Übergabefähigkeit
Übergabefähigkeit beschreibt den Zustand eines Systems, in dem ein anderer fachkundiger Dienstleister es ohne Mitwirkung des bisherigen übernehmen und weiterbetreiben kann.
Die Übergabefähigkeit entscheidet darüber, wie frei ein Auftraggeber in der Wahl seines Dienstleisters bleibt.
In einfachen Worten
Ein System ist übergabefähig, wenn alles vorliegt, was für seinen Weiterbetrieb nötig ist, und zwar an einer Stelle, auf die der Auftraggeber selbst zugreift. Dazu gehören vier Bestandteile. Erstens der Quellcode in einer Versionsverwaltung, deren Konto dem Auftraggeber gehört, mit der Historie und nicht nur mit dem letzten Stand. Zweitens die Zugänge: Domainverwaltung, Hosting, Datenbank, Zertifikate, Konten bei Diensten Dritter, jeweils auf den Auftraggeber ausgestellt. Drittens die Betriebsdokumentation, also die Beschreibung der Bestandteile, ihrer Abhängigkeiten und des Wiederanlaufs. Viertens die Angabe aller Ablageorte, an denen Code, Daten oder Sicherungskopien liegen, einschließlich der Stellen außerhalb der eigentlichen Produktivumgebung. Übergabefähigkeit ist damit ein prüfbarer Zustand. Die belastbare Prüfung besteht darin, den Weiterbetrieb einmal ohne den bisherigen Dienstleister durchzuspielen, statt die Vollständigkeit der Unterlagen bloß zu bestätigen.
Wozu brauche ich das?
Geprüft wird die Übergabefähigkeit sinnvollerweise zu Beginn und nicht erst beim Wechsel, denn im Streitfall ist die Mitwirkung des bisherigen Dienstleisters gerade nicht sicher. Anlässe sind der geplante Wechsel, der Ausfall eines Einzeldienstleisters, eine Betriebsnachfolge und die Aufnahme eines zweiten Dienstleisters für Teilbereiche. Für den Auftraggeber ist sie zugleich ein Maßstab bei der Auswahl: Wer Übergabefähigkeit vertraglich zusagt und regelmäßig nachweist, bindet den Kunden durch Leistung statt durch Abhängigkeit. Den größten Aufwand verursacht dabei die Betriebsdokumentation, weil sie jemand schreiben muss, der das System noch kennt.
Beispiel aus der Praxis
Ein Betrieb kündigt seinem langjährigen Dienstleister und bittet um Übergabe. Der Quellcode liegt in einem Konto des Dienstleisters, die Domain ist auf dessen Firma registriert, die Datenbank läuft auf einem Server, dessen Zugang nur er kennt, und eine Beschreibung des Zusammenspiels existiert nicht. Die Übernahme scheitert nicht an der Technik, sondern daran, dass jeder Schritt die Mitwirkung der Gegenseite braucht. Wäre die Übergabefähigkeit bei Vertragsschluss festgelegt und einmal jährlich geprüft worden, hätte der neue Dienstleister mit dem vorhandenen Bestand beginnen können.
Wirtschaftlicher Nutzen
Übergabefähigkeit ist die Bedingung dafür, dass ein Auftraggeber seinen Dienstleister wechseln kann, ohne das System neu bauen zu lassen. Sie wirkt zugleich gegen den Ausfall einer einzelnen Person, denn dieselben Unterlagen, die den Wechsel ermöglichen, ermöglichen auch die Vertretung im Krankheitsfall. Wirtschaftlich schlägt sie in der Verhandlungsposition durch: Ein Betrieb, der jederzeit übernehmen lassen kann, verhandelt Konditionen anders als einer, dessen System an das Wissen eines Einzelnen gebunden ist. Wo der Anbieter den Quellcode aus guten Gründen nicht herausgibt, tritt die Quellcode-Hinterlegung an diese Stelle.
Typische Fehler
- Domain, Hosting oder Entwicklerkonten laufen auf den Dienstleister, obwohl sie dem Auftraggeber gehören sollten.
- Übergeben wird nur der letzte Stand des Quellcodes ohne Historie, wodurch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen entfällt.
- Die Beschreibung des Zusammenspiels der Bestandteile fehlt, und der Nachfolger muss sie durch Nachbauen erschließen.
- Weitere Ablageorte und Kopien bleiben unerwähnt, sodass Daten an Stellen liegen, von denen der Auftraggeber nichts weiß.
- Die Übergabefähigkeit wird zugesagt, aber nie geprüft, und der Mangel zeigt sich erst beim Wechsel.
Worauf achten?
- Alle Konten bei Vertragsschluss auf den Auftraggeber ausstellen und dem Dienstleister Zugriff einräumen.
- Einmal jährlich einen Übergabetest ansetzen: Kann ein Dritter aus den vorhandenen Unterlagen aufbauen?
- Eine vollständige Liste der Ablageorte führen, einschließlich Sicherungskopien und Arbeitsumgebungen.
- Die Übergabepflicht im Vertrag mit Frist und Umfang festhalten, nicht als allgemeine Zusage.
- Bei Fremdbestandteilen die Lizenzlage dokumentieren, damit der Nachfolger sie weiterverwenden darf.
Häufig gestellte Fragen
Woran erkennt man, ob ein System übergabefähig ist?
Daran, ob ein fachkundiger Dritter es aus den vorhandenen Unterlagen aufbauen und betreiben könnte, ohne den bisherigen Dienstleister zu fragen. Die belastbare Prüfung ist ein Durchspielen dieses Falls, nicht die Bestätigung, dass Unterlagen existieren.
Auf wen sollten Domain und Hosting laufen?
Auf den Auftraggeber. Der Dienstleister erhält Zugriff zur Verwaltung, bleibt aber nicht Inhaber. Läuft die Registrierung auf ihn, hängt jede Änderung an seiner Mitwirkung, und das gerade dann, wenn die Zusammenarbeit endet.
Reicht die Übergabe des Quellcodes?
Nein. Ohne Zugänge, Dokumentation der Abhängigkeiten und Kenntnis aller Ablageorte lässt sich aus dem Code allein kein laufendes System herstellen. Auch die Historie der Versionsverwaltung gehört dazu, weil sie zeigt, warum eine Stelle so aussieht, wie sie aussieht.
Wann sollte die Übergabefähigkeit geprüft werden?
Zu Beginn der Zusammenarbeit und danach in festem Rhythmus, üblicherweise jährlich. Beim Wechsel selbst ist die Mitwirkung des bisherigen Dienstleisters ungewiss, und ein Mangel lässt sich dann nur noch feststellen, nicht mehr beheben.