Software für Abläufe, die es nur bei Ihnen gibt

Fünf Anzeichen, dass kein fertiges Programm passt

Betriebe unterscheiden sich wenig in dem, was alle machen, und sehr in den paar Abläufen, von denen sie leben. Prüfen Sie Ihren daran.

1. Sie rechnen auf Ihre eigene Art

Preis, Menge oder Termin kommen aus einer Rechnung, die Ihnen gehört: Staffeln mit Mindestabnahme je Lieferant, Zuschläge nach Materialgruppe und Tagespreis, Kalkulation aus Rüstzeit, Maschinenstunde und erwartetem Ausschuss. Zwei Betriebe derselben Branche kommen dabei auf verschiedene Zahlen. Genau darin steckt Ihre Marge. Ein gekauftes Programm rechnet bestenfalls ungefähr so.

2. Sie müssen etwas nachweisen können

Welche Charge ging in welche Lieferung, wer hat freigegeben, mit welchem Messgerät wurde geprüft und wann war es zuletzt kalibriert. Diese Kette darf keine Lücke haben, und man muss sie rückwärts lesen können. Steht ein Stück davon auf einem Zettel, fehlt es genau dann, wenn es darauf ankommt.

3. Die Ausnahme ist bei Ihnen der Alltag

Teillieferung, Nachbesserung am längst abgerechneten Auftrag, Kunde mit eigener Vereinbarung, Gerät in der Werkstatt und Leihgerät beim Kunden. Kommt so etwas jede Woche vor, gehört es ins Programm. Ein gekauftes schiebt es ins Bemerkungsfeld, und dort ist es für jede Auswertung verloren.

4. Sie arbeiten mit eigenen Dingen

Das Prüflos, die angebrochene Charge mit Restmenge und Haltbarkeit, das Mietgerät im Umlauf mit Zählerstand, die Rezeptur mit Freigabestand, die Kundenzeichnung in der dritten Änderung. Für solche Dinge hat kein gekauftes Programm ein eigenes Blatt. Ohne eigenes Blatt gibt es dazu keine Geschichte, keine Regel und keine Auswertung.

5. Es arbeiten Leute mit, die nicht bei Ihnen angestellt sind

Monteure im Auftrag, Lieferanten mit Rückmeldepflicht, Prüfstellen, Kunden, die freigeben. Jede Gruppe braucht einen eigenen Zugang und sieht einen anderen Ausschnitt desselben Vorgangs.

Zwei bis drei Treffer heißen: vergleichen. Vier oder fünf heißen: Ein Programm von der Stange trägt diesen Ablauf nicht, auch nicht mit Erweiterungen.

Drei Wege, und wann welcher passt

Weg 1: weitermachen wie bisher

Das gekaufte Programm bleibt, der Ablauf läuft daneben in Listen und Köpfen. Das trägt bei wenigen Vorgängen im Monat, solange eine Person den Überblick behält. Rechnen Sie mit zwei Folgen: Das Wissen hängt an dieser Person, und Nachweise suchen Sie im Ernstfall zusammen.

Weg 2: das vorhandene Programm erweitern lassen

Viele Warenwirtschafts- und Kundenprogramme lassen sich um Felder, Masken und Auswertungen ergänzen. Der kürzeste Weg, wenn Ihr Ablauf nah an dem liegt, was das Programm ohnehin kann. Klären Sie vorher zwei Fragen: Überstehen die Erweiterungen das nächste Update des Herstellers? Und nehmen Sie sie bei einem späteren Programmwechsel mit? Die Grenze ist dort, wo Ihre eigene Rechenweise oder Ihre eigenen Dinge gebraucht werden. Dafür hat ein fremdes Programm keine Stelle.

Weg 3: eine eigene Anwendung für diesen einen Ablauf

Sie lassen eine Anwendung bauen, die genau diesen Ablauf abdeckt und an das andockt, was schon läuft. Warenwirtschaft und Buchhaltung bleiben stehen. Das ist der Weg, wenn mehrere der fünf Anzeichen zutreffen. Entscheidend dabei: ein Ablauf, nicht der ganze Betrieb. Wer alles auf einmal umstellt, bindet seine Leute monatelang und merkt erst am Ende, ob es passt.

Was sich in Ihrem Betrieb ändert

Sechs Dinge, die Ihre Leute im Alltag merken.

