Mitarbeiterfotos auf der Website:
Einwilligung, Austritt, Persönlichkeitsrechte
Mitarbeiterfotos sind einer der stärksten Vertrauensanker auf einer Website — und gleichzeitig einer der unterschätztesten rechtlichen Stolperdrähte. Was Sie vor dem Shooting klären müssen, was beim Austritt zu tun ist und woran saubere Einwilligungen erkennbar sind.
Auf vielen Mittelstands-Websites lächeln Mitarbeiter aus Team-Sektionen, „Über uns"-Seiten und Karriere-Bereichen. Manche dieser Gesichter sind seit Jahren nicht mehr im Unternehmen. Andere wurden nie schriftlich gefragt. Wieder andere haben damals zugestimmt — heute aber gute Gründe, das Foto offline haben zu wollen.
Mitarbeiterfotos sind ein Vertrauensinstrument. Sie zeigen, dass hinter dem Logo echte Menschen stehen — das macht die Seite menschlicher, glaubwürdiger, zugänglicher. Was eine gute „Über uns"-Seite auszeichnet, beginnt fast immer mit ehrlichen Personenfotos. Und genau weil das so wichtig ist, lohnt sich der Blick auf die Rechts-Seite, bevor das nächste Shooting ansteht.
Die vier Stationen eines Mitarbeiterfotos
Vor dem Shooting, im Shooting, online, beim Austritt
Schriftlich, freiwillig, mit klarem Zweck — nicht im Arbeitsvertrag versteckt.
Welche Fotos entstehen, wie werden sie genutzt, wo gespeichert?
Welche Plattformen, welche Bildunterschriften, welche Zweckbindung?
Foto zeitnah offline, Einwilligung archivieren, Folgepublikationen prüfen.
Die drei häufigsten Fehler entstehen alle in Station 1 und 4 — Anfang und Ende.
Warum Mitarbeiterfotos so viel Vertrauen schaffen
Menschen vertrauen Menschen. Ein Foto vom Team, vom Inhaber, vom konkreten Ansprechpartner signalisiert: Hier steht jemand mit seinem Gesicht hinter dem, was angeboten wird. Das wirkt auf einer KMU-Website oft stärker als jede Auszeichnung, jede Zertifizierung oder jeder Slogan.
Besonders in drei Kontexten sind Mitarbeiterfotos wirkungsvoll:
- „Über uns"-Seite: Wer steckt hinter dem Unternehmen — und ist erreichbar?
- Karriere-Bereich: Wie sieht das künftige Team aus, wie wirkt die Atmosphäre?
- Kontakt- und Beratungsseiten: Wer wird sich melden, wenn ich anfrage?
Die Kehrseite: Genau weil Fotos so persönlich wirken, sind sie rechtlich streng geschützt. Das Recht am eigenen Bild ist eines der ältesten und am klarsten ausformulierten Persönlichkeitsrechte im deutschen Recht — und wer es übergeht, riskiert nicht nur Abmahnungen, sondern auch Vertrauen.
Mitarbeiterfotos sind ein Vertrauensinstrument — und werden zum Vertrauensbruch, sobald sie ohne saubere Grundlage online stehen. Wer das Thema richtig aufsetzt, hat dauerhaft Ruhe; wer es schleifen lässt, fängt sich früher oder später eine unangenehme Diskussion mit ehemaligen Kollegen ein.
Die doppelte Rechtsgrundlage: KUG und DSGVO
Mitarbeiterfotos auf Websites werden in Deutschland gleich von zwei Gesetzen erfasst — und beide müssen Sie als Arbeitgeber im Blick haben:
Das Kunsturhebergesetz (KUG)
§ 22 KUG stellt den Grundsatz fest: Bildnisse einer Person dürfen nur mit deren Einwilligung verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Das gilt seit über hundert Jahren und ist in der Rechtsprechung sehr eng ausgelegt: Sobald eine Person erkennbar ist und das Foto öffentlich gemacht wird, braucht es ihre Zustimmung.
