Wichtige Abläufe in einer Tabellendatei: wann eine eigene Anwendung sicherer ist

Wie aus einer Hilfsliste die Betriebsgrundlage wird

Eine gewachsene Tabelle ist eine Datei aus einer Tabellenkalkulation, die für eine einzelne Aufgabe angelegt wurde und inzwischen einen Ablauf steuert, an dem mehrere Personen, andere Programme und Verpflichtungen gegenüber Dritten hängen. Der Begriff beschreibt nicht die Größe der Datei, sondern ihre Rolle im Betrieb: Sie ist von einem Hilfsmittel zu der Stelle geworden, an der die verbindliche Angabe entsteht.

Der Weg dorthin besteht aus lauter sinnvollen Einzelschritten. Am Anfang steht eine Liste, die sich jemand für die eigene Arbeit anlegt, weil das vorhandene Programm diesen einen Punkt nicht abbildet. Sie kostet keine Freigabe, kein Budget und keine Schulung, und sie ist am selben Vormittag fertig. Dann kommt eine zweite Spalte dazu, dann eine Formel, dann ein Kollege, der dieselbe Aufgabe vertretungsweise übernimmt und eine Kopie bekommt. Später liegt die Datei im Netzwerk, damit alle darauf zugreifen können, und irgendwann entnimmt die Buchhaltung Zahlen daraus.

An keiner Stelle dieses Wegs wird entschieden, dass ein Kernablauf des Betriebs dauerhaft in einer Tabellendatei geführt werden soll. Genau das ist der Grund, warum die vier Risiken aus dem nächsten Abschnitt meist unbemerkt bleiben: Sie entstehen nicht durch einen Fehler, sondern durch Erfolg. Die Datei hat sich bewährt, deshalb bekommt sie immer mehr Aufgaben.

Vier Eigenschaften, die zum Risiko werden

Die folgenden vier Eigenschaften sind keine Bedienfehler und lassen sich durch sorgfältiges Arbeiten nicht abstellen. Sie folgen daraus, wie eine Tabellenkalkulation aufgebaut ist: Sie verwaltet ein Dokument, keinen Vorgang.

1. Mehrere Personen, eine Datei

Eine Tabellendatei ist auf einen Bearbeiter zur Zeit ausgelegt. Öffnet eine zweite Person die Datei, während die erste sie bearbeitet, bekommt sie entweder eine schreibgeschützte Ansicht oder eine zweite Fassung, die beim Speichern die Arbeit der ersten Person überschreibt. Auch dort, wo gleichzeitiges Bearbeiten technisch unterstützt wird, bleibt die Datei ein einzelnes Dokument ohne Rollentrennung: Wer sie öffnen darf, darf jede Zelle ändern, einschließlich der Formeln und der Preisliste. In einer Anwendung ist das anders gelöst, weil dort jeder Vorgang einzeln bearbeitet wird und die Rechte am Feld hängen, nicht an der Datei.

2. Kopien statt Versionen

Sobald jemand eine Fassung per E-Mail verschickt, auf einen Rechner herunterlädt oder für eine Auswertung dupliziert, existiert der Inhalt mehrfach. Der Dateiname mit angehängtem Datum ist der übliche Versuch, das zu ordnen, und er scheitert daran, dass jede Kopie eigenständig weiterbearbeitet werden kann. Nach wenigen Wochen unterscheiden sich zwei Stände in einzelnen Zeilen, und beide sind plausibel. Die Frage, welcher Stand gilt, lässt sich dann nur noch durch Nachrechnen beantworten, nicht durch Nachsehen.

3. Die Rechenlogik hängt an einer Person

Die fachliche Logik eines Betriebs steht in einer Tabelle als Formel in Zellen: verschachtelte Bedingungen, Verweise auf ein anderes Blatt, ein Schwellenwert, der vor Jahren einmal festgelegt wurde. Warum ein Zuschlag ab einer bestimmten Menge entfällt, steht nirgends. Die Person, die die Formel gebaut hat, weiß es; nach einem Wechsel oder einer längeren Abwesenheit weiß es niemand. Änderungen unterbleiben dann aus Vorsicht, und die Datei bildet den Betrieb immer weniger ab.