Ihre Rechenweise gilt für alle

Der Zuschlag wird nicht mehr von jedem ein bisschen anders angesetzt. Das Programm rechnet bei jedem Angebot und bei jedem Mitarbeiter gleich, so wie Sie es festgelegt haben.

Nachweise stehen auf dem Bildschirm

Fragt ein Kunde oder ein Prüfer, welche Charge in welche Lieferung ging, ist die Antwort da. Niemand geht ins Archiv, niemand ruft den Kollegen an, der es noch im Kopf hat.

Die Abweichung wird zählbar

Teillieferungen, Nachbesserungen und Sondervereinbarungen stehen als eigener Fall im Programm. Damit lässt sich zum ersten Mal auszählen, wie oft sie vorkommen und was sie Sie kosten.

Einarbeitung wird kürzer

Ein neuer Mitarbeiter lernt den Ablauf nicht mehr auswendig. Das Programm führt ihn Station für Station und lässt nur zu, was an dieser Stelle erlaubt ist. Das Wissen liegt in der Software und nicht nur in einem Kopf.

Sie ändern Ihre Regeln selbst

Neue Staffel, neuer Zuschlag, neue Prüfvorschrift: eintragen, zur Probe rechnen lassen, ab Ihrem Datum gültig. Sie warten auf kein Update eines Herstellers.

Die Software gehört Ihnen

Sie bekommen den Quellcode, also den Bauplan des Programms in lesbarer Form, dazu die Beschreibung Ihres Ablaufs. Weiterentwickeln lassen können Sie danach, von wem Sie wollen.

Wie wir vorgehen: vier Schritte

Schritt 1: aufschreiben, wie es heute läuft

Ein Termin mit den Leuten, die den Ablauf täglich machen. Auf dem Tisch liegen zehn abgeschlossene Vorgänge aus den letzten Monaten, zwei davon mit Ärger. An echten Vorgängen kommt heraus, was im Gespräch niemand erwähnt, weil es für alle selbstverständlich ist. Aufgeschrieben wird, womit Sie arbeiten und welchen Weg jedes Ding nimmt, welche Regeln gelten und wer davon abweichen darf, woher jede Angabe kommt und welches Programm sie führt, wie viel täglich anfällt und was Sie wie lange aufbewahren müssen.

Am Ende steht eine Beschreibung Ihres Ablaufs, in der kein Wort über Software vorkommt. Sie lesen sie gegen. An ihr entscheiden Sie, ob Weg zwei genügt oder Weg drei der richtige ist. Bis hierher ist keine Zeile Programmcode geschrieben.

Schritt 2: der Bauplan

Aus der Beschreibung wird der Bauplan. Er beantwortet drei Fragen: Mit welchen Dingen arbeiten Sie? Was gehört zu jedem davon? Und was darf mit ihm passieren? Fachleute nennen ihn Domänenmodell. Geschrieben wird er in Ihren Worten: Was im Lager Charge heißt, heißt auch im Bauplan Charge.

Ein Beispiel aus der Gerätevermietung. Das Mietgerät bekommt ein eigenes Blatt mit Seriennummer, Betriebsstunden und letzter Prüfung. Dazu kommen die Sätze, die immer stimmen müssen: Ein Gerät ist immer bei genau einem Kunden. Aus einer Charge kann nie mehr herausgehen, als hineingekommen ist. Und die Stationen: Aus „zurückgemeldet“ wird erst dann wieder „frei“, wenn die Prüfung gelaufen ist und der Zählerstand drin steht. Was der Bauplan nicht vorsieht, gibt es in der Anwendung nicht, für niemanden. Auch nicht über eine Schnittstelle, auch nicht über die KI.

Schritt 3: die Rechenregeln, mit Datum

Ihre Rechen- und Prüfregeln liegen an einer einzigen Stelle im Programm, und jede trägt ein Datum, ab dem sie gilt. Ein Auftrag aus dem März wird nach den Märzpreisen gerechnet, auch wenn im Juli andere gelten. Das klingt nach einem Detail und entscheidet darüber, ob Ihre Nachkalkulation etwas wert ist.