§ 23 KUG kennt Ausnahmen — etwa für Personen der Zeitgeschichte, für Versammlungen, für Beiwerk in Landschaftsaufnahmen. Für die klassische KMU-Website greifen diese Ausnahmen praktisch nie. Mitarbeiterfotos sind keine Zeitgeschichte und kein Beiwerk.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Seit 2018 gilt zusätzlich: Ein Foto, auf dem eine identifizierbare Person zu sehen ist, ist ein personenbezogenes Datum im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Die Veröffentlichung ist eine Verarbeitung, die eine Rechtsgrundlage braucht — bei Mitarbeiterfotos auf der Website regelmäßig die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Praktisch heißt das: KUG-Einwilligung und DSGVO-Einwilligung werden in einem Dokument zusammengeführt. Wer beide Anforderungen sauber abdeckt, ist auf der sicheren Seite — wer nur eine bedenkt, hat regelmäßig eine Lücke.
„Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Die Einwilligung gilt im Zweifel als erteilt, wenn der Abgebildete dafür, dass er sich abbilden ließ, eine Entlohnung erhielt."
Quelle: § 22 KUG (gesetze-im-internet.de)Was eine wirksame Einwilligung enthalten muss
Eine Einwilligung ist nicht nur ein Häkchen oder ein „Ja" auf dem Flur. Damit sie rechtlich trägt, muss sie eine Reihe von Merkmalen erfüllen — und am Ende für den Verantwortlichen nachweisbar sein.
Die Mindest-Bestandteile
- Name der einwilligenden Person — mit Datum und Unterschrift, damit die Zuordnung später möglich ist.
- Konkrete Beschreibung des Foto-Materials — Anlass, Datum, ggf. Foto-Set oder Shooting-Bezeichnung; nicht nur „künftige Fotos allgemein".
- Verwendungszwecke einzeln benannt — Website, Karriereseite, Social Media, Pressearbeit, Print-Broschüren. Was nicht aufgeführt ist, ist nicht eingewilligt.
- Hinweis auf Freiwilligkeit — die Einwilligung darf nicht an Vorteile gekoppelt sein, ihre Verweigerung darf keine Nachteile im Arbeitsverhältnis bringen.
- Hinweis auf das Widerrufsrecht — jederzeit, ohne Gründe, an wen der Widerruf zu richten ist (Adresse, E-Mail).
- Speicherdauer oder Befristung — entweder feste Dauer (z. B. „bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses + 6 Monate") oder bis zum Widerruf.
Was nicht funktioniert
- Eine generische „Datenschutz-Klausel" im Arbeitsvertrag.
- Eine pauschale Einwilligung „für alle künftigen Marketing-Zwecke".
- Eine mündliche Zusage ohne Dokumentation.
- Eine Einwilligung, die der Mitarbeiter nur durch Schweigen erteilt.
- Eine Einwilligung, die der Vorgesetzte für den Mitarbeiter unterzeichnet.
Die saubere Variante ist ein eigenes, eigenständiges Einwilligungs-Dokument — vom Arbeitsvertrag getrennt, zum Foto-Termin oder beim Onboarding ausgehändigt, mit der ausdrücklichen Möglichkeit, abzulehnen ohne Folgen. Dieses Dokument wird mit dem Foto-Material archiviert und ist im Streitfall die einzige Verteidigungslinie.
Mitarbeiterwechsel: Was beim Austritt passieren muss
Der häufigste rechtliche Stolperdraht entsteht nicht beim Shooting, sondern beim Austritt. Ein Mitarbeiter geht — und sein Foto bleibt online. Manchmal jahrelang. Das ist nicht nur unschön gegenüber dem Ehemaligen, sondern auch irreführend gegenüber Website-Besuchern, die einen Ansprechpartner kontaktieren wollen, der gar nicht mehr da ist.
Was rechtlich gilt
Der Austritt allein beendet die Einwilligung nicht automatisch. Wenn die Einwilligung als gültig vereinbart war „bis zum Widerruf", darf das Foto rechtlich online bleiben, solange der ehemalige Mitarbeiter keinen Widerruf ausspricht. War sie befristet auf die Dauer des Arbeitsverhältnisses („+ X Monate Aufbrauchsfrist"), endet sie mit dem Austritt automatisch.
