E-Rechnung im B2B:
Pflichten, Formate und Fristen

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine maschinelle Verarbeitung ohne manuelle Übertragung erlaubt. Die Rechnungsdaten liegen als auslesbarer Datensatz vor und folgen der europäischen Norm EN 16931. § 14 Abs. 1 UStG lässt daneben ein zwischen Rechnungsaussteller und Empfänger vereinbartes anderes strukturiertes Format zu, sofern sich die erforderlichen Angaben daraus richtig und vollständig in ein normkonformes oder mit der Norm interoperables Format extrahieren lassen. Ein Buchhaltungssystem kann Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Positionen direkt übernehmen, ohne dass jemand die Werte abtippt.

Eine PDF-Datei zählt in diesem Sinne nicht als E-Rechnung. Sie bildet die Rechnung als Abbild ab, das für das menschliche Auge lesbar ist, ihre Werte liegen aber nicht als strukturierte Daten vor. Umsatzsteuerlich gilt sie als sonstige Rechnung, ebenso wie die Papierrechnung. Diese Unterscheidung entscheidet darüber, welche Rechnung in der Übergangszeit noch erlaubt ist und welche nicht.

Der Zweck hinter der Umstellung ist die durchgängige Verarbeitung. Wo Daten strukturiert ankommen, entfallen das Abtippen, ein Teil der Übertragungsfehler und die Suche nach Belegen. Der Rechnungseingang wird damit zu einem Ansatzpunkt für schlanke Abläufe, wie wir ihn allgemeiner im Beitrag über belastbare Prozessketten beschreiben.

Wer betroffen ist

Die Regelung betrifft den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind. Sobald ein Unternehmen an ein anderes Unternehmen in Deutschland eine Leistung abrechnet, fällt der Vorgang in den Anwendungsbereich. Rechnungen an Privatpersonen bleiben außen vor, ebenso Vorgänge, bei denen beide Seiten im Ausland sitzen.

Beim Empfang gibt es keine Größengrenze. Ein Einzelunternehmen ist hier genauso gefordert wie ein Betrieb mit hundert Beschäftigten. Eine Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnung ist seit 2025 nicht mehr erforderlich. Verlangt ist die Empfangsbereitschaft, nicht der Betrieb eines automatisierten Verarbeitungssystems; nach der Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums (FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026) genügt für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach. Der Versand ist gestaffelt und richtet sich nach dem Umsatz des Vorjahres, dazu gleich mehr.

Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen; § 34a UStDV stellt das seit 2025 ausdrücklich klar. Sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen versenden. Von der Empfangsbereitschaft befreit sie das nicht. Sobald ein Lieferant oder Dienstleister eine strukturierte Rechnung schickt, muss auch der kleine Betrieb sie annehmen können. Damit ist die Empfangsfähigkeit der praktische Mindeststandard für alle.

Die Fristen im Überblick

Die zeitliche Staffelung geht auf das Wachstumschancengesetz und die Neufassung von § 14 UStG zurück. Sie trennt den Empfang, der sofort gilt, vom Versand, der in Stufen kommt. Die folgenden Stichtage geben den Rahmen für die Ausstellung vor.

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist, eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig.
• 2025 und 2026: Für den Versand darf weiter Papier verwendet werden, das ohne Zustimmung des Empfängers; andere elektronische Formate wie eine PDF-Datei brauchen dessen Zustimmung (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Diese allgemeine Übergangszeit gilt für Unternehmen jeder Größe.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro betrug, müssen E-Rechnungen ausstellen. Wer diese Grenze nicht überschreitet, darf 2027 die Übergangsregel weiter nutzen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt unabhängig vom Umsatz für alle übrigen inländischen Umsätze zwischen Unternehmen. Dauerhaft ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, die Ausstellung durch Kleinunternehmer und bestimmte steuerfreie Umsätze (Abschnitt Ausnahmen).

Für die Praxis heißt das eine klare Reihenfolge. Die Empfangsbereitschaft ist seit 2025 verpflichtend und duldet keinen Aufschub. Der eigene Versand lässt sich planen, weil der Stichtag am Umsatz hängt. Wer über der Grenze von 800.000 Euro liegt, hat den früheren Termin und den entsprechend kürzeren Vorlauf.