4. Keine Änderung ist nachvollziehbar

Wird eine Zelle überschrieben, ist der vorherige Wert weg. Es bleibt keine Angabe darüber, wer ihn wann und aus welchem Grund geändert hat. Für den täglichen Gebrauch fällt das nicht auf. Es fällt auf, sobald jemand eine Angabe aus der Vergangenheit belegen soll: bei einer Reklamation, bei einer Nachkalkulation, bei einer Prüfung. Von den vier Eigenschaften ist diese die einzige, die sich nachträglich nicht heilen lässt, weil die Information nie entstanden ist.

Was im Schadensfall tatsächlich passiert

Die vier Eigenschaften werden im Alltag nicht als Risiko wahrgenommen, weil sie lange folgenlos bleiben. Eintreten tun sie in vier wiederkehrenden Situationen.

• Der falsch kalkulierte Auftrag. Ein Angebot entsteht aus einer Kopie, in der ein Materialpreis noch auf dem Stand des Vorjahres steht. Der Auftrag wird angenommen und über die Laufzeit abgearbeitet. Die Abweichung fällt bei der Nachkalkulation auf, also nach der Ausführung.
• Der fehlende Nachweis. Ein Kunde reklamiert eine Lieferung und fragt nach den Prüfwerten der betreffenden Charge. Die Werte stehen in der Tabelle, aber die Zeile wurde zwischenzeitlich überschrieben. Ob der aktuelle Eintrag der ursprüngliche ist, lässt sich nicht belegen.
• Der Ausfall der zuständigen Person. Die Person, die die Datei pflegt, fällt für mehrere Wochen aus. Die Vertretung kann Vorgänge eintragen, aber keine Regel ändern, weil die Wirkung einer Formeländerung auf die übrigen Blätter unbekannt ist. Der Ablauf läuft weiter, Anpassungen bleiben liegen.
• Die Prüfung. Ein Prüfer verlangt, den Weg einer Angabe von der Entstehung bis zum Ergebnis nachzuvollziehen. Vorgelegt werden kann der aktuelle Stand der Datei. Der Weg dorthin ist nicht dokumentiert.

Der Schaden entsteht in allen vier Fällen zeitversetzt zur Ursache. Zwischen der Änderung einer Zelle und dem Moment, in dem die Änderung Folgen hat, liegen Wochen bis Jahre. Deshalb wird die Tabelle im Rückblick selten als Ursache erkannt und bleibt nach dem Vorfall im Einsatz.

Was Aufbewahrung und Nachweis verlangen

Sobald aus einer Tabelle Angaben in die Buchhaltung fließen, gelten dafür Anforderungen, die vom eingesetzten Programm unabhängig sind. Unter der Abkürzung GoBD fasst die Finanzverwaltung zusammen, wie elektronisch geführte Aufzeichnungen beschaffen sein müssen, damit sie steuerlich anerkannt werden; geregelt ist das im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019. Zwei der dortigen Anforderungen treffen eine Tabellendatei unmittelbar.

Die erste betrifft die spätere Prüfbarkeit: Eine fachkundige Person von außen muss den Weg einer Angabe von ihrer Entstehung bis zum Ergebnis verfolgen können, ohne dass jemand aus dem Betrieb daneben sitzt und erklärt. Die zweite betrifft den Umgang mit Korrekturen: Ein einmal erfasster Wert darf später nicht spurlos durch einen anderen ersetzt werden, der alte Stand muss auffindbar bleiben, und die Korrektur bekommt einen eigenen Eintrag mit Zeitpunkt und Urheber. Für die Handelsbücher steht dieselbe Anforderung in § 239 Absatz 3 des Handelsgesetzbuchs. Eine gewöhnliche Tabellendatei erfüllt sie nicht, weil das Überschreiben einer Zelle den Vorzustand entfernt.

Dazu kommen die Fristen aus § 147 der Abgabenordnung: zehn Jahre für die Bücher und die Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Zu erhalten ist dabei die Datei selbst und zwar so, dass sich ihr Inhalt am Rechner auswerten lässt; ein Papierausdruck genügt dafür nicht. Eine Tabelle, die jedes Quartal überschrieben wird, fällt aus dieser Anforderung heraus, weil die Stände der Vorquartale nicht mehr existieren.

