Gesamtbetriebskosten (TCO)
Die Gesamtbetriebskosten, englisch Total Cost of Ownership (TCO), sind die Summe aller Kosten, die eine Software von der Auswahl bis zur Ablösung verursacht; neben Lizenz oder Entwicklung zählen Einführung, Anpassung, Betrieb, Updates, Schulung, interner Arbeitsaufwand und der spätere Wechsel dazu.
Die Gesamtbetriebskosten sind die Vergleichsgröße jeder [[make-or-buy-entscheidung|Make-or-Buy-Entscheidung]], weil bei Kauf und Eigenentwicklung die Kosten zu unterschiedlichen Zeitpunkten der Nutzung anfallen.
In einfachen Worten
Der Kaufpreis oder das Entwicklungsbudget ist bei Software der sichtbarste, selten aber der größte Posten. Die Gesamtbetriebskosten ordnen die übrigen Posten in drei Phasen. In der Einführungsphase fallen Auswahl, Einrichtung, Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulung und die Arbeitszeit der eigenen Leute an, die Anforderungen beschreiben und Tests durchführen. In der Nutzungsphase kommen laufende Lizenz- oder Mietgebühren, Hosting, Wartungsverträge, das Einspielen von Updates, die Pflege von Anpassungen und der Support hinzu. In der Ablösephase entstehen die Kosten für den Export der Daten, die Übergangszeit mit zwei parallel betriebenen Systemen und die Einarbeitung in das Nachfolgesystem. Eine vierte Kostenart erscheint auf keiner Rechnung: die Zeit, die Mitarbeitende für Umwege aufwenden, wenn die Software den Ablauf nicht abbildet. Sie wird geschätzt, indem man die Umwege zählt und mit ihrer Häufigkeit und Dauer multipliziert.
Wozu brauche ich das?
Die Rechnung wird aufgestellt, bevor zwischen Produkten oder zwischen Kauf und Eigenentwicklung gewählt wird, und sie läuft über denselben Zeitraum, den der Betrieb für die Nutzung plant. Bei einer Standardsoftware sind die laufenden Gebühren gut bekannt, die Kosten der Anpassungen dagegen schwer abzuschätzen; bei einer Individualsoftware verhält es sich umgekehrt. Ein fairer Vergleich setzt beide Wege über dieselbe Laufzeit mit denselben Posten an und bewertet die interne Arbeitszeit mit einem einheitlichen Stundensatz.
Beispiel aus der Praxis
Eine Steuerberatungskanzlei vergleicht für ihr Mandantenportal zwei Wege über eine geplante Nutzungsdauer von acht Jahren. Der Mietdienst hat niedrige Einstiegskosten und eine monatliche Gebühr je Mandant, die mit dem Mandantenstamm wächst. Die Eigenentwicklung kostet in der Einführung deutlich mehr, danach fallen Hosting und ein Wartungsvertrag an. Die vollständige Aufstellung zeigt, dass der Mietdienst in den ersten Jahren günstiger ist und die Eigenentwicklung ab dem Zeitpunkt aufholt, an dem der Mandantenstamm die geplante Größe erreicht. Zwei Posten fehlten in beiden Angeboten: Der Mietdienst verlangt für den Datenexport bei Kündigung eine gesonderte Gebühr, und die Eigenentwicklung braucht nach einigen Jahren eine Überarbeitung der Oberfläche. Die Kanzlei wählt den Mietdienst und lässt die Exportgebühr vor Vertragsschluss streichen.
Wirtschaftlicher Nutzen
Die Aufstellung verhindert, dass ein niedriger Einstiegspreis die Entscheidung trifft und die Folgekosten später aus dem laufenden Budget bezahlt werden. Sie macht sichtbar, welche Posten verhandelbar sind, etwa Exportgebühren oder Preisanpassungsklauseln, und welche der Betrieb selbst steuert, etwa die Zahl der Anpassungen. Wird sie nach der Einführung mit den tatsächlichen Kosten fortgeschrieben, zeigt sie auch, wann die Kosten eines Systems seinen Nutzen übersteigen und die Ablösung geplant werden sollte.
Typische Fehler
- Nur Lizenz oder Entwicklungsbudget verglichen und Einführung, Betrieb und Ablösung ausgeblendet.
- Die eigene Arbeitszeit für Anforderungen, Tests und Datenpflege nicht angesetzt.
- Kauf und Eigenentwicklung über unterschiedlich lange Zeiträume gerechnet.
- Preisanpassungsklauseln im Mietvertrag übersehen, die jährliche Gebührenerhöhungen erlauben.
- Die Kosten der Ablösung vergessen – Datenexport, Parallelbetrieb und Einarbeitung fallen am Ende jeder Nutzung an.
Worauf achten?
- Die Rechnung über die geplante Nutzungsdauer aufstellen und nicht über ein einzelnes Jahr.
- Alle Posten nach Einführung, Nutzung und Ablösung gliedern und für jeden Weg dieselben Posten ansetzen.
- Interne Arbeitszeit mit einem realistischen Stundensatz bewerten.
- Exportgebühren, Mindestlaufzeiten und Preisanpassungsklauseln vor Vertragsschluss erfragen.
- Die Rechnung nach der Einführung mit den tatsächlichen Kosten abgleichen und fortschreiben.
Häufig gestellte Fragen
Was sind Gesamtbetriebskosten (TCO)?
Die Summe aller Kosten einer Software über ihre gesamte Nutzungsdauer: Auswahl, Einführung, Anpassung, laufender Betrieb, Updates, Schulung, interner Aufwand und Ablösung.
Wie berechnet man die TCO einer Software?
Zuerst wird die geplante Nutzungsdauer festgelegt. Dann werden die Kosten nach Einführungs-, Nutzungs- und Ablösephase gegliedert und je Phase summiert. Interne Arbeitszeit wird mit einem Stundensatz bewertet und mitgezählt.
Ist Mietsoftware günstiger als eine eigene Lösung?
In den ersten Jahren häufig. Die laufenden Gebühren steigen jedoch mit Nutzerzahl, Datenmenge oder vertraglichen Preisklauseln. Über viele Jahre gerechnet kann eine gekaufte oder eigene Lösung günstiger sein; das zeigt erst die vollständige Aufstellung.
Welche Kosten werden bei der TCO am häufigsten vergessen?
Die eigene Arbeitszeit bei Einführung und Pflege, der Anpassungsaufwand bei Updates und die Kosten der späteren Ablösung mit Datenexport und Parallelbetrieb.