Maßgeblich für die Auslegung sind neben dem Gesetzestext die beiden Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025, die den Umsatzsteuer-Anwendungserlass entsprechend angepasst haben, sowie die vom Ministerium veröffentlichten und zuletzt im März 2026 aktualisierten Fragen und Antworten zur E-Rechnung. Wer eine Detailfrage klären will, findet dort die Verwaltungsauffassung, an der sich die Finanzämter orientieren.

Die Formate: strukturiert und hybrid

Zwei Formate haben sich in Deutschland durchgesetzt, und beide erfüllen die Norm EN 16931. Der Unterschied liegt darin, ob die Rechnung eine sichtbare Bildebene mitbringt.

XRechnung: reine Datenstruktur

XRechnung ist ein Format, das vollständig aus strukturierten Daten besteht. Es gibt keine gestaltete Bildseite, die Rechnung ist ein Datensatz im XML-Format. Für das menschliche Auge braucht es ein Anzeigeprogramm, das die Daten in eine lesbare Ansicht bringt. Der Vorteil liegt in der schlanken, eindeutigen Struktur, die sich maschinell zuverlässig verarbeiten lässt.

ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten Daten

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine sichtbare PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Maschine liest die eingebetteten Daten. Dieses Format eignet sich für Betriebe, in denen Menschen die Rechnung noch ansehen, während im Hintergrund die strukturierte Verarbeitung läuft.

Weitere Wege der Übermittlung

Neben diesen beiden Formaten gibt es etablierte Datenaustausch-Verfahren, die in größeren Lieferketten seit Langem im Einsatz sind. Sie bleiben zulässig, wenn beide Seiten das Format vereinbart haben und sich die erforderlichen Angaben daraus richtig und vollständig in eine der Norm entsprechende oder mit ihr interoperable Form extrahieren lassen. Welches Format für einen Betrieb sinnvoll ist, hängt an den Systemen auf beiden Seiten der Rechnung und an den Erwartungen der Geschäftspartner.

Rechnungen empfangen und verarbeiten

Der Rechnungseingang ist der Punkt, an dem die Pflicht heute konkret wird. Gesetzlich verlangt ist nur, dass eine E-Rechnung ankommen kann. Wer die Daten zusätzlich liest, prüft und bucht, holt aus der Umstellung den Nutzen heraus, und genau dort verwandelt sich der Aufwand am schnellsten in schlankere Abläufe. Vier Bausteine gehören dazu.

Ein geeignetes Postfach

E-Rechnungen kommen meist als Datei per E-Mail. Ein festes Postfach, das nur für den Rechnungseingang zuständig ist, verhindert, dass eine Rechnung in einem allgemeinen Posteingang untergeht. Die zuständige Adresse gehört so kommuniziert, dass Lieferanten sie kennen.

Die Daten lesbar machen

Ein reiner XML-Datensatz ist ohne passendes Programm für Menschen schwer zu lesen. Ein Anzeigewerkzeug oder ein Buchhaltungssystem, das das Format verarbeitet, macht die Rechnung sichtbar und übernimmt die Werte zugleich für die Buchung. An dieser Stelle beginnt der eigentliche Nutzen der Umstellung.

Prüfung und Freigabe ordnen

Auch eine strukturierte Rechnung braucht eine sachliche Prüfung: Stimmt die Leistung, stimmt der Betrag, liegt eine Bestellung zugrunde. Ein geordneter Freigabeweg sorgt dafür, dass keine Rechnung ungeprüft gebucht und keine berechtigte Rechnung übersehen wird. Wie ein solcher Einstieg in einen ersten automatisierten Ablauf aussieht, zeigt der Beitrag zur ersten Automatisierung im Betrieb.