Stehen in der Datei zusätzlich Angaben zu Personen, etwa Namen von Mitarbeitern, Kunden oder Bewerbern, kommt die Datenschutz-Grundverordnung hinzu. Ihr Artikel 32 verlangt Schutzvorkehrungen, die zum Risiko der jeweiligen Verarbeitung passen. Dazu gehört, dass nur die Personen an die Daten kommen, die sie für ihre Aufgabe benötigen. Eine Datei auf einem Netzlaufwerk, die jeder öffnen kann, der das Laufwerk sieht, lässt sich damit schwer vereinbaren. Wie Zuständigkeiten, Zugänge und Nutzungsrechte sauber geregelt werden, behandelt der Beitrag zu Zugängen, Daten und Nutzungsrechten.

Was eine eigene Anwendung an den vier Stellen leistet

Jede der vier Eigenschaften hat in einer Anwendung eine feste Antwort. Ihre Leute arbeiten weiter an denselben Vorgängen und nach denselben Regeln. Neu ist, dass das Programm die Ordnung hält, für die heute Sorgfalt und Erinnerung einzelner Personen zuständig sind.

Alle arbeiten gleichzeitig, jeder an seinem Vorgang

Jeder Auftrag, jede Charge und jedes Leihgerät ist ein eigener Datensatz. Zehn Personen können zur selben Zeit zehn Vorgänge bearbeiten, ohne einander zu blockieren oder zu überschreiben. Die Rechte hängen an der Rolle: Der Außendienst sieht die Preise für sein Angebot, ändern kann sie die Person, die die Preisliste verantwortet.

Es gibt genau einen gültigen Stand

Die Frage nach der richtigen Fassung stellt sich nicht mehr, weil jede Auswertung direkt auf die aktuellen Daten zugreift. Wer eine Liste für eine Besprechung braucht, zieht sie mit einem Klick heraus, und der Abzug trägt Datum und Uhrzeit. Das Angebot von morgen rechnet mit dem Materialpreis von heute.

Die Rechenregeln stehen lesbar im Programm

Jede Regel ist in Ihren Worten beschrieben und hat ein Datum, ab dem sie gilt. Soll ein Zuschlag künftig anders berechnet werden, lässt sich die neue Fassung vorab über die abgeschlossenen Vorgänge der letzten Monate rechnen. Sie sehen, welche Aufträge anders ausgefallen wären, und entscheiden auf dieser Grundlage. Diese Änderung kann auch die Vertretung vornehmen.

Jede Änderung hat Zeitpunkt und Urheber

Wird ein Wert korrigiert, bleibt der alte Stand erhalten, und die Korrektur bekommt einen eigenen Eintrag mit Datum und Namen. Fragt ein Kunde nach den Prüfwerten einer Charge, zeigt die Anwendung den Wert, den Zeitpunkt seiner Erfassung und jede spätere Änderung. Diese Historie entsteht ab dem ersten Tag im neuen Programm von selbst.

Wann eine Tabelle im Betrieb bleiben darf

Eine Tabellenkalkulation ist für Auswertung, Vergleich und einmalige Rechnungen das passende Werkzeug, und in vielen Betrieben gibt es Dateien, die dauerhaft bleiben können. Die Entscheidung dafür lässt sich an vier Bedingungen festmachen, die zusammen erfüllt sein müssen.

• Eine zuständige Person. Die Datei wird von einer Person gepflegt, und eine zweite arbeitet allenfalls lesend damit.
• Keine Nachweispflicht. Aus der Datei entstehen keine Angaben, die gegenüber Kunden, Prüfern oder Behörden belegt werden müssen.
• Verbindlich woanders geführt. Das Ergebnis wird in ein führendes System übertragen, in dem die Angabe verbindlich steht. Die Tabelle ist Rechenweg, nicht Ablage.
• Verlust verkraftbar. Wäre die Datei morgen beschädigt, ließe sich die Arbeit mit vertretbarem Aufwand wiederholen.

Fällt eine dieser Bedingungen weg, wandert die Datei aus der Kategorie Werkzeug in die Kategorie Betriebsgrundlage, und die Frage nach der Ablösung stellt sich. Die Reihenfolge ist dabei umgekehrt zur Dringlichkeit im Alltag: Zuerst abzulösen ist nicht die größte Datei, sondern die, aus der Nachweise stammen.

