Datenübernahme beim Systemwechsel: Nicht jeder Datensatz gehört in das neue System

Stammdaten, Historie, Belege, Anhänge und Verknüpfungen folgen je eigenen Übernahmeregeln

Das Wort „Altdaten" fasst sehr verschiedene Bestände zusammen. Für die Planung lohnt es, sie zu trennen, weil jede Art eine andere Frage aufwirft: Stammdaten brauchen Vollständigkeit, Historie braucht Lesbarkeit, Belege brauchen Unveränderbarkeit, Anhänge brauchen Speicherplatz, Verknüpfungen brauchen ein Merkmal, das in beiden Systemen gleich bleibt.

Stammdaten sind die dauerhaft geführten Angaben zu Kunden, Lieferanten und Artikeln, auf die sich jeder Vorgang bezieht. Sie gehen vollständig mit, denn ohne sie lässt sich kein Auftrag anlegen. Hier lohnt die Bereinigung am meisten: Ein doppelt geführter Kunde erzeugt zwei Kundenkonten und in jeder Auswertung eine falsche Summe.

Bewegungsdaten halten fest, was mit den Stammdaten geschehen ist: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, erfasste Arbeitszeiten. Offene Vorgänge müssen mit, weil sie am Tag nach der Umstellung weiterbearbeitet werden. Für abgeschlossene wird ein Zeitraum verabredet: Wenige Jahre decken die Rückfragen des Tagesgeschäfts ab, der gesamte Verlauf kostet Aufwand für Vorgänge, die niemand mehr aufruft.

Belege müssen nach ihrer Ausstellung unverändert bleiben. Eine Übernahme, die Formate umrechnet und Felder zusammenfasst, verträgt sich damit schlecht. Deshalb wandern sie häufig in ein eigenes Archiv, während das neue System mit den offenen Posten startet.

Anhänge sind die Dateien an einem Vorgang: Zeichnungen, Prüfprotokolle, Fotos von der Baustelle, unterschriebene Verträge. Sie machen meist den größten Teil des Speicherbedarfs aus und liegen oft an zwei Orten zugleich, in der Datenbank und in einem Dateiverzeichnis. Vor der Übernahme ist zu klären, welche Ablage die vollständige ist.

Die Verbindung zwischen zwei Datensätzen ist selbst eine Angabe und muss übertragen werden

Jedes System führt seine Datensätze unter internen Nummern, die es selbst vergibt. Ein Auftrag verweist über eine solche Nummer auf einen Kunden, eine Rechnung auf den Auftrag, eine Stückliste auf ihre Bestandteile. Diese Nummern gelten nur innerhalb der Anwendung, die sie vergeben hat. Das neue System vergibt eigene, und die alte Verweiskette zeigt ins Leere.

Die Übernahme muss die Beziehungen deshalb neu knüpfen. Dafür braucht jeder Datensatz ein Merkmal, das in beiden Systemen identisch bleibt: eine Kundennummer, eine Artikelnummer, eine Belegnummer. Fehlt es oder wurde es mehrfach vergeben, entsteht Handarbeit. Dieselbe Frage stellt sich bei jeder dauerhaften Verbindung zwischen zwei Anwendungen; welche Angaben dafür vorab feststehen sollten, führt der Beitrag zu Schnittstellen vor der Beauftragung im Einzelnen auf.

Ein Teil des Altbestands wird bereinigt und bleibt bewusst zurück

Die Sichtung legt regelmäßig Datensätze offen, für die sich eine Übernahme nicht lohnt. Sie mitzunehmen, kostet zweimal: in der Migration, weil jeder Sonderfall eine Regel braucht, und danach dauerhaft im Tagesgeschäft, weil jede Suche sie mitschleppt.

