Was zum eigenen Webauftritt gehört:
Zugänge, Daten und Nutzungsrechte

Was der Webauftritt als Bestand umfasst

Der Bestand eines Webauftritts ist die Gesamtheit aller Verträge, Konten, Inhalte und Daten, die nötig sind, damit die Website unter ihrer Adresse erreichbar ist, gepflegt werden kann und ihre Aufgabe erfüllt. Er lässt sich in sechs Felder gliedern, die in den folgenden Abschnitten einzeln behandelt werden.

1. Die Domain, also die Adresse, unter der der Auftritt erreichbar ist, mit dem Eintrag im Register und dem Konto, über das sie verwaltet wird.
2. Das Hosting mit dem Vertrag, dem Kundenkonto, dem Zugang zum Server, dem Zertifikat für die verschlüsselte Verbindung und den Postfächern, die unter der Domain laufen.
3. Die Verwaltungskonten des Redaktionssystems und der angebundenen Dienste, von der Suchkonsole über das Unternehmensprofil bis zum Newsletter-Werkzeug.
4. Die Inhalte: Texte, Fotos, Videos, Grafiken, das Logo und die verwendeten Schriften, jeweils mit den Bedingungen, unter denen der Betrieb sie nutzen darf.
5. Die Daten, die über die Website entstehen: Anfragen aus Formularen, Anmeldungen, Kundenkonten, Bestellungen und die Auswertung der Nutzung.
6. Die Unterlagen, die den Bestand belegen: Verträge, Rechnungen, Lizenznachweise, Freigaben und die Liste der Zugangsdaten.

Warum der Bestand selten an einem Ort liegt

Jedes der sechs Felder ist zu einem anderen Zeitpunkt entstanden, und an jedem Schritt war eine andere Person beteiligt. Die Domain hat der Gründer auf seinen Namen registriert, weil es damals schnell gehen musste. Das Hosting läuft über das Konto eines früheren Mitarbeiters, der die erste Website gebaut hat. Das Redaktionssystem hat der Dienstleister eingerichtet, der auch die Administrator-Rolle hält. Die Fotos liegen auf dem Rechner der Fotografin, die Lizenzbedingungen in einer E-Mail von vor drei Jahren. Keiner dieser Zustände ist ein Fehler einer Seite; er ist die Folge davon, dass ein Auftritt Schritt für Schritt gewachsen ist. Das Inventar holt diese verstreuten Angaben an einen Ort.

Die drei Fragen für jedes Feld

Für jedes Feld beantwortet der Betrieb dieselben drei Fragen. Wer ist eingetragen oder Inhaber, also auf wen lautet der Vertrag, das Register oder das Konto? Wer hat Zugang, also welche Personen können sich anmelden und Änderungen vornehmen? Wo liegt der Nachweis, also der Vertrag, die Rechnung, die Lizenz oder die Zugangsdaten? Lassen sich alle drei Fragen für alle sechs Felder beantworten, hat der Betrieb den Überblick. Bleibt eine Antwort offen, ist das die Stelle, an der das Inventar ansetzt.

Domain: Inhaber-Eintrag und Verwaltungskonto

Die Domain ist die Adresse des Auftritts und zugleich der Anker für Postfächer, Drucksachen, Fahrzeugbeschriftungen und Verweise von außen. Zu ihr gehören zwei getrennte Dinge: der Eintrag im Register der Vergabestelle, der festlegt, wer über die Adresse verfügen darf, und das Konto beim Anbieter, über das die Domain verlängert, umgezogen und technisch eingestellt wird.

Der Eintrag im Register

Verfügen darf, wer im Register als Inhaber steht. Diese Stellung ergibt sich weder aus der Bezahlung der Rechnung noch aus der Nennung im Impressum. Für den Betrieb heißt das: Der Eintrag lautet auf das Unternehmen in seiner aktuellen Firmierung, mit einer Anschrift und einer Kontaktadresse, die dauerhaft gelesen wird. Was der Eintrag im Einzelnen bedeutet und wie eine Übertragung abläuft, erklärt der Wissens-Eintrag zum Domain-Inhaber; die Prüfung für die eigene Adresse beschreibt das FAQ Wem gehört meine Domain.

