Online-Angebotsannahme
Die Online-Angebotsannahme ist die Zustimmung eines Kunden zu einem Angebot auf einer eigens dafür erzeugten Seite, bei der das System den Zeitpunkt, die bestätigte Person und die Version des Angebots als Nachweis festhält.
Die Online-Angebotsannahme schließt die Lücke zwischen der Anfrage über die Website und dem Auftrag in der [[warenwirtschaft|Warenwirtschaft]]; der dauerhafte Belegzugriff danach ist Aufgabe eines [[kundenportal|Kundenportals]].
In einfachen Worten
Das Angebot entsteht in der Warenwirtschaft und wird dem Kunden als persönliche Seite zugeschickt, erreichbar über einen Link mit einer langen, nicht erratbaren Kennung. Auf der Seite stehen Positionen, Anhänge, Geschäftsbedingungen, die Gültigkeit mit Datum und der aktuelle Versionsstand. Der Kunde stellt Rückfragen an der betroffenen Position; führt eine Rückfrage zu einer Änderung, stellt der Vertrieb eine neue Version ein, und die alte bleibt lesbar, aber gesperrt. Zur Annahme bestätigt der Kunde seine Identität über einen Code an die hinterlegte E-Mail-Adresse und klickt auf die Annahme. Das System speichert dazu den Zeitstempel nach seiner eigenen Uhr, die Versionsnummer und die bestätigte Adresse; beide Seiten erhalten dieselbe Bestätigung mit einer unveränderlichen Fassung des Angebots. Dieser bestätigte Klick ist die einfachste Stufe der elektronischen Signatur. Aus der Annahme erzeugt die Warenwirtschaft über eine Schnittstelle den Auftrag und die Auftragsbestätigung, ohne dass jemand abtippt.
Wozu brauche ich das?
Die Online-Annahme passt zu wiederkehrenden, formfreien Angeboten zwischen Unternehmen: Nachbestellungen, Standardleistungen, Wartungsverträge ohne gesetzliche Schriftform. Der Vertrieb sieht zu jedem Angebot, ob es geöffnet wurde, ob eine Rückfrage offen ist und wann es abläuft, und fasst mit Anlass nach statt auf Verdacht. Das Protokoll mit Zeitstempel ersetzt die Unterschrift auf Papier.
Beispiel aus der Praxis
Ein Anbieter von Betriebsausstattung verschickt Angebote bisher als Anhang; die Kunden drucken, unterschreiben und schicken ein Foto zurück, das jemand in einen Auftrag abtippt. Mit der Angebotsseite nimmt ein Bestandskunde das Angebot am Tag des Eingangs an, nachdem er eine Menge an einer Position hinterfragt und der Vertrieb eine zweite Version eingestellt hat. Die Auftragsbestätigung geht automatisch hinaus, die Auftragsnummer verweist auf das Angebot, im Protokoll steht, welche Version wann von welcher Adresse bestätigt wurde, und die Belege findet der Kunde später im Kundenportal.
Wirtschaftlicher Nutzen
Die Annahme per Seite verkürzt die Zeit zwischen Angebot und Auftrag, weil der Umweg über Papier entfällt, und sie beseitigt die Übertragungsfehler beim Abtippen. Der Nachweis aus Person, Zeitpunkt und Version ist belastbarer als eine fotografierte Unterschrift, und die gesperrte Annahme nach Ablauf der Angebotsgültigkeit schützt vor Zusagen zu veralteten Konditionen.
Typische Fehler
- Annahme ohne Identitätsbezug: Wer den Link hat, kann zusagen.
- Änderungen überschreiben das Angebot statt eine neue Version zu erzeugen.
- Die Annahme landet als E-Mail im Vertrieb, und der Auftrag wird weiter von Hand angelegt.
- Abgelaufene Angebote bleiben annehmbar, weil die Frist nur als Text steht.
- Ein Zeichenfeld für eine gemalte Unterschrift als Nachweis verwenden.
Worauf achten?
- Mit der Rechtsberatung klären, welche Angebotsarten Schriftform verlangen, und diese zunächst ausnehmen.
- Protokoll der Annahme festlegen: Code an bestätigte Adresse, Serverzeit, Versionsnummer, sichtbare Bedingungen.
- Versionen führen, nur die aktuelle Version annehmbar machen.
- Auftrag und Auftragsbestätigung aus der Annahme in der Warenwirtschaft erzeugen lassen.
- Mit einem Kundenkreis und einer Angebotsart beginnen und den Rücklauf beobachten.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Online-Angebotsannahme?
Die Zustimmung eines Kunden zu einem Angebot auf einer eigens erzeugten Seite. Das System hält Zeitpunkt, bestätigte Person und Angebotsversion fest und erzeugt daraus den Auftrag in der Warenwirtschaft.
Ist eine Angebotsannahme per Klick verbindlich?
Für formfreie Verträge zwischen Unternehmen ja, sofern sich belegen lässt, wer wann welchem Stand zugestimmt hat. Verlangt eine Vertragsart die gesetzliche Schriftform, braucht es die qualifizierte elektronische Signatur; welche Verträge betroffen sind, klärt die Rechtsberatung.
Braucht der Kunde ein Konto für die Annahme?
Nein. Der Zugang läuft über einen persönlichen Link mit langer Kennung, die Identität wird vor der Annahme über einen Code an die hinterlegte E-Mail-Adresse bestätigt. Ein Konto wird erst für den dauerhaften Belegzugriff im Kundenportal sinnvoll.
Was passiert, wenn der Kunde das Angebot ändern will?
Er stellt die Rückfrage an der Position, der Vertrieb ändert die Position und veröffentlicht eine zweite Fassung. Die frühere Version bleibt lesbar, angenommen werden kann nur die aktuelle.