Praxis
Ein Anlagenbauer bestellt Antriebe für eine Anlage, deren Montage auf einen festen Kundentermin zuläuft. Der Lieferant bestätigt die Menge, nennt aber einen zwei Wochen späteren Liefertermin. Im Lieferantenportal erscheint die Abweichung am Terminfeld, der Einkauf sieht sie am selben Tag und entscheidet, ob er eine Teillieferung anfragt oder die Montage umplant. Ohne Portal läge dieselbe Information als Anhang im Postfach eines Mitarbeiters, der gerade im Urlaub ist.
Wirtschaftlicher Nutzen
Die Bestellbestätigung am Vorgang macht Abweichungen zu dem Zeitpunkt sichtbar, an dem noch reagiert werden kann. Sie ist zugleich der Beleg, auf den sich der Betrieb bei Terminstreitigkeiten stützt, und sie liefert der Warenwirtschaft den bestätigten Termin für Disposition und Wareneingangsplanung.
Typische Fehler
- Bestellungen ohne Bestätigung als zugesagt behandeln und mit dem Wunschtermin planen.
- Abweichungen in der Bestätigung übersehen, weil sie im Fließtext einer E-Mail stehen.
- Die bestätigten Werte nur im Portal halten statt am Bestellsatz der Warenwirtschaft.
- Keine Frist setzen, bis wann eine Bestätigung vorliegen muss, sodass offene Bestellungen unbemerkt bleiben.
Worauf achten?
- Bestätigung als eigenen Zustand des Bestellvorgangs führen: offen, bestätigt, bestätigt mit Abweichung.
- Abweichungen je Feld anzeigen, nicht als Freitext.
- Eine Liste offener Bestätigungen für den Einkauf mit Alter der Bestellung.
- Die Rückmeldung automatisch an den Bestellsatz der Warenwirtschaft übertragen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Bestellbestätigung?
Die verbindliche Rückmeldung des Lieferanten auf eine Bestellung. Sie sagt Menge, Preis und Liefertermin zu oder nennt abweichende Werte, mit denen der Einkauf dann planen muss.
Was ist der Unterschied zwischen Bestellbestätigung und Auftragsbestätigung?
Beide Begriffe bezeichnen dasselbe Dokument aus verschiedenen Blickrichtungen. Der bestellende Betrieb spricht von der Bestätigung seiner Bestellung, der Lieferant von der Bestätigung des Auftrags, den er angenommen hat.
Wie wird eine Abweichung in der Bestätigung behandelt?
Der Lieferant trägt den abweichenden Wert am betroffenen Feld ein, etwa einen späteren Termin. Der Einkauf sieht die Abweichung am Vorgang und nimmt sie an oder fragt zurück. Erst der angenommene Wert gilt als bestätigt.