Das Verwaltungskonto beim Anbieter

Das Konto beim Domain-Anbieter steuert die Verlängerung, die Einstellung der Namensauflösung und die Freigabe für einen Umzug. Es gehört in den Betrieb, mit einer betrieblichen E-Mail-Adresse als Anmeldung und einer Zwei-Faktor-Bestätigung auf einem Gerät, das im Betrieb bleibt. Ein Dienstleister, der die technischen Einstellungen pflegt, bekommt dafür einen eigenen Zugang mit den nötigen Rechten. Läuft die Verlängerung über eine Rechnungsadresse, die niemand mehr liest, verfällt die Domain nach Ablauf der Frist; welche Mahnungen dann echt sind und welche nicht, behandelt der Beitrag zur Domain-Rechnung als Betrugsmasche.

Betriebe mit mehreren Adressen, etwa Zweitdomains für Marken oder Schreibweisen, führen jede davon als eigene Zeile im Inventar, weil jede ihren eigenen Eintrag, ihre eigene Verlängerung und ihre eigene Weiterleitung hat.

Hosting, Server und Zertifikat: die technischen Zugänge

Das Hosting ist der Vertrag, unter dem die Website auf einem Server liegt und ausgeliefert wird. Zu ihm gehören das Kundenkonto beim Anbieter, der Zugang zum Server oder zum Verwaltungsbereich, das Zertifikat für die verschlüsselte Verbindung und die Postfächer, die unter der Domain eingerichtet sind.

Kundenkonto und Server-Zugang sind zwei Ebenen

Das Kundenkonto regelt den Vertrag: Laufzeit, Tarif, Rechnungsadresse, Kündigung. Der Server-Zugang regelt die Technik: Dateien, Datenbank, Einstellungen, Sicherungen. Beide Ebenen können bei verschiedenen Personen liegen, und beide gehören ins Inventar. Der Betrieb hält das Kundenkonto, weil daran der Vertrag hängt. Den technischen Zugang teilt er mit dem Dienstleister, der die Website pflegt, über ein eigenes Konto für diesen Dienstleister, das sich bei einem Wechsel sperren lässt.

Zertifikat, Sicherungen und Postfächer

Das Zertifikat läuft ab und wird entweder automatisch oder von Hand erneuert; wer dafür zuständig ist, steht im Inventar. Die Sicherungen des Servers sind der einzige Weg zurück, wenn Inhalte gelöscht werden oder ein Angriff die Seite verändert; wo sie liegen, wie weit sie zurückreichen und wer sie zurückspielen kann, gehört ebenfalls dazu. Die Postfächer unter der Domain sind oft älter als die aktuelle Website und hängen am Hosting-Vertrag: Wer den Vertrag kündigt, ohne die Postfächer umzuziehen, verliert die betriebliche Kommunikation. Wie eine geordnete Übergabe von Domain, Postfächern und Hosting abläuft, beschreibt der Beitrag zur Domain-Übergabe bei Firmenkauf und Inhaberwechsel am Beispiel eines Eigentümerwechsels.

Verwaltungskonten: Redaktionssystem und angebundene Dienste

Ein Verwaltungskonto ist jedes Konto, mit dem sich Inhalte, Einstellungen oder Daten des Auftritts ändern lassen. Das erste davon ist das Administrator-Konto des Redaktionssystems. Um es herum liegt ein Kranz angebundener Dienste, der bei den meisten Betrieben größer ist, als sie annehmen.

Das Redaktionssystem

Im Redaktionssystem gibt es Rollen mit abgestuften Rechten, vom Redakteur bis zum Administrator. Der Betrieb hält mindestens ein Administrator-Konto auf eine betriebliche Adresse, mit dem sich alle anderen Konten anlegen, ändern und sperren lassen. Redakteure und Dienstleister arbeiten mit eigenen Konten in der Rolle, die ihre Aufgabe verlangt. Wie diese Rollen sinnvoll geschnitten werden und warum ein Vier-Augen-Prinzip bei Veröffentlichungen hilft, behandelt der Beitrag zu Rollen und Rechten im CMS.

Die angebundenen Dienste

Um die Website herum sammeln sich Konten, die ihr zuarbeiten: die Suchkonsole des Suchmaschinenbetreibers, das Unternehmensprofil im Kartendienst, das Werkzeug für die Auswertung der Besuche, der Newsletter-Dienst, der Formular- oder Terminbuchungsdienst, der Dienst für Kundenbewertungen und das Konto für bezahlte Anzeigen. Bei jedem dieser Dienste gibt es eine Inhaber-Rolle, und bei vielen wurde sie von der Person angelegt, die den Dienst zuerst gebraucht hat. Steht dort eine private Adresse oder ein ausgeschiedener Mitarbeiter als Inhaber, hat der Betrieb keinen eigenen Zugriff mehr, sobald diese Person nicht mehr erreichbar ist. Für jeden Dienst gilt deshalb dieselbe Aufteilung wie beim Redaktionssystem: Die Inhaber-Rolle liegt auf einem betrieblichen Konto, alle anderen arbeiten mit eigenen Rechten darunter.

