Betriebsbesichtigung und Tag der offenen Tür: Anmeldung über die Website

Eine Besichtigung zeigt, was Text und Fotos nicht zeigen

Eine Betriebsbesichtigung ist ein geführter Rundgang durch die Räume, in denen ein Betrieb arbeitet: die Fertigung, das Lager, die Werkstatt, das Büro. Sie findet in zwei Formen statt. Die einzelne Besichtigung wird mit einem Kunden, einem Bewerber oder einer Schulklasse zu einem vereinbarten Termin durchgeführt. Der Tag der offenen Tür ist eine Veranstaltung mit festem Datum, zu der sich der Betrieb für mehrere Stunden einer größeren Zahl von Besuchern öffnet, meist in Gruppen, die nacheinander geführt werden.

Beide Formen haben einen Zweck, den die Website allein nicht erfüllt. Ein Industriekunde, der einen Zulieferer sucht, will vor dem ersten Auftrag sehen, wie die Fertigung organisiert ist, wie es um Ordnung und Prüfmittel steht und wer dort arbeitet. Ein Bewerber und seine Eltern wollen den Arbeitsplatz sehen, bevor sie einen Ausbildungsvertrag unterschreiben. Die Nachbarschaft will wissen, was hinter dem Zaun geschieht, an dem sie jeden Tag vorbeifährt. In allen drei Fällen ersetzt der Rundgang das Vertrauen, das Text und Fotos nur vorbereiten.

Die Website hat in diesem Ablauf vier Aufgaben: Sie lädt ein, sie nimmt die Anmeldung entgegen, sie informiert vor dem Besuch über Ablauf und Regeln, und sie hält nach dem Besuch den Kontakt. Für jede dieser Aufgaben gibt es eine Stelle, an der sie gut oder schlecht gelöst wird, und darum geht es in den folgenden Abschnitten.

Die Besichtigung bekommt eine eigene Seite

Eine Meldung im Aktuelles-Bereich reicht als Einladung nicht aus. Sie rutscht nach zwei Wochen unter die nächste Meldung, sie hat keine Anmeldung, und sie wird in der Suche nicht gefunden, wenn jemand nach „Tag der offenen Tür" und dem Namen des Betriebs sucht. Die Besichtigung bekommt deshalb eine eigene Seite mit eigener Adresse, die so lange bestehen bleibt, wie Besichtigungen angeboten werden.

Auf dieser Seite stehen die Angaben, die ein Besucher vor der Anmeldung braucht. Für den Tag der offenen Tür sind das Datum, Zeitfenster und Treffpunkt; für die einzelne Besichtigung der Hinweis, dass Termine nach Vereinbarung stattfinden, und die Zeiten, zu denen das möglich ist. In beiden Fällen gehören dazu die Dauer und der Ablauf des Rundgangs, die Zielgruppe und die Gruppengröße, die Regeln vor Ort wie festes Schuhwerk und gestellte Schutzbrillen, der Hinweis, ob der Rundgang mit Rollstuhl oder Kinderwagen möglich ist, die Regel zum Fotografieren und ein Ansprechpartner mit Telefonnummer für Rückfragen.

Dieselbe Logik gilt für jede Seite, auf der sich Besucher zu einem Termin anmelden. Wie eine Seite für Schulungen Termine, freie Plätze und den Weg zur Anmeldung zeigt, beschreibt der Beitrag zu Schulungen und Seminaren auf der Website; die Besichtigungsseite übernimmt den Aufbau und ergänzt die Regeln, die ein Rundgang durch eine Fertigung verlangt.

Die Anmeldung erfasst nur, was der Rundgang braucht

Die Anmeldung steht auf derselben Seite wie die Beschreibung, damit der Besucher nach dem Lesen keinen Weg suchen muss. Sie fragt die Angaben ab, die der Betrieb für die Durchführung braucht, und keine weiteren. Der Grundsatz der Datenminimierung aus der Datenschutz-Grundverordnung verlangt genau das: Erhoben wird, was für den Zweck erforderlich ist.

