Musterauftrag
Ein Musterauftrag ist ein Auftrag mit eigener Auftragsart in der Warenwirtschaft, über den ein Muster das Lager verlässt: Er bucht den Bestand ab, erzeugt keine Rechnung, bucht die Kosten auf die Musterkostenstelle und bleibt mit dem späteren Serienauftrag verknüpft.
Der Musterauftrag ist das Gegenstück zur [[musteranfrage|Musteranfrage]] in der [[warenwirtschaft|Warenwirtschaft]] und die Datengrundlage für [[kostenstelle|Kostenstelle]] und [[musterquote|Musterquote]].
In einfachen Worten
Ein Muster, das jemand aus dem Lager nimmt und nebenbei verpackt, hinterlässt keine Spur: Im Lagerbestand fehlt ein Stück ohne Buchung, die Ausgabe erscheint in keiner Auswertung, und ein Folgeauftrag lässt sich dem Muster nicht zuordnen. Der Musterauftrag schließt diese Lücke, indem er das Muster wie jeden anderen Auftrag durch die Warenwirtschaft führt, mit drei Unterschieden. Er trägt eine eigene Auftragsart, die ihn in Auswertungen von Verkaufsaufträgen trennt. Er erzeugt keine Rechnung an den Empfänger, oder, wenn der Betrieb Muster berechnet, eine Rechnung mit Gutschrift bei späterem Auftrag. Und er bucht Materialwert, Verpackung, Versand und einen festen Satz für die Arbeitszeit auf die Musterkostenstelle. Das Lager kommissioniert ihn mit einem Lieferschein, der die Kennzeichnung als Muster und die Musternummer trägt, und legt ein Begleitblatt mit Ansprechpartner und Rückmeldeweg bei. Die Sendungsnummer wird am Auftrag gespeichert. Entsteht später ein Serienauftrag, verweist er auf den Musterauftrag; diese Verknüpfung ist der Schlüssel für die Auswertung, welches Muster zu welchem Auftrag führte.
Wozu brauche ich das?
Jeder Betrieb, der Muster versendet, braucht den Musterauftrag, sobald er wissen will, was der Musterweg kostet und einbringt. Die Musteranfrage auf der Website erzeugt ihn. Ohne ihn bleibt die Musterquote eine Schätzung, und die Frage, ob Muster berechnet oder frei versendet werden sollen, lässt sich nicht aus Zahlen beantworten.
Beispiel aus der Praxis
Ein Verpackungshersteller legt in seiner Warenwirtschaft die Auftragsart Muster an, verknüpft sie mit der Musterkostenstelle und einem festen Arbeitszeitsatz je Auftrag. Jede freigegebene Musteranfrage erzeugt nun automatisch einen solchen Auftrag; das Lager sieht ihn in der Kommissionierliste mit dem Hinweis auf Begleitblatt und Kennzeichnung. Nach einem Quartal zeigt die Auswertung je Artikelgruppe, wie viele Musteraufträge einen Serienauftrag nach sich zogen und was ein Muster im Mittel gekostet hat.
Wirtschaftlicher Nutzen
Der Musterauftrag macht Bestand, Kosten und Erfolg des Musterwegs sichtbar, ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand im Alltag: Die Anfrage erzeugt ihn, das Lager arbeitet ihn ab wie jeden Auftrag. Erst mit ihm lassen sich Freigaberegel, Wertgrenze und die Entscheidung über berechnete Muster auf Zahlen stützen.
Typische Fehler
- Muster ohne Auftrag entnehmen, sodass Bestand und Kosten nicht stimmen.
- Muster als gewöhnlichen Verkaufsauftrag mit Nullpreis buchen und damit die Auswertung verfälschen.
- Den Serienauftrag nicht mit dem Musterauftrag verknüpfen.
- Begleitblatt und Kennzeichnung auf dem Lieferschein weglassen, sodass das Muster beim Empfänger ohne Absender liegt.
Worauf achten?
- Eigene Auftragsart anlegen, die Bestand abbucht und auf die Musterkostenstelle bucht.
- Festen Satz für die Arbeitszeit je Musterauftrag hinterlegen.
- Lieferschein mit Kennzeichnung und Musternummer, Begleitblatt mit Rückmeldeweg.
- Verknüpfung zum Serienauftrag als Pflichtfeld beim Übergang aus der Rückmeldung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Musterauftrag?
Ein Auftrag mit eigener Auftragsart in der Warenwirtschaft, über den ein Muster das Lager verlässt. Er bucht Bestand ab, erzeugt keine Rechnung, bucht die Kosten auf die Musterkostenstelle und bleibt mit dem späteren Serienauftrag verknüpft.
Warum reicht es nicht, das Muster einfach aus dem Lager zu nehmen?
Weil dann der Bestand nicht mehr stimmt, die Kosten nirgends erfasst sind und der spätere Auftrag keinen Bezug zum Muster hat. Ohne Musterauftrag gibt es weder Kosten je Muster noch eine Musterquote.
Was gehört auf den Lieferschein eines Musters?
Die Kennzeichnung als Muster, die Musternummer, Artikel und Variante. Dem Paket liegt ein Begleitblatt mit Ansprechpartner im Vertrieb und dem Weg zur Rückmeldung bei, etwa einer kurzen Adresse oder einem Code zum Musterdatensatz.