Die rechtssichere Praxis: Im Einwilligungs-Dokument wird die Geltungsdauer explizit auf das bestehende Arbeitsverhältnis bezogen, mit einer Übergangs- frist von einigen Monaten für den Austausch von Druckmaterial. Damit ist die Sache beim Austritt automatisch geregelt — ohne dass jemand explizit widerrufen muss.
Was zur Offboarding-Routine gehört
- Foto-Check im Austrittsgespräch: Wo erscheint die Person auf der Website, in Broschüren, in Pressematerial?
- Frage nach den Präferenzen: Sofort offline, mit Übergangsfrist, oder darf das Foto in unveränderter Form bleiben? Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten.
- Website-Entfernung: Foto, Bildunterschrift und ggf. personalisierte Texte werden zeitnah aktualisiert oder entfernt.
- Folgepublikationen prüfen: Social-Media-Beiträge, Pressemitteilungen, archivierte Newsletter — was bleibt, was wird gelöscht?
- Dokumentation ablegen: Wann wurde was entfernt? Wer hat den Status freigegeben? Das ist die Antwort, falls Monate später ein Widerruf nachgeschickt wird.
Wer Mitarbeiterfotos in eine Karriereseite eingebaut hat, hat hier doppelten Pflegeaufwand — Karriereseiten leben von Aktualität, und ein Gesicht, das längst weg ist, irritiert Bewerber sofort.
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen im Streit. Sein Foto bleibt zwei Jahre auf der „Über uns"-Seite. Er schreibt eine Mail mit Widerruf und Frist von 24 Stunden. Die Website wird nicht reagiert, weil niemand den Zugang hat. Das endet regelmäßig mit Abmahnung, Anwaltskosten und einem schlechten Geschmack auf beiden Seiten — vermeidbar mit einer klaren Offboarding-Routine.
Sonderfälle: Gruppenbilder, Hintergrund, Veranstaltungen
Nicht jedes Foto ist ein klassisches Porträt. Drei Konstellationen tauchen in der Praxis regelmäßig auf — und jede hat eigene Regeln.
Gruppenfotos und Team-Aufnahmen
Ein Team-Foto braucht die Einwilligung jeder erkennbaren Person — nicht nur der Geschäftsführung oder der „Hauptakteure". Wenn auch nur eine Person widerruft, muss das Foto entweder ausgetauscht, neu fotografiert oder die betroffene Person unkenntlich gemacht werden. Letzteres ist technisch möglich, sieht aber meistens schlecht aus — die saubere Lösung ist ein neuer Foto-Termin.
Hintergrund- und Reportage-Aufnahmen
Wer das eigene Bürogebäude fotografiert und im Hintergrund laufen zufällig Mitarbeiter durch den Empfang, sind diese im juristischen Sinne meist „Beiwerk" der Szene — die Einwilligung ist hier nicht zwingend, solange die Person nicht das eigentliche Motiv des Bildes ist. Faustregel: Würde man das Bild auch nehmen, wenn die Person nicht zu sehen wäre? Wenn ja, ist sie Beiwerk. Sicherer ist dennoch, kurz nachzufragen.
Veranstaltungen und Firmenfeiern
Bei Firmenveranstaltungen, Messen oder Team-Events darf grundsätzlich fotografiert werden — aber auch hier gilt: Wer im Bild deutlich erkennbar im Vordergrund steht, braucht eine Einwilligung. Eine Übersichtsaufnahme vom Veranstaltungssaal mit dreißig Personen in mittlerer Distanz ist meist unproblematisch. Eine Detailaufnahme von zwei lachenden Mitarbeitern an der Bar dagegen nicht. Praxisempfehlung: Vor Veranstaltungen einen kurzen Hinweis verteilen, dass fotografiert wird, mit Hinweis darauf, wie die Fotos verwendet werden — und wer das nicht möchte, kann sich melden.