• Pflicht ist, was den Platz bestimmt. Name, Zahl der Personen, gewünschtes Zeitfenster und eine Kontaktmöglichkeit für Bestätigung und Absage. Ohne diese vier Angaben lässt sich kein Platz reservieren.
• Freiwillig ist, was die Führung verbessert. Die Firma, das Interesse als Kunde oder Bewerber, die Zahl der Kinder, wenn Altersgrenzen gelten, und eine Frage, die der Besucher vorab stellen will. Jedes dieser Felder ist als freiwillig gekennzeichnet, und die Anmeldung geht auch ohne sie durch.
• Getrennt steht, was Werbung ist. Die Einwilligung in einen Newsletter oder in spätere Kontaktaufnahme zu Werbezwecken ist eine eigene, nicht vorausgefüllte Abfrage und keine Bedingung für die Anmeldung.

Unmittelbar nach dem Absenden erhält der Besucher eine Bestätigung mit dem gewählten Zeitfenster, dem Treffpunkt mit Anfahrt und Parkplatz, den Regeln vor Ort und einem Eintrag für seinen Kalender. Am Vortag folgt eine Erinnerung mit denselben Angaben und einem Link, über den der Besucher absagen kann. Jede Absage gibt den Platz frei, und die Anwendung bietet ihn der Warteliste an. Für die einzelne Besichtigung tritt an die Stelle der Zeitfenster eine Terminwahl aus den Zeiten, die der Betrieb freigegeben hat; wie eine solche Terminwahl aufgebaut ist und welche Pflichten sie mit sich bringt, behandelt der Beitrag zur Online-Terminbuchung auf der Website.

Zeitfenster verteilen die Besucher über den Tag

Ein Zeitfenster ist ein fester Zeitraum, zu dem eine Gruppe den Rundgang beginnt, mit einer Höchstzahl an Plätzen. Es löst die beiden Probleme des offenen Zustroms: Um elf Uhr stehen dreißig Personen am Empfang, um vierzehn Uhr niemand, und die führende Person ist an der lauten Maschine für die Hälfte der Gruppe nicht zu hören.

Die Kapazität des Tages ergibt sich aus drei Größen: der Zahl der Personen, die führen können, der Dauer eines Rundgangs und dem Abstand zwischen zwei Starts. Führen zwei Mitarbeiter, dauert ein Rundgang 45 Minuten und startet alle 30 Minuten eine Gruppe, laufen zeitweise drei Gruppen gleichzeitig durch die Halle, und der Weg muss das zulassen. Die Gruppengröße ergibt sich aus der engsten Stelle des Wegs und aus der Frage, wie viele Personen an einer laufenden Maschine noch zuhören können; bei Führungen durch eine Fertigung sind das meist acht bis fünfzehn.

Die Website zeigt je Zeitfenster die freien Plätze und meldet ein volles Fenster als ausgebucht. Wer dort trotzdem hinwill, trägt sich auf die Warteliste ein und wird benachrichtigt, sobald eine Absage einen Platz freigibt. Für Besucher ohne Anmeldung, die am Tag selbst vor der Tür stehen, hält der Betrieb einen Bereich bereit, der ohne Führung zugänglich ist: die Ausstellung im Foyer, der Stand der Ausbildung, die Verpflegung. Den Rundgang selbst bekommen sie, wenn in einem Fenster Plätze übrig geblieben sind.

Die Teilnehmerliste steuert den Empfang

Aus den Anmeldungen entsteht die Teilnehmerliste: je Zeitfenster die angemeldeten Personen mit Namen, Personenzahl und den freiwilligen Angaben. Sie ist am Tag selbst das Werkzeug des Empfangs, und sie liegt dort als Ansicht auf einem Tablet, weil sich bis zum Morgen noch Absagen und Nachrücker ergeben, die ein Ausdruck vom Vortag nicht kennt.

