Plausibilitätsprüfung
Eine Plausibilitätsprüfung gleicht automatisch erfasste oder ausgelesene Werte mit Regeln und vorhandenen Daten ab, etwa ob eine Bestellnummer existiert, ob Menge mal Preis die Positionssumme ergibt oder ob ein Liefertermin in der Zukunft liegt.
Die Plausibilitätsprüfung ergänzt den [[konfidenzwert|Konfidenzwert]] um eine vom KI-Modell unabhängige Kontrolle und greift dafür auf die [[stammdaten|Stammdaten]] und die Bestellungen des Betriebs zurück.
In einfachen Worten
Ein KI-System kann einen Wert sicher auslesen und trotzdem einen falschen Wert liefern, etwa wenn auf dem Beleg selbst ein Tippfehler steht. Die Plausibilitätsprüfung fängt solche Fehler ab, indem sie den Wert an dem misst, was der Betrieb bereits weiß. Drei Arten von Prüfungen werden kombiniert. Formatprüfungen kontrollieren den Aufbau eines Werts: Hat die IBAN die richtige Länge und eine gültige Prüfziffer, ist das Datum ein gültiges Kalenderdatum. Rechenprüfungen kontrollieren den inneren Zusammenhang des Dokuments: Ergeben die Positionen die Nettosumme, passt die Umsatzsteuer zum ausgewiesenen Satz. Abgleichsprüfungen vergleichen mit vorhandenen Daten: Gibt es die Bestellung, stimmt der Preis mit der Bestellung überein, ist die Bankverbindung beim Lieferanten hinterlegt. Jede fehlgeschlagene Prüfung erhält einen benannten Grund, damit die Sachbearbeitung im Klärfall sofort sieht, wo die Abweichung liegt.
Wozu brauche ich das?
Plausibilitätsprüfungen gehören in jede Automatisierung, die Daten aus Dokumenten, Formularen oder fremden Systemen übernimmt. Sie entscheiden zusammen mit dem Konfidenzwert, ob ein Vorgang ohne Eingriff durchläuft. Gleichzeitig schützen sie vor manipulierten Belegen, etwa einer Rechnung mit geänderter Bankverbindung.
Beispiel aus der Praxis
Ein Maschinenbauer lässt die Auftragsbestätigungen seiner Lieferanten automatisch einlesen. Die Plausibilitätsprüfung vergleicht jede Bestätigung mit der eigenen Bestellung: Artikelnummer, Menge, Preis und Liefertermin. Weicht der Preis ab, wird die Abweichung als Betrag und in Prozent ausgewiesen. Liegt der bestätigte Liefertermin nach dem Termin, den die Fertigung braucht, erhält der Einkauf einen Hinweis mit dem betroffenen Fertigungsauftrag. Bestätigungen ohne Abweichung werden automatisch im ERP vermerkt. Vorher las der Einkauf jede Bestätigung selbst und übersah Terminverschiebungen in langen Positionslisten; heute sieht er nur noch die Abweichungen.
Wirtschaftlicher Nutzen
Die Plausibilitätsprüfung macht eine Automatisierung belastbar, weil sie Fehler unabhängig vom KI-Modell erkennt. Sie fängt teure Abweichungen wie falsche Preise, fehlende Positionen oder geänderte Bankverbindungen ab, bevor gebucht oder bezahlt wird. Jede benannte Abweichung verkürzt die Klärung, weil der Grund schon feststeht.
Typische Fehler
- Nur das Format prüfen und den Abgleich mit Bestellungen und Stammdaten weglassen.
- Toleranzen so eng setzen, dass Rundungsdifferenzen jeden Beleg zum Klärfall machen.
- Fehlgeschlagene Prüfungen ohne benannten Grund aussteuern.
- Regeln einmal anlegen und bei geänderten Konditionen oder Steuersätzen nicht nachziehen.
- Eine Abweichung bei der Bankverbindung wie jede andere Abweichung behandeln.
Worauf achten?
- Format-, Rechen- und Abgleichsprüfungen kombinieren.
- Toleranzen für Preise und Mengen bewusst festlegen und dokumentieren.
- Jede Prüfung mit einem verständlichen Grund versehen, der im Klärfall angezeigt wird.
- Abweichungen bei Bankverbindungen immer gesondert prüfen und mit dem Lieferanten über einen bekannten Kontaktweg klären.
- Die Prüfregeln in einer Liste führen, die Fachabteilung und Technik gemeinsam pflegen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Plausibilitätsprüfung?
Eine Plausibilitätsprüfung kontrolliert, ob ein Wert stimmig ist: im Format, im Zusammenhang des Dokuments und im Abgleich mit vorhandenen Daten wie Bestellungen und Stammdaten. Fällt eine Prüfung durch, wird der Vorgang mit benanntem Grund ausgesteuert.
Warum reicht der Konfidenzwert allein nicht aus?
Der Konfidenzwert sagt, wie sicher das System beim Auslesen war. Ob der ausgelesene Wert sachlich stimmt, zeigt erst der Abgleich mit Bestellung und Stammdaten; ein korrekt gelesener Tippfehler auf dem Beleg bliebe sonst unentdeckt.
Was ist eine Toleranz bei der Plausibilitätsprüfung?
Eine Toleranz ist die zulässige Abweichung, bei der ein Wert noch als passend gilt, etwa bei Rundungsdifferenzen im Centbereich. Sie wird je Prüfung festgelegt, damit kleine Abweichungen nicht jeden Beleg zum Klärfall machen.