Häufige Fehler aus der Praxis
In der Praxis tauchen die folgenden sechs Fehler immer wieder auf. Wer sie kennt, kann sie systematisch vermeiden.
Gilt als nicht freiwillig erteilt — der Bewerber kann faktisch nicht ablehnen.
Häufigster Konfliktauslöser — vermeidbar mit klarer Offboarding-Routine.
Unwirksam, weil zu unbestimmt — Verwendungszwecke müssen einzeln benannt sein.
Rechtlich wirksam, im Streit aber praktisch nicht nachweisbar.
Verschwundene Dokumente lassen sich vor Gericht nicht herzaubern.
Verschlimmert jeden Konflikt — Widerrufe gehören zeitnah umgesetzt.
Die Fehler 1 bis 3 sind systemische Schwachstellen — sie betreffen die Grundlage. Die Fehler 4 bis 6 sind organisatorische Schwächen — sie entstehen, weil niemand zuständig ist. Beide Klassen lassen sich mit einer kleinen, klaren Routine entschärfen.
Der saubere Workflow vom Shooting bis zur Offline-Nahme
Wer die Sache einmal richtig aufsetzt, hat Jahre Ruhe. Der Aufwand ist überschaubar — ein gut gemachtes Einwilligungs-Dokument plus eine dokumentierte Offboarding-Routine. Beides lässt sich in einem halben Tag erarbeiten und danach für jedes Shooting wiederverwenden.
Vor dem Shooting
- Einwilligungs-Dokument fertig vorbereitet mit konkretem Anlass und Zwecken.
- Mitarbeiter werden vorab informiert — was wird fotografiert, was passiert mit den Bildern?
- Wer nicht möchte, kann ohne Begründung absagen; das wird notiert.
Beim Shooting
- Einwilligung wird vor oder direkt nach den Aufnahmen unterzeichnet, nicht „bei Gelegenheit später".
- Rohdaten und Auswahlbilder werden separat gespeichert.
- Das Foto-Material wird mit Verweis auf die Einwilligungs-Datei abgelegt.
Bei der Veröffentlichung
- Verwendete Bilder werden gegen die Einwilligungen abgeglichen — passt der Zweck?
- Auf der Website wird vermerkt, welches Foto wo eingesetzt ist (interne Übersicht).
- Bildunterschriften und Bildtitel werden datenschutzfreundlich formuliert (Vorname reicht oft).
Beim Austritt
- Checkliste, wo die Person erscheint, läuft Teil der Offboarding-Routine.
- Foto wird je nach Einwilligungs-Geltungsdauer entfernt oder Übergangsfrist gesetzt.
- Status wird in der Mitarbeiter-Akte dokumentiert — wann wurde was entfernt?
Wer Mitarbeiterfotos systematisch behandelt, hat keine schlaflosen Nächte vor Abmahnungen oder peinlichen E-Mails. Was bleibt, ist das, weshalb man die Fotos überhaupt macht: ein menschliches, glaubwürdiges Gesicht für das Unternehmen. Wer das Thema mit einem einmaligen jährlichen Website-Check kombiniert, hat den Bestand mit minimalem Aufwand sauber.
Häufig gestellte Fragen
Rechtlich genügt eine nachweisbare Einwilligung — sie muss nicht zwingend schriftlich erteilt werden. In der Praxis ist die Schriftform aber dringend zu empfehlen, weil im Streitfall der Verantwortliche (also Sie als Arbeitgeber) die Einwilligung nachweisen muss. Eine kurze schriftliche Erklärung mit Datum, Zweck der Veröffentlichung, Verweis auf das Widerrufsrecht und Unterschrift schafft die saubere Beweisgrundlage. Mündliche Zustimmungen reichen formal, sind im Konfliktfall aber praktisch wertlos.