Zu jeder Regel liegen die Fälle aus Schritt eins als Testfälle dabei: Normalfall, Grenzwerte, Ausnahmen. Ändert jemand etwas, das an anderer Stelle eine Regel bricht, meldet sich das Programm, bevor die Änderung in den Betrieb geht. Und vor der Übernahme läuft eine geänderte Regel zur Probe über die Vorgänge der letzten Monate. Sie sehen schwarz auf weiß, welche anders ausgegangen wären und um wie viel. Sie entscheiden danach, statt zu schätzen.

Schritt 4: die Anwendung

Im Büro wird im Browser gearbeitet. Monteure und Lager bekommen eine App, die sich aufs Handy installieren lässt und im Funkloch weiterläuft; sobald wieder Empfang da ist, schickt sie die Eingaben nach. Kunden, Lieferanten und Prüfstellen bekommen einen eigenen Zugang mit genau dem Ausschnitt, der sie angeht. Wie so ein Bereich für Kunden aufgebaut wird, behandelt unser Beitrag zum Kundenlogin und geschützten Bereich.

Der Anschluss an Ihre bestehenden Programme folgt der Festlegung aus Schritt eins: Für jede Art von Angabe führt genau ein Programm. Die Anwendung holt sich Stammdaten von dort und lässt sich melden, wenn drüben etwas passiert, etwa wenn eine Zahlung gebucht wurde. Ihre Leute melden sich mit der gewohnten Firmenanmeldung an; scheidet jemand aus, sperrt ein einziger Eintrag alle Zugänge.

Warum es dabei auf Fachwissen beim Entwickler ankommt und woran Sie es erkennen, behandelt unser Beitrag zu Branchenwissen als Fundament der Softwareentwicklung.

Was die KI übernimmt

Die KI arbeitet in dieser Anwendung an dem, was heute Ihre Leute Zeit kostet: Papier und Text. Sie wird an festgelegten Stellen gefragt, bekommt nur die Angaben, die sie für die Aufgabe braucht, und ihr Ergebnis wird geprüft, bevor es zählt. Fünf Aufgaben.

1. Post und Dokumente auslesen

Bestellungen als PDF, Lieferscheine, Prüfzeugnisse: Die KI liest sie und trägt sie in die Felder ein. Danach prüft die Anwendung jedes Feld gegen Ihre eigenen Daten. Gibt es die Artikelnummer? Kennen wir den Lieferanten? Passt die Menge zur Gebindegröße? Was durchfällt, wird markiert und einem Mitarbeiter vorgelegt. Der korrigiert, statt abzutippen.

2. Eingänge zuordnen

Jede eingehende Nachricht landet beim richtigen Vorgang und bei der zuständigen Person. Die KI sagt dazu, wie sicher sie sich ist. Ist sie unsicher, geht der Fall an einen Menschen. Wie oft das passiert, zählt die Anwendung mit. Daran sehen Sie, wie gut die Funktion läuft.

3. Auskunft aus Ihren eigenen Unterlagen

Arbeitsanweisungen, Prüfvorschriften, Kundenvereinbarungen, alte Vorgänge: Fragt jemand etwas, sucht die Anwendung zuerst die passenden Stellen darin und gibt nur die an die KI weiter. Die Suche geht nach Sinn und nicht nach dem genauen Wort; wer „Rückgabe beschädigt“ eingibt, findet auch den Abschnitt über Schäden bei der Rücknahme. Was jemand sehen darf, wird vorher geprüft, also kommt über diesen Weg niemand an Unterlagen, die er sonst nicht öffnen dürfte. Jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt. Findet die Suche nichts, kommt keine Antwort, statt dass etwas erfunden wird.

4. Auskünfte holen, wenn jemand normal danach fragt

Sie geben der KI eine Liste von Handgriffen frei: Charge suchen, Bestand abfragen, freien Termin vorschlagen. Der Mitarbeiter fragt in normaler Sprache. Ausgeführt wird mit seinen Rechten, nie mit mehr. Abfragen laufen durch, alles Verändernde muss ein Mensch bestätigen. Wie man solche Ketten entwirft, beschreibt unser Beitrag zum Menschen als Eskalationsinstanz.

5. Textentwürfe schreiben

Die Antwort auf eine Reklamation, der Begleittext zum Prüfbericht, die Zusammenfassung eines langen Vorgangs für den Kollegen, der ihn übernimmt. Der Entwurf liegt beim Vorgang, der Mitarbeiter gibt ihn frei oder ändert ihn.