Inhalte und Nutzungsrechte: Texte, Bilder, Videos, Schriften

Ein Nutzungsrecht ist die Erlaubnis, ein geschütztes Werk auf eine bestimmte Weise zu verwenden. Wer einen Text schreibt, ein Foto aufnimmt oder ein Video schneidet, ist dessen Urheber und bleibt es. Der Betrieb verwendet die Inhalte auf Grundlage der Rechte, die ihm eingeräumt wurden, und diese Rechte sind so weit oder so eng, wie es im Vertrag oder in der Lizenz steht.

Texte und Grafiken aus Auftragsarbeit

Texte, Grafiken und das Logo, die ein Dienstleister oder ein freier Gestalter im Auftrag erstellt hat, bringen ihre Nutzungsrechte aus dem jeweiligen Vertrag mit. Dort steht, ob der Betrieb die Inhalte zeitlich und räumlich unbegrenzt, für alle Medien und auch nach Ende der Zusammenarbeit verwenden darf, und ob er sie verändern und weitergeben darf. Fehlt eine solche Regelung, gilt im Zweifel nur der Zweck, der bei der Beauftragung erkennbar war. Für den Bestand heißt das: Zu jedem beauftragten Inhalt gehört der Vertrag oder die Auftragsbestätigung, in der die Rechte geregelt sind. Beim Logo kommt die Frage hinzu, ob es als Marke eingetragen ist und auf wen.

Fotos und Videos: Lizenz, Freigabe, Herkunft

Bei Bildern gibt es drei Herkünfte mit drei verschiedenen Nachweisen. Ein eigenes Shooting bringt einen Vertrag mit dem Fotografen und, sobald Personen abgebildet sind, deren Einwilligung. Ein Bild aus einer Bilddatenbank bringt eine Lizenz, die festlegt, in welchen Medien, in welcher Auflage und ob mit oder ohne Nennung es verwendet werden darf. Ein mit einem KI-Werkzeug erzeugtes Bild bringt die Nutzungsbedingungen des Werkzeugs mit, die sich zwischen Anbietern und Tarifen unterscheiden. Welche dieser drei Wege sich für welchen Zweck eignen und welche rechtlichen Folgen sie haben, ordnet der Beitrag zu Bildrechten auf der Website ein. Für das Inventar zählt bei jedem Bild derselbe Satz: Herkunft, Nachweis, erlaubte Verwendung.

Schriften und eingebettete Elemente

Schriften, die auf der Website eingebunden sind, unterliegen einer Lizenz, und Web-Lizenzen unterscheiden sich von Druck-Lizenzen. Karten, Videos und Schriften, die von einem fremden Server geladen werden, bringen zusätzlich die Bedingungen dieses Dienstes und eine Datenschutzfrage mit, weil beim Laden Daten des Besuchers an den Dienst übertragen werden. Beides steht mit dem Nachweis im Inventar, damit bei einem Relaunch klar ist, welche Elemente übernommen werden dürfen.

Daten: Anfragen, Abonnenten, Auswertungen und Export

Die Daten des Webauftritts sind alle Informationen, die über die Website eingehen oder aus ihrer Nutzung entstehen. Dazu gehören die Einsendungen der Kontaktformulare, die Anmeldungen zum Newsletter, Kundenkonten und Bestellungen bei Shops, Terminbuchungen sowie die Auswertungsdaten zur Nutzung: Seitenaufrufe, Verweildauer und die Herkunft der Zugriffe.

Die Verantwortung für die Daten liegt beim Betrieb

Für die Daten von Personen, die über die Website eingehen, trägt der Betrieb die datenschutzrechtliche Verantwortung, auch wenn die Daten bei einem Formular-Dienst, einem Newsletter-Anbieter oder auf dem Server des Hosting-Anbieters liegen. Mit jedem dieser Anbieter ist vertraglich geregelt, dass er die Daten allein im Auftrag des Betriebs verarbeitet; dieser Vertrag gehört zu den Unterlagen. Aus der Verantwortung folgt die Pflicht, Auskunft geben und Daten löschen zu können, und das setzt voraus, dass der Betrieb weiß, wo welche Daten liegen.