1. Doppelt geführte Datensätze. Derselbe Kunde unter zwei Nummern, derselbe Artikel unter zwei Bezeichnungen. Vor dem Zusammenlegen wird festgelegt, welcher Datensatz führend ist und wohin die Vorgänge des anderen wandern.
2. Datensätze ohne Bewegung. Adressen, zu denen seit Jahren kein Vorgang mehr entstanden ist, und Artikel ohne Bestand und ohne Verkauf. Sie bleiben im Archiv des Altsystems auffindbar.
3. Testdaten und Behelfslösungen. Datensätze aus der Einführung des Altsystems, Sammelkunden für Barverkäufe, Artikel wie „Diverses" oder „nach Absprache". Jeder Behelf benennt eine Anforderung, die das neue System mit einem eigenen Feld abbilden sollte.
4. Vermischte Freitextfelder. Ein Bemerkungsfeld, in dem Lieferhinweise, interne Vermerke und Zahlungsabsprachen nebeneinanderstehen. Es wird vorher getrennt, weil sich aus einem Textblock keine Regel ableiten lässt.
5. Abgelaufene Konditionen. Preislisten, Rabattstaffeln und Vereinbarungen ohne Gültigkeit. Übernommen wird, was gilt; der Rest bleibt als Nachweis im alten Bestand.

Jedes Feld des Altsystems bekommt ein benanntes Ziel oder eine begründete Ausnahme

Aus der Sichtung entsteht die Abbildungsvorschrift, in Projekten häufig Mapping genannt: eine Liste, die für jedes Feld des Altsystems festhält, wohin sein Inhalt im neuen System gehört und wie er dabei umgeformt wird. Vier Feldfälle treten dabei auf, und jeder verlangt eine eigene Festlegung.

• Gleiches Feld, gleiche Bedeutung. Der Inhalt wird unverändert übernommen. Dieser Fall ist der seltenste, auch wenn ihn Projektpläne gern als Normalfall voraussetzen.
• Gleiches Feld, andere Form. Maßangaben, Datumsformate, Anreden, Länderkennzeichen, Steuerschlüssel. Für jede Abweichung wird eine Umrechnung beschrieben und an echten Beispielen geprüft.
• Mehrere Felder auf eines oder eines auf mehrere. Ein Adressfeld wird in Straße, Hausnummer und Zusatz getrennt. Hier entstehen die meisten Ausreißer, weil die Erfassung über Jahre uneinheitlich war.
• Kein Ziel im neuen System. Das Feld wurde nie gepflegt, seine Funktion ist entfallen, oder das neue System löst die Anforderung anders. Die Entscheidung wird begründet und schriftlich festgehalten.

Die Gegenrichtung ist ebenso zu klären: Pflichtfelder des neuen Systems, für die der Altbestand keine Quelle hat. Verlangt das Zielsystem je Artikel eine Warengruppe und führte das Altsystem keine, entsteht entweder ein vorgelagertes Klassifizierungsprojekt oder eine Sammelgruppe. Die Sammelgruppe ist schnell angelegt und macht jede spätere Auswertung nach Warengruppen wertlos.

Der Probelauf zeigt vor dem Stichtag, welche Datensätze von keiner Regel erfasst werden

Ein Probelauf spielt sämtliche Abbildungsregeln auf einer Kopie des gesamten Altbestands durch, ohne das spätere Produktivsystem zu berühren. Ein Auszug genügt dafür nicht, weil die seltenen Sonderfälle in einer Stichprobe fehlen und erst im Produktivlauf auftreten.

1. Die Ausreißerliste. Jeder Datensatz, auf den keine Regel passt, wird gezählt und benannt. Diese Liste ist das eigentliche Ergebnis des Laufs. Sie wird vor dem Stichtag abgearbeitet, im Altsystem oder über eine zusätzliche Regel.
2. Die gemessene Laufzeit. Der Probelauf zeigt, wie lange die Übernahme dauert. Daraus ergibt sich das Zeitfenster für die Umstellung und die Antwort auf die Frage, ob ein Wochenende reicht.
3. Der echte Datenstand für die Fachabteilung. Wer täglich mit den Daten arbeitet, sieht den eigenen Bestand im neuen System und erkennt Abweichungen, die keine Regel sichtbar macht, etwa eine Warengruppe, in die plötzlich die halbe Artikelliste fällt.
4. Die Wiederholbarkeit. Ein Lauf, der sich beliebig oft mit gleichem Ergebnis wiederholen lässt, ist die Voraussetzung für den Produktivlauf. Zwischengriffe von Hand, die niemand protokolliert, machen das Ergebnis unbrauchbar.

