Welche Unterlagen sollte ich zu meiner Website haben?
Sechs: die Liste aller Zugänge mit Inhaberschaft, die Beschreibung des Systems und seiner Bestandteile, den Nachweis über Ort und Häufigkeit der Sicherungen, den Meldeweg mit Zuständigkeiten und Fristen, den Vertrag mit Leistungsumfang und Nutzungsrechten sowie die Liste aller Ablageorte für Code und Daten.
Die Mappe, die im Ernstfall zählt
Die meisten Betriebe haben zu ihrer Website eine Rechnung und eine Telefonnummer. Das genügt, solange alles läuft. Es genügt nicht, wenn die Website ausfällt, die zuständige Person nicht erreichbar ist oder die Zusammenarbeit endet. Sechs Unterlagen decken diese Fälle ab.
1. Die Liste aller Zugänge
Welche Konten gehören zu Ihrer Website, auf wen laufen sie, und wer hat Zugriff? Aufzunehmen sind:
- Verwaltung der Domain
- Hosting und Serverzugang
- Konto der Versionsverwaltung, in der der Quellcode liegt
- Redaktionszugänge zum Inhaltssystem
- Konten bei eingebundenen Diensten, etwa für Zahlung, Versand oder Kartendarstellung
Die Kennwörter selbst gehören nicht in diese Liste, sondern in einen Kennwort-Verwalter; die Liste verweist darauf. Welche Konten auf Sie ausgestellt sein sollten, behandelt die Frage, wem Quellcode und Zugänge gehören.
2. Die Beschreibung des Systems
Woraus besteht die Website technisch, und was hängt wovon ab? Die Beschreibung nennt die Bestandteile, die eingebundenen Dienste Dritter, die zeitgesteuerten Aufgaben und die Frage, was bei deren Ausfall geschieht. Der Maßstab ist einfach: Eine fachkundige Person, die das System nicht kennt, muss damit arbeiten können.
Diese Unterlage lässt sich später am schwersten nachholen. Ein Zugang liegt vor oder liegt nicht vor; wie die Teile zusammenwirken, weiß dagegen nur, wer daran gearbeitet hat, und dieses Wissen geht mit der Person. Einzelheiten stehen im Wissensbeitrag zur Betriebsdokumentation.
3. Der Nachweis über die Sicherungen
Wo liegen die Sicherungen, wie oft wird gesichert, welche Teile umfassen sie, und wann wurde zuletzt zurückgespielt? Der letzte Punkt ist der aussagekräftigste. Einzelheiten stehen bei den Sicherungen Ihrer Website.
4. Der Meldeweg
An welche Adresse melden Sie eine Störung, welche Fristen gelten je Schwere, und wer entscheidet über eine Abschaltung? Diese Angabe gehört dorthin, wo sie im Ausfall erreichbar ist, also außerhalb der Systeme, die betroffen sein können. Eine ausgedruckte Seite im Ordner ist hier kein Rückschritt.
5. Der Vertrag mit Leistungsumfang und Rechten
Was ist beauftragt, welche Betreuung ist vereinbart, welche Nutzungsrechte am Quellcode wurden eingeräumt, und was gilt bei Vertragsende? Der letzte Punkt entscheidet darüber, wie aufwendig ein späterer Wechsel wird; die Frage, was beim Agenturwechsel mit der Website geschieht, beschreibt das genauer.
6. Die Liste der Ablageorte
Wo überall liegen Code, Daten und Kopien? Neben dem Produktivsystem sind das häufig Arbeitsumgebungen, Testsysteme, Ablagen für Dateiaustausch und Sicherungsziele. Diese Liste wird selten geführt und ist die Antwort auf eine Frage, die im Ernstfall gestellt wird: Wo liegen unsere Daten noch?
Wo die Mappe liegen sollte
An einem Ort, der weiterarbeitet, wenn die Website stillsteht: ein anderer Anbieter, ein Firmenlaufwerk, notfalls Papier im Ordner. Liegt die Mappe auf demselben Server wie der Auftritt, fällt sie im selben Moment aus wie das, wofür sie gebraucht wird.
Wann Sie sie brauchen
| Lage | Welche Unterlage trägt |
|---|---|
| Störung außerhalb der Arbeitszeit | Meldeweg, Systembeschreibung |
| Ausfall der zuständigen Person | Zugänge, Systembeschreibung |
| Angriff auf die Website | Sicherungen, Ablageorte, Meldeweg |
| Wechsel des Dienstleisters | Zugänge, Vertrag, Ablageorte |
| Prüfung durch eine Behörde | Ablageorte, Vertrag, Sicherungen |