Am Empfang wird jede Ankunft abgehakt. Daraus ergeben sich drei Angaben, die ohne Liste nur geschätzt werden: Wie viele Personen tatsächlich in der Halle sind, was für die Sicherheit und für den Fall einer Räumung zählt; welche angemeldeten Besucher nicht erschienen sind, deren Plätze an die Warteliste und an Laufkundschaft gehen; und welche Gruppe gerade startet, damit die führende Person nicht auf Nachzügler wartet. Die Sicherheitsunterweisung, ein kurzer Hinweis auf Wege, Schutzbrille und Verhalten an den Maschinen, wird vor dem Start jeder Gruppe gegeben und für die Gruppe mit Uhrzeit vermerkt.

Die freiwilligen Angaben aus der Anmeldung bekommen am Empfang ihre Funktion. Wer sich als Bewerber angemeldet hat, bekommt den Hinweis auf den Stand der Ausbildung und den Namen des Ausbilders, der dort steht. Wer als Kunde kommt, wird dem Vertriebsmitarbeiter genannt, der die Gruppe begleitet. Diese Zuordnung ist der Grund, die Angaben überhaupt abzufragen; ohne eine Verwendung am Tag bleiben sie weg.

Fotos vom Tag brauchen die Einwilligung der Gezeigten

Ein Tag der offenen Tür liefert die Bilder, die ein Betrieb sonst nicht bekommt: volle Halle, Kinder an der Maschine, Mitarbeiter im Gespräch mit Besuchern. Für die Veröffentlichung dieser Bilder auf der Website oder in sozialen Netzwerken gilt das Recht am eigenen Bild. Es besagt, dass eine erkennbar abgebildete Person darüber entscheidet, ob ihr Bild veröffentlicht wird, und dafür braucht es ihre Einwilligung.

Für Besucher wird das in drei Schritten gelöst. Bei der Anmeldung steht, dass Fotos entstehen und wofür sie verwendet werden. Am Eingang steht ein Hinweisschild mit derselben Aussage. Und wer nicht fotografiert werden will, bekommt am Empfang ein sichtbares Kennzeichen, etwa ein farbiges Band, das der Fotograf kennt und beachtet. Bei Kindern entscheiden die Eltern, und im Zweifel bleibt ein Bild mit erkennbaren Kindern unveröffentlicht.

Für die eigenen Mitarbeiter gilt die Einwilligungspflicht ebenso, und sie wird vor der Veranstaltung eingeholt, mit der Angabe, wofür die Bilder verwendet werden und wie lange. Was dabei zu beachten ist und was mit den Bildern nach einem Austritt geschieht, behandelt der Beitrag zu Mitarbeiterfotos auf der Website. Umgekehrt legt der Betrieb fest, was Besucher fotografieren dürfen: In einer Fertigung mit Kundenteilen, Zeichnungen oder Vorrichtungen, die ein Betriebsgeheimnis darstellen, gilt an den betroffenen Stationen ein Fotoverbot, das auf der Seite angekündigt und vor Ort ausgeschildert wird.

Die Nachbereitung macht aus Besuchern Kontakte

Der Wert eines Tags der offenen Tür entsteht in den Tagen danach. Ein Besucher, der die Halle gesehen hat und am Folgetag eine Nachricht bekommt, die zu seinem Anlass passt, bleibt in Kontakt. Ein Besucher, von dem der Betrieb nach dem Tag nichts mehr weiß, war Publikum.

Die Nachricht am Folgetag dankt für den Besuch und enthält, was zum Anlass passt. Der Bewerber bekommt die offenen Ausbildungs- und Arbeitsstellen mit dem Weg zur Bewerbung und dem Namen des Ausbilders, den er am Stand getroffen hat. Der Kunde bekommt den Ansprechpartner aus dem Vertrieb, der seine Gruppe begleitet hat, und das Angebot eines eigenen Termins für sein Vorhaben. Die Nachbarschaft bekommt die freigegebenen Fotos und den Hinweis auf den nächsten Termin. Welche Nachricht jemand bekommt, ergibt sich aus der freiwilligen Angabe bei der Anmeldung, und wer keine gemacht hat, bekommt die allgemeine Fassung. Wie ein Kontakt nach einem persönlichen Treffen digital weitergeht, beschreibt der Beitrag Vom Messestand auf die Website für die Messe; die Nachbereitung einer Besichtigung folgt derselben Reihenfolge.

