Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
Robotergestützte Prozessautomatisierung, kurz RPA, bezeichnet Software-Roboter, die Programme über deren Bedienoberfläche steuern wie ein Mensch: Sie klicken, tippen, kopieren Werte von einem Fenster ins andere und arbeiten dabei einen fest angelernten Ablauf ab.
RPA ist die Form der [[prozessautomatisierung|Prozessautomatisierung]] für Systeme ohne [[schnittstelle|Schnittstelle]] und schließt einen [[medienbruch|Medienbruch]] dort, wo keine direkte Datenverbindung möglich ist.
In einfachen Worten
Viele Fachprogramme im Mittelstand haben keine Schnittstelle, über die andere Systeme Daten abrufen oder einspielen können. Daten kommen nur über die Bedienoberfläche hinein und heraus, also über Bildschirmmasken, die ein Mensch ausfüllt. Ein Software-Roboter übernimmt genau diese Arbeit. Er wird einmal angelernt, indem jemand den Ablauf vormacht oder Schritt für Schritt beschreibt: Programm öffnen, Kundennummer in das Suchfeld eintragen, Wert aus der Ergebnismaske kopieren, in die Tabelle übertragen. Danach wiederholt der Roboter den Ablauf beliebig oft. Die Methode setzt voraus, dass die Oberfläche stabil bleibt. Verschiebt ein Update ein Eingabefeld, benennt eine Maske um oder blendet ein neues Hinweisfenster ein, findet der Roboter sein Ziel nicht mehr und bricht ab oder trägt Werte an falscher Stelle ein. KI ergänzt RPA an zwei Stellen: beim Lesen unstrukturierter Eingänge wie E-Mails und PDF-Dateien und beim Wiedererkennen von Bildschirmelementen, deren Position sich leicht verändert hat.
Wozu brauche ich das?
RPA dient als Brücke zu Altsystemen, die keine Schnittstelle bekommen und absehbar nicht abgelöst werden, und für hochvolumige, gleichförmige Eingaben: Stammdaten anlegen, Bestellungen aus Kundenportalen übertragen, Zahlungseingänge zuordnen. Wo das Zielsystem eine API anbietet, ist die Anbindung darüber stabiler und schneller.
Beispiel aus der Praxis
Ein Zulieferer der Automobilindustrie erhält Lieferabrufe über die Webportale mehrerer Kunden. Ein Mitarbeiter meldet sich jeden Morgen in jedem Portal an, liest die neuen Abrufe ab und tippt sie in die Warenwirtschaft, die für diese Formate keine Importfunktion hat. Ein Software-Roboter übernimmt den Ablauf: Er meldet sich an, liest die Abrufe aus, trägt sie in die Eingabemaske der Warenwirtschaft ein und legt einen Bericht über alle übertragenen Positionen ab. Als ein Portal seine Oberfläche erneuert, bricht der Roboter dort ab und meldet den Fehler; bis zur Anpassung überträgt der Mitarbeiter die Abrufe dieses Kunden wieder von Hand.
Wirtschaftlicher Nutzen
RPA automatisiert manuelle Übertragungsarbeit, ohne in die betroffenen Systeme einzugreifen, und ist deshalb schnell einsatzbereit. Dem steht ein laufender Pflegeaufwand gegenüber, weil jede Änderung an einer Oberfläche einen Roboter stoppen kann. Wirtschaftlich ist RPA dort, wo das Volumen hoch, die Oberfläche stabil und eine Schnittstelle nicht in Sicht ist.
Typische Fehler
- RPA einsetzen, obwohl das Zielsystem eine Schnittstelle anbietet.
- Einen fehlerhaften manuellen Ablauf unverändert automatisieren, statt ihn vorher zu bereinigen.
- Roboter mit den persönlichen Zugangsdaten eines Mitarbeiters laufen lassen.
- Keine Benachrichtigung einrichten, wenn ein Roboter abbricht oder Werte nicht findet.
- Updates der bedienten Programme einspielen, ohne die Roboter vorher in einer Testumgebung zu prüfen.
Worauf achten?
- Vor dem Einsatz prüfen, ob das Zielsystem eine Schnittstelle hat oder bekommen kann.
- Jedem Roboter ein eigenes Benutzerkonto mit eng begrenzten Rechten geben.
- Jeden Durchlauf mit den übertragenen Werten protokollieren, damit Fehler nachvollziehbar bleiben (Audit-Log).
- Update-Termine der bedienten Programme mit der Pflege der Roboter abstimmen.
- Einen manuellen Ersatzablauf bereithalten, der greift, wenn der Roboter ausfällt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist RPA?
RPA steht für Robotic Process Automation. Ein Software-Roboter bedient Programme über ihre Bildschirmmasken wie ein Mensch und arbeitet einen fest angelernten Ablauf ab, etwa das Übertragen von Werten zwischen zwei Programmen.
Was ist der Unterschied zwischen RPA und einer Schnittstelle?
Eine Schnittstelle tauscht Daten direkt zwischen Systemen aus, unabhängig von der Bedienoberfläche. RPA arbeitet über die Oberfläche und ist deshalb von deren Aufbau abhängig; jede Änderung an einer Maske kann den Ablauf stoppen.
Wann lohnt sich RPA?
Bei hohem Volumen gleichförmiger Eingaben in Systeme ohne Schnittstelle, deren Oberfläche sich selten ändert. Ist eine Schnittstelle verfügbar oder geplant, ist sie der stabilere Weg.
Ist RPA dasselbe wie KI?
Nein. Ein Software-Roboter folgt einem fest angelernten Ablauf. KI wird ergänzend eingesetzt, etwa um unstrukturierte Dokumente zu lesen, bevor der Roboter die Werte überträgt.