Exportfähigkeit als Bestandsmerkmal

Ein Datenbestand gehört dem Betrieb erst dann in einem praktischen Sinn, wenn er ihn in einem gängigen Format herausholen kann: die Abonnentenliste als Tabelle, die Formular-Einsendungen als Datei, die Inhalte des Redaktionssystems als Export, die Bilder in Originalauflösung. Für jeden Dienst im Inventar steht deshalb, ob und wie ein Export möglich ist. Dienste ohne Exportmöglichkeit sind ein Bestandsrisiko, das der Betrieb kennen sollte, bevor er sich auf sie stützt. Die regelmäßige Sicherung dieser Exporte folgt derselben Logik wie jede andere Datensicherung im Betrieb; die Grundregel dafür beschreibt der Beitrag zur 3-2-1-Regel der Datensicherung.

Das Inventar anlegen: eine Liste, ein Ort, zwei Anlässe

Das Inventar des Webauftritts ist eine Liste, die alle sechs Felder mit den Antworten auf die drei Fragen zusammenführt. Es ersetzt keine Verträge und keine Zugangsdaten, es zeigt, wo sie liegen. Sein Wert entsteht aus drei Eigenschaften: Es ist vollständig, es liegt an einem bekannten Ort, und es wird zu festen Anlässen geprüft.

Aufbau der Liste

Eine Zeile je Bestandteil, vier Spalten. In der ersten steht, was es ist, etwa die Hauptdomain, das Hosting-Kundenkonto, das Administrator-Konto des Redaktionssystems, das Shooting vom Frühjahr, die Abonnentenliste. In der zweiten steht, auf wen der Vertrag, das Register oder die Inhaber-Rolle lautet. In der dritten stehen die Personen mit Zugang und ihre Rolle. In der vierten steht, wo der Nachweis liegt: der Ordner mit dem Vertrag, der Eintrag im Passwort-Tresor, die Lizenz-Datei. Eine Tabelle mit zwanzig bis vierzig Zeilen deckt bei einem mittelständischen Betrieb den gesamten Auftritt ab.

Aufbewahrung

Die Liste liegt an einem Ort, den die Geschäftsführung kennt und der nicht an eine einzelne Person gebunden ist. Zugangsdaten stehen nicht in der Liste selbst; sie liegen in einem Passwort-Tresor des Betriebs, auf den mindestens zwei Personen zugreifen können, und die Liste verweist auf den Eintrag dort. Die Zwei-Faktor- Bestätigung für die wichtigsten Konten läuft über ein betriebliches Gerät oder über Wiederherstellungscodes, die im Tresor liegen, und nicht über das private Telefon einer Person.

Zwei Anlässe für die Prüfung

Der erste Anlass ist die jährliche Verlängerung der Domain. Sie kommt mit einer Rechnung, und diese Rechnung ist der Auslöser, die Liste einmal durchzugehen: Stimmen die Einträge noch, laufen Zertifikate und Lizenzen weiter, gibt es neue Dienste, die noch keine Zeile haben. Der zweite Anlass ist der Wechsel einer Person, die Zugänge hatte, ob im Betrieb oder beim Dienstleister. Welche Zugänge an einem letzten Arbeitstag in welcher Reihenfolge übergeben werden, beschreibt der Beitrag zum Zugangs-Audit beim Mitarbeiter-Austritt; das Inventar ist die Grundlage, auf der diese Übergabe in einer Stunde gelingt.

So prüfen Sie den Bestand Ihres Webauftritts

Die Prüfung geht die sechs Felder in sechs Durchgängen durch. Jeder Durchgang endet mit einer Zeile im Inventar oder mit einer offenen Frage, die den nächsten Arbeitsschritt benennt.

Die ersten drei Durchgänge klären die Verfügungsgewalt und lassen sich an einem Vormittag erledigen. Die Durchgänge vier und fünf brauchen länger, weil sie alte Verträge und Lizenzen zusammensuchen. Der sechste Durchgang sichert das Ergebnis, damit die Arbeit nicht in einem Jahr von vorn beginnt.

Die fünf häufigsten Lücken im Bestand

Die folgenden fünf Muster kommen bei Bestandsaufnahmen regelmäßig zum Vorschein. Jedes davon bleibt im Alltag unbemerkt und zeigt sich erst, wenn eine Änderung ansteht.

Die ersten drei Lücken betreffen die Verfügungsgewalt, die letzten beiden die Handlungsfähigkeit im Alltag.