Mit der Nachbereitung endet der Zweck der Anmeldedaten. Nach einer kurzen Frist löscht die Anwendung die Datensätze selbsttätig und protokolliert die Löschung. Ausgenommen sind Daten mit eigener Grundlage: die ausdrücklich erteilte Einwilligung in den Newsletter, eine konkrete Anfrage, die in den Vertrieb übergeht, und eine Bewerbung, die in das Bewerbungsverfahren wechselt und dort nach dessen Fristen behandelt wird. Eine Nachricht an alle Besucher ohne Anlass drei Monate später gehört nicht dazu; dafür fehlt die Grundlage.

Drei Zahlen aus der Anmeldung bleiben als Auswertung, ohne Personenbezug: wie viele Personen sich angemeldet haben und wie viele erschienen sind, wie die Zeitfenster ausgelastet waren und wie sich die Besucher auf Kunden, Bewerber und Nachbarschaft verteilt haben. Mit diesen drei Zahlen wird der nächste Tag geplant.

So richten wir die Anmeldung zur Besichtigung ein: vier Schritte

Die Besichtigungsseite mit Anmeldung richten wir in vier Schritten ein, und der erste davon findet an einem Vormittag in Ihrer Halle statt. Nach jedem Schritt liegt ein Ergebnis vor, das Sie prüfen können.

1. Wir gehen den Rundgang mit Ihnen ab. Gemeinsam mit der Person, die führen wird, laufen wir den Weg durch die Halle, messen die Dauer, finden die engste Stelle und die lautesten Stationen und legen daraus Gruppengröße, Dauer und Startabstand fest. Dazu klären wir die Regeln vor Ort und die Stationen mit Fotoverbot. Sie erhalten: den Ablauf des Rundgangs mit Stationen, Minuten und Gruppengröße sowie die Liste der Regeln.
2. Wir bauen die Seite. Aus dem Ablauf entsteht die Besichtigungsseite mit Datum, Zeitfenstern oder Terminwahl, Treffpunkt und Anfahrt, Regeln, Fotohinweis und Ansprechpartner. Die Anmeldung fragt die vier Pflichtangaben und die freiwilligen Felder ab, die Sie am Tag verwenden. Sie erhalten: die Seite zur Abnahme auf einer geschützten Vorschau.
3. Wir richten Bestätigung, Erinnerung, Warteliste und Liste ein. Bestätigung mit Kalendereintrag, Erinnerung am Vortag mit Absage-Link, Warteliste je Fenster und die Teilnehmerliste für das Tablet am Empfang werden eingerichtet und mit Testanmeldungen durchgespielt, einschließlich einer Absage und eines Nachrückers. Sie erhalten: den laufenden Anmeldeweg und die Löschregel für die Anmeldedaten.
4. Wir begleiten den ersten Tag und die Nachbereitung. Am Tag selbst steht der Empfang mit der Liste, am Folgetag gehen die Nachrichten je Anlass hinaus, und nach der Frist werden die Daten gelöscht. Danach werten wir mit Ihnen die drei Kennzahlen aus und passen Zeitfenster und Gruppengröße für den nächsten Termin an. Sie erhalten: die Auswertung des Tages und die angepasste Planung für den nächsten.

Vier Fehler treten bei Besichtigungen immer wieder auf

Ob ein Betrieb zum ersten oder zum zehnten Mal einlädt: Vier Fehler kehren wieder, und jeder davon entscheidet sich in den Wochen vor dem Tag.