Revisionssicher aufbewahren

Die E-Rechnung wird in ihrem strukturierten Originalformat aufbewahrt, nicht als nachträglich erzeugter Ausdruck. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung verlangen eine unveränderbare, wieder auffindbare Ablage über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Wie eine belastbare Sicherung dieser Daten aufgebaut sein sollte, behandelt der Beitrag zur Datensicherung nach der 3-2-1-Regel.

Ausnahmen und Sonderfälle

Nicht jede Rechnung fällt unter die neue Formatpflicht. Einige Fälle bleiben ausdrücklich außen vor und dürfen weiter als sonstige Rechnung laufen.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Sie dürfen weiterhin als Papier- oder einfache elektronische Rechnung ausgestellt werden (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise: Tickets und vergleichbare Belege sind von der Formatpflicht ausgenommen (§ 34 UStDV).
• Rechnungen an Privatpersonen: Der Geschäftsverkehr mit Endkunden fällt nicht unter die Pflicht, weil sie den Verkehr zwischen Unternehmen betrifft.
• Ausstellung durch Kleinunternehmer: Betriebe nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV), aber empfangen können.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze: Für zahlreiche nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze besteht keine Pflicht zur E-Rechnung, etwa bei bestimmten steuerfreien Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietungen.

Die Ausnahmen betreffen die Ausstellung; sie gelten dauerhaft, nicht nur in der Übergangszeit. Für den Empfang bleibt der Grundsatz bestehen: Wer eine strukturierte Rechnung bekommt, muss sie annehmen und aufbewahren können, auch wenn er selbst unter eine Ausnahme fällt. Deshalb führt an der Empfangsfähigkeit für keinen Betrieb ein Weg vorbei.

In sechs Schritten vorbereiten

Die Umstellung wird beherrschbar, wenn man sie in eine Reihenfolge bringt. Die folgenden Schritte trennen das, was sofort zählt, von dem, was Vorlauf hat.

1. Empfang sicherstellen: Ein festes Postfach für den Rechnungseingang einrichten und einen Weg schaffen, die Daten zu lesen. Das ist die Pflicht, die bereits gilt.
2. Bestandssysteme prüfen: Klären, ob das vorhandene Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem die Formate verarbeitet und wo eine Ergänzung nötig ist.
3. Eigenen Stichtag bestimmen: Anhand des Vorjahresumsatzes festlegen, ob der Versand ab 2027 oder ab 2028 verpflichtend wird, und den Vorlauf danach planen.
4. Ausgangsformat festlegen: Entscheiden, in welchem Format die eigenen Rechnungen künftig laufen, abgestimmt auf die Systeme der Geschäftspartner.
5. Archivierung ordnen: Die revisionssichere Aufbewahrung im Originalformat einrichten, damit gebuchte Rechnungen unverändert und auffindbar bleiben.
6. Zuständigkeiten klären: Festhalten, wer Rechnungen prüft, freigibt und bucht, damit der neue Ablauf nicht an einer einzigen Person hängt.

Wo diese Schritte in einen größeren Digitalisierungsplan gehören, ordnet der Beitrag zur Digitalisierungsberatung im KI-Zeitalter ein. Die E-Rechnung ist dabei ein gut abgegrenzter Anlass, mit dem sich ein erster durchgängiger Prozess sauber aufsetzen lässt.

Die häufigsten Fehler

Bei der Umstellung wiederholen sich einige Muster, die sich mit wenig Aufwand vermeiden lassen.

Die ersten drei Punkte betreffen Pflichten, die schon heute greifen, die letzten beiden die Planung des eigenen Versands.

Rechtsgrundlagen und Quellen

Der Beitrag gibt den Rechtsstand zum 15. August 2026 wieder. Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall gelten die folgenden Texte; bei Detailfragen ist die Steuerberatung die richtige Anlaufstelle.

• § 14 UStG: Definition der E-Rechnung, zulässige Formate, Ausstellungspflicht
• § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027
• § 4 Nr. 8 bis 29 UStG: steuerfreie Umsätze ohne E-Rechnungspflicht
• § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen), § 34 UStDV (Fahrausweise), § 34a UStDV (Kleinunternehmer)
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, in Ergänzung des Schreibens vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)
• Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand 23. März 2026