Diese Prüfung ist der Anfang unseres Tabellen-Checks. Erfüllt Ihre Datei alle vier Bedingungen, erfahren Sie das von uns ebenso klar, und die Datei bleibt im Einsatz. Erfüllt sie eine davon nicht, nennen wir Ihnen die Reihenfolge, in der sich die Ablösung lohnt.

Wie wir Ihre Tabelle ablösen: vier Schritte

Den Umstieg führen wir als eigenes Vorhaben mit fester Reihenfolge. Drei der vier Schritte finden statt, bevor eine Zeile Programmcode entsteht, und jeder endet mit einem Ergebnis, das Sie in der Hand halten.

1. Wir nehmen den Bestand auf. Gemeinsam mit den Personen, die die Datei täglich öffnen, gehen wir sie Blatt für Blatt durch, einschließlich ausgeblendeter Spalten, Verknüpfungen zu anderen Dateien und hinterlegter Makros. Wir erfassen, welche Kopien kursieren, welche Angaben aus anderen Programmen hineinkommen, welche hinausgehen und wie viele Vorgänge täglich entstehen. Sie erhalten: eine Übersicht Ihres Ist-Zustands, in der jede Datei, jede Schnittstelle und jede zuständige Person verzeichnet ist.
2. Wir schreiben Ihre Regeln heraus. Jede Formel übersetzen wir in einen Satz in Ihren Worten, mit Ausnahme und Geltungszeitraum. Die Regeln, die nur beim Ausfüllen angewendet werden, fragen wir bei Ihren Leuten ab. Danach rechnen wir abgeschlossene Vorgänge der letzten Monate mit dem aufgeschriebenen Regelwerk nach und gehen jede Abweichung mit Ihnen durch. Sie erhalten: das vollständige Regelwerk Ihres Ablaufs als Dokument, das Ihnen gehört.
3. Wir bauen die Anwendung. Aus dem Regelwerk entsteht ein Programm mit Rechten je Rolle, Änderungshistorie je Datensatz und Anschlüssen an die Programme, die heute Ihre Stammdaten führen. Ihre Leute sehen frühe Zwischenstände und rechnen echte Vorgänge zur Probe. Übernommen wird die fachliche Logik; Behelfslösungen, die nur wegen der Grenzen der Tabelle entstanden sind, bleiben zurück. Sie erhalten: die Anwendung mit Quellcode und Beschreibung.
4. Wir begleiten den Parallelbetrieb. Ab dem Stichtag, den Sie festlegen, entstehen neue Vorgänge in der Anwendung, laufende werden in der Tabelle abgeschlossen. Für Vorgänge, die in beiden Systemen gerechnet werden, vergleichen wir die Ergebnisse und legen Ihnen jede Abweichung vor. Stammdaten gleichen wir vor der Übernahme ab und bereinigen Dubletten, und die Person, die künftig für die Anwendung zuständig ist, arbeiten wir ein. Sie erhalten: eine abgeschaltete Tabelle, die schreibgeschützt und mit Stichtag für die Dauer der Aufbewahrungsfristen abgelegt ist.

Der zweite Schritt ist der aufwendigste, und an ihm entscheidet sich die Qualität des Ergebnisses. Er hat auch dann einen bleibenden Wert, wenn Sie danach anders entscheiden: Mit dem aufgeschriebenen Regelwerk hängt Ihr Ablauf nicht länger am Wissen einer einzelnen Person, ganz gleich, in welchem Programm die Regeln später angewendet werden. Wie belastbar die übernommenen Stammdaten sind, entscheidet außerdem über jedes spätere Vorhaben mit maschineller Auswertung; die Anforderungen dafür behandelt der Beitrag zur Datenqualität als Voraussetzung im Betrieb.

Die häufigsten Fehler beim Umstieg

Die folgenden vier Fehler treten unabhängig von Branche und Größe des Vorhabens auf. Jeder von ihnen lässt sich vor dem Start vermeiden, und in den vier Schritten oben hat jeder seine feste Gegenmaßnahme.