Der Austritt allein beendet die Veröffentlichung nicht automatisch. Solange die Einwilligung gültig ist und der Zweck der Veröffentlichung weiterhin erfüllt wird, darf das Foto rechtlich online bleiben. In der Praxis ist das aber heikel: Ehemalige Mitarbeiter werden oft auf der Website gezeigt, obwohl sie längst weg sind — das ist irreführend gegenüber Besuchern und kann zu Widerrufen führen. Saubere Lösung: Bei Austritt immer aktiv anfragen, ob das Foto offline soll, und es bei Widerruf zeitnah entfernen.
Ja. Eine Einwilligung nach DSGVO ist jederzeit für die Zukunft widerrufbar — ohne Angabe von Gründen und ohne Nachteile für den Mitarbeiter. Nach einem Widerruf muss das Foto zeitnah von der Website (und allen Folgepublikationen) entfernt werden. Bereits gedruckte Materialien — Broschüren, Visitenkarten, Plakate — dürfen aufgebraucht werden, soweit der Aufwand für den Rückruf unverhältnismäßig wäre. Eine pauschale Frist gibt das Gesetz nicht vor, „zeitnah" bedeutet in der Praxis Tage bis wenige Wochen, nicht Monate.
Nein — und das ist einer der häufigsten Fehler in der Praxis. Eine Einwilligung im Arbeitsvertrag gilt rechtlich als nicht freiwillig erteilt, weil der Bewerber sie faktisch nicht ablehnen kann, ohne den Job zu gefährden. Das Bundesarbeitsgericht und Datenschutz-Aufsichtsbehörden bewerten solche Klauseln entsprechend kritisch. Die Einwilligung muss separat, freiwillig und zu einem späteren Zeitpunkt erteilt werden — am besten als eigenständiges Dokument, das im Zweifel allein widerrufen werden kann, ohne das Arbeitsverhältnis zu berühren.
Ja. Auch im Gruppenfoto bleibt jede einzelne Person Träger ihrer Persönlichkeitsrechte — die Einwilligung muss von jedem einzelnen vorliegen, der erkennbar abgebildet ist. Eine Ausnahme greift nur, wenn die Personen lediglich „Beiwerk" einer Szene sind (etwa Hintergrund-Statisten bei einer Außenaufnahme des Gebäudes) — aber bei einem klassischen Team-Foto sind alle Akteure und benötigen ihre eigene Einwilligung. Wer das Foto später bearbeiten will (etwa eine Person unkenntlich machen, weil sie widerrufen hat), sollte die Rohdatei archivieren.
Karriereseiten gelten als besonders sensibler Kontext: Mitarbeiterfotos werben dort gezielt für die Arbeitgebermarke, und der Zweck ist klar erkennbar. Die Einwilligung sollte deshalb diesen Verwendungszweck (Recruiting, Arbeitgeberdarstellung, Karriereseite) ausdrücklich benennen. Wer Fotos auf der Karriereseite mit Zitaten oder Statements der Mitarbeiter kombiniert, braucht eine zusätzliche Einwilligung für den Text — auch ein Zitat ist eine persönliche Aussage und unterliegt eigenen Rechten.
Mitarbeiterfotos sind ein Pflege-Bestand, kein Set-and-forget
Was beim Shooting glücklich entstanden ist, bleibt nur dann ein Vertrauens- gewinn, wenn die Pflege dazu organisiert ist. Saubere Einwilligungen, klare Geltungsdauer, eine kurze Offboarding-Routine — das ist alles, was gebraucht wird, um aus einem rechtlichen Risiko ein dauerhaftes Asset zu machen.
Der größte Fehler ist nicht der fehlende Anwalt — sondern die fehlende Routine. Wer beim nächsten Shooting das Einwilligungs-Dokument standardmäßig dabei hat und beim nächsten Austritt einen Foto-Check macht, ist auf Jahre hin auf der sicheren Seite. Was die rechtliche Bewertung von Stockfotos, KI-Bildern und eigenen Aufnahmen jenseits der Mitarbeiterfrage betrifft, ergänzt der Beitrag zu Bildrechten auf der Website das Thema sinnvoll.
Wir prüfen Ihre Mitarbeiterfotos auf rechtliche Sauberkeit — Einwilligungen, Aushänge, Folgepublikationen — und liefern eine konkrete To-do-Liste.