Der Lauf wird so oft wiederholt, bis die Ausreißerliste auf einen Rest geschrumpft ist, den die Fachabteilung von Hand nachträgt. Erst danach lässt sich ein Umstellungstermin verbindlich zusagen.

Die Abnahme zählt Datensätze, rechnet Summen nach und verfolgt ganze Geschäftsvorfälle

Nach dem Lauf steht die Frage, ob der Bestand vollständig und richtig angekommen ist. Sie wird mit drei Prüfarten beantwortet, und keine davon ersetzt eine andere.

Die Vorfälle für den Durchstich wählt die Fachabteilung aus, nicht die Technik. Geeignet sind gerade die unbequemen: der Auftrag mit Teillieferungen, der Kunde mit abweichender Rechnungsadresse, die Gutschrift auf eine Rechnung aus dem Vorjahr. Das Protokoll aller drei Prüfungen gehört zur Abnahme. Es beantwortet später, ob eine Abweichung aus der Übernahme stammt oder im Betrieb entstanden ist.

Der Stichtag begrenzt die Zeit, in der zwei Systeme denselben Bestand führen

Zwischen dem letzten Probelauf und dem Start des neuen Systems entstehen im Altsystem weiter Vorgänge. Ohne eine Verabredung darüber, ab wann das endet, laufen zwei Bestände auseinander, und niemand kann danach zweifelsfrei sagen, welcher Wert gilt. Der Stichtag ist dieser Zeitpunkt: Ab hier wird im Altsystem nur noch gelesen.

Für die Stunden davor braucht es eine Regelung. Üblich ist ein abschließender Nachlauf, der nur die seit dem Hauptlauf veränderten Datensätze überträgt, dazu ein schriftliches Übergabeprotokoll für Vorgänge, die in dieser Zeit telefonisch oder per E-Mail hereinkommen. Wie weit zwei Systeme im laufenden Betrieb auseinanderliegen dürfen, ordnet der Wissensbeitrag zur Datenkonsistenz ein.

Zum Stichtag gehört die Rückfallentscheidung. Vor dem Produktivlauf wird festgelegt, woran ein Abbruch erkannt wird, wer ihn ausspricht und bis wann er möglich ist. Diese Frist ist kurz: Sobald im neuen System die ersten Aufträge angelegt sind, bedeutet eine Rückkehr in das Altsystem, dass genau diese Vorgänge von Hand nachgetragen werden.

Der Zugriff auf den Altbestand bleibt nach der Abschaltung erforderlich

Die Umstellung ist kein Schlussstrich unter die alte Anwendung. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen laufen für die dort geführten Belege weiter, unabhängig davon, welche Software das Unternehmen heute einsetzt. Dazu kommen Reklamationen und Gewährleistungsfälle zu Lieferungen von vor Jahren und Prüfungen mit Einsicht in den ursprünglichen Beleg. Für diesen Zugriff stehen zwei Wege zur Wahl, die sich vor allem in den Folgekosten unterscheiden.

• Das Altsystem bleibt lesend in Betrieb. Der Zugriff ist bequem, weil die gewohnte Oberfläche bestehen bleibt. Die Anwendung braucht dafür weiterhin einen Server, Sicherheitsaktualisierungen, Datensicherungen und eine benannte Zuständigkeit. Software ohne Aktualisierungen wird mit jedem Jahr zum größeren Risiko für das übrige Firmennetz.
• Der Bestand wird in ein Archiv gelöst. Belege werden als Dateien mit einem maschinell auswertbaren Verzeichnis abgelegt, Datenbestände als Export in einem offenen Format. Die Anwendung lässt sich danach abschalten. Der Aufwand fällt einmalig an, der Zugriff ist unbequemer.

Welcher Weg passt, entscheidet die erwartete Zugriffshäufigkeit. Wird das Altsystem im ersten Jahr mehrmals pro Woche geöffnet, ist der lesende Weiterbetrieb die einfachere Wahl; mit jedem weiteren Jahr kehrt sich das Verhältnis um. Diese Entscheidung bekommt ein Datum, an dem sie erneut geprüft wird. Sonst läuft das Altsystem weiter, bis ein Serverausfall sie erzwingt.