Dunkelverarbeitung
Dunkelverarbeitung bezeichnet einen Geschäftsvorgang, der von der Erfassung bis zum Abschluss vollständig automatisch läuft, ohne dass ein Mensch ihn ansieht; der Begriff stammt aus der Rechnungs- und Schadenbearbeitung und wird auch für den Anteil der Vorgänge verwendet, bei dem das gelingt.
Dunkelverarbeitung ist das Ziel einer [[dokumentenextraktion|Dokumentenextraktion]] mit anschließender [[plausibilitaetspruefung|Plausibilitätsprüfung]]; was eine Prüfung nicht besteht, wird zum [[klaerfall|Klärfall]] für einen Menschen.
In einfachen Worten
Ein eingehender Beleg durchläuft bei der Dunkelverarbeitung mehrere automatische Stationen. Zuerst ordnet die Dokumentenklassifizierung ihn einer Art zu, etwa Eingangsrechnung oder Lieferschein. Dann liest die Extraktion die Werte aus: Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Positionen. Jeder ausgelesene Wert trägt einen Konfidenzwert, der angibt, wie sicher das System ist. Die Plausibilitätsprüfung gleicht die Werte mit vorhandenen Daten ab: Gibt es die Bestellung, stimmen Menge und Preis, ist der Lieferant bekannt, geht die Summe auf. Besteht der Beleg alle Prüfungen und liegen alle Konfidenzwerte über der festgelegten Schwelle, wird er gebucht oder freigegeben, ohne dass ihn jemand öffnet. Daher der Name: Der Vorgang läuft außerhalb des Blickfelds der Sachbearbeitung. Die Dunkelverarbeitungsquote gibt an, welcher Anteil der Vorgänge so durchläuft. Sie ist die maßgebliche Kennzahl jeder Belegautomatisierung und steigt mit der Qualität der Stammdaten und der Prüfregeln.
Wozu brauche ich das?
Dunkelverarbeitung lohnt sich bei Vorgängen mit hohem Volumen und gleichförmigem Aufbau: Eingangsrechnungen zu Bestellungen, Lieferscheine zu Wareneingängen, Reisekostenbelege, Auftragsbestätigungen von Lieferanten. Je verlässlicher Bestellungen und Stammdaten im System gepflegt sind, desto mehr Vorgänge laufen ohne Eingriff durch.
Beispiel aus der Praxis
Ein Elektrogroßhändler erhält Eingangsrechnungen von mehreren hundert Lieferanten, als PDF per Mail und als E-Rechnung. Bisher prüft die Kreditorenbuchhaltung jede Rechnung von Hand gegen Bestellung und Wareneingang. Nach der Einführung der Dunkelverarbeitung liest das System die Rechnungen aus, gleicht sie automatisch mit Bestellung und Wareneingang ab und bucht sie, wenn Menge, Preis und Lieferant übereinstimmen. Abweichungen wie Teillieferungen, Preisänderungen oder unbekannte Bankverbindungen gehen als Klärfall an die Buchhaltung. Die Sachbearbeitung befasst sich nur noch mit diesen Fällen und mit Rechnungen ohne Bestellbezug. Die Quote der dunkel verarbeiteten Rechnungen wird monatlich ausgewertet, und jeder häufige Klärgrund wird als Regel oder Stammdatenkorrektur nachgezogen.
Wirtschaftlicher Nutzen
Jeder dunkel verarbeitete Vorgang spart die Bearbeitungszeit eines Menschen und ist abgeschlossen, sobald der Beleg eingeht. Das ermöglicht pünktliche Zahlungen innerhalb der Skontofrist und entlastet die Buchhaltung zum Monatsende. Die Mitarbeitenden konzentrieren sich auf die Ausnahmen, die tatsächlich Urteilsvermögen verlangen.
Typische Fehler
- Eine hohe Dunkelverarbeitungsquote anstreben, bevor Stammdaten und Bestellungen sauber gepflegt sind.
- Die Konfidenzschwelle so niedrig setzen, dass fehlerhaft ausgelesene Belege ungeprüft gebucht werden.
- Neue Bankverbindungen von Lieferanten automatisch übernehmen, obwohl Betrüger genau diesen Weg nutzen.
- Klärfälle sammeln, ohne die häufigsten Ursachen auszuwerten und zu beheben.
- Keine Stichproben aus den dunkel verarbeiteten Vorgängen ziehen.
Worauf achten?
- Die Regeln für das automatische Buchen schriftlich festhalten, auch für die Verfahrensdokumentation der Buchhaltung.
- Mit einer vorsichtigen Konfidenzschwelle beginnen und sie erst anhand von Stichproben senken.
- Änderungen an Bankverbindungen immer durch einen Menschen und nach Rückruf beim Lieferanten freigeben.
- Die Dunkelverarbeitungsquote je Lieferant und je Klärgrund auswerten.
- Regelmäßig Stichproben aus den automatisch gebuchten Belegen prüfen.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Dunkelverarbeitung?
Dunkelverarbeitung heißt, dass ein Vorgang von der Erfassung bis zum Abschluss automatisch läuft, ohne dass ein Mensch ihn ansieht. Der Begriff stammt aus der Rechnungs- und Schadenbearbeitung.
Was ist die Dunkelverarbeitungsquote?
Die Dunkelverarbeitungsquote gibt an, welcher Anteil der Vorgänge vollständig automatisch abgeschlossen wird. An ihr lässt sich der Erfolg einer Belegautomatisierung messen.
Welche Belege eignen sich für die Dunkelverarbeitung?
Belege mit Bezug zu Daten, die bereits im System stehen, etwa Rechnungen zu einer Bestellung oder Lieferscheine zu einem Wareneingang. Gegen diese Daten lässt sich jeder ausgelesene Wert automatisch prüfen.
Welche Vorgänge sollte immer ein Mensch prüfen?
Vorgänge mit hohem Missbrauchsrisiko oder ohne Bezug zu vorhandenen Daten: neue oder geänderte Bankverbindungen, Rechnungen ohne Bestellung und Belege neuer Lieferanten. Sie werden gezielt als Klärfall ausgesteuert.