Wie planen wir die Kosten einer Software über die gesamte Nutzung?
Mit einer Rechnung über die Gesamtbetriebskosten: Sie fasst Einführung, laufenden Betrieb, Updates, Weiterentwicklung und eine spätere Ablösung über die geplante Nutzungsdauer zusammen. So vergleichen Sie Kauf, Miete und Eigenentwicklung auf derselben Grundlage und wissen vor der Entscheidung, welche Investition sich für Ihren Betrieb rechnet.
Eine vollständige Kostenrechnung schafft Planungssicherheit
Die Gesamtbetriebskosten, englisch Total Cost of Ownership, fassen alle Posten einer Software über ihre Nutzungsdauer zusammen. Wer sie vor der Entscheidung aufstellt, kennt sein Budget für die kommenden Jahre und vergleicht Angebote auf einer gemeinsamen Grundlage.
| Phase | Posten |
|---|---|
| Einführung | Auswahl, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, interne Arbeitszeit |
| Nutzung | Lizenz oder Miete, Hosting, Wartung, Updates, Weiterentwicklung |
| Ablösung | Datenexport, Übergangsbetrieb, Einarbeitung ins Folgesystem |
Der Nutzen gehört mit in die Rechnung
Eine Software, die Ihren Ablauf abbildet, spart jeden Tag Arbeitszeit: weniger Nebenlisten, weniger Übertragungen von Hand, weniger Rückfragen zwischen Abteilungen. Zählen Sie diese Tätigkeiten heute über einige Wochen und stellen Sie ihnen die Kosten gegenüber. Der Vergleich zeigt, ab wann sich die Investition amortisiert.
Kauf, Miete und Eigenentwicklung verteilen die Kosten unterschiedlich
Ein Mietdienst beginnt mit geringem Einstieg und einer laufenden Gebühr, die mit Nutzerzahl und Datenmenge wächst. Eine Eigenentwicklung verlangt zu Beginn mehr Budget; danach fallen vor allem Hosting, Wartung und Weiterentwicklung an. Über dieselbe Laufzeit und mit denselben Posten gerechnet, werden beide Wege direkt vergleichbar. Welcher grundsätzlich zu Ihrem Betrieb passt, beantwortet Standardsoftware oder Individualsoftware: Was passt zu unserem Betrieb?
Anpassungen auf der einfachsten passenden Stufe halten auch die Kosten künftiger Updates klein, wie Wie passen wir Standardsoftware an unsere Abläufe an? zeigt. Die Kriterien der Grundsatzentscheidung führt der Beitrag Individualsoftware oder Standardsoftware aus.
ProXWorks® stellt die Kosten Ihrer Software-Optionen über die geplante Nutzungsdauer auf, einschließlich der Posten, die in keinem Angebot stehen, und macht so den wirtschaftlichsten Weg sichtbar.