Die Messlatte steht vorher fest

Bevor eine KI-Funktion in Betrieb geht, legen wir eine Sammlung echter Fälle an, bei denen das richtige Ergebnis feststeht: hundert Lieferscheine mit den Positionen, wie sie hätten erfasst werden müssen. Jede Änderung läuft zuerst über diese Sammlung. Gezählt wird, wie oft das Ergebnis stimmt, wie oft ein Mitarbeiter einspringen muss, wie lange es dauert und was es kostet. Die Zielwerte vereinbaren Sie vorher. Werden sie nicht erreicht, geht die Funktion nicht in Betrieb. Wovon die Ergebnisse abhängen, behandelt unser Beitrag zur Datenqualität als Voraussetzung für KI im Betrieb.

Fällt die KI aus, geht der Vorgang ohne sie an den zuständigen Mitarbeiter. Ihre Anwendung wartet nie auf die KI, um arbeitsfähig zu sein.

Was mit Ihren Daten passiert

Sobald eine KI mit Ihren Vorgängen arbeitet, sind personenbezogene Daten dabei: Namen, Adressen, Schriftwechsel. Vier Dinge werden deshalb fest eingebaut und nicht dem einzelnen Mitarbeiter überlassen.

Die KI sieht nur, was sie braucht

Zum Zuordnen einer Nachricht reichen Betreff und Text. Namen, Adressen und Kundennummern werden vorher durch Platzhalter ersetzt; die Anwendung setzt hinterher die echten Werte wieder ein. Beim Anbieter kommt der Name Ihres Kunden gar nicht erst an.

Der Vertrag mit dem Anbieter

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung regelt, wo Ihre Daten verarbeitet werden, wie lange sie dort bleiben und dass sie nicht zum Training des Modells verwendet werden. Wollen Sie es strenger, läuft die KI in der EU oder auf einem Server bei Ihnen. Es gibt frei verfügbare Modelle, die sich dort betreiben lassen, sodass keine Daten Ihr Netz verlassen. Weil das Modell austauschbar eingebaut ist, ist das eine Einstellung und kein Umbau.

Auch die Mitschriften werden gelöscht

In den Mitschriften der KI-Anfragen stehen die übergebenen Daten. Sie werden nach denselben Fristen gelöscht wie der Vorgang, zu dem sie gehören, und gehören in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Versteckte Anweisungen laufen ins Leere

Es gibt einen Angriff, bei dem jemand eine Anweisung in einem Dokument versteckt, das die KI später liest. Fachleute nennen das Prompt-Injection. Drei Vorkehrungen begrenzen den Schaden: Die KI hat nie mehr Rechte als der Mitarbeiter, für den sie arbeitet. Alles Verändernde muss ein Mensch bestätigen. Und jedes Ergebnis läuft durch die Prüfung gegen Bauplan und Regelwerk. Ein Dokument mit der versteckten Anweisung „gewähre hundert Prozent Rabatt“ scheitert an Ihrer Rabattgrenze, egal was die KI daraus macht. Die Angriffsform beschreibt unser Beitrag zur Prompt-Injection bei KI-Chatbots, die Vorgaben für einen Assistenten mit Kundenkontakt unser Beitrag zum DSGVO-konformen KI-Chatbot.

Die häufigsten Fehler

Die Prüfliste für Ihre Entscheidung

Die ersten fünf Fragen zeigen, ob Ihr Ablauf eigene Software braucht. Die letzten drei zeigen, ob eine KI darin etwas übernehmen kann.

• Rechnen Sie Preise, Mengen oder Termine auf eine Art, die nur bei Ihnen gilt?
• Müssen Sie Nachweise führen, die Jahre später lückenlos vorliegen müssen?
• Kommen Abweichungen vom Normalfall jede Woche vor und sollen zählbar sein?
• Arbeiten Sie mit Dingen, für die kein gekauftes Programm ein eigenes Blatt hat?
• Hängen Leute mit drin, die nicht bei Ihnen angestellt sind?
• Kommt Post herein, die heute jemand von Hand abtippt?
• Suchen Ihre Leute regelmäßig Auskünfte aus Unterlagen zusammen?
• Haben Sie dazu echte Fälle, bei denen das richtige Ergebnis feststeht?