Auftragsmanagement-System (OMS)
Ein Auftragsmanagement-System, englisch Order Management System oder kurz OMS, führt den kaufmännischen Vorgang von der Anfrage über das Angebot bis zum abgeschlossenen Auftrag und steuert dabei Kalkulation, Termine und Arbeitsschritte.
In der Systemlandschaft eines Händlers sitzt das Auftragsmanagement-System zwischen Verkaufskanal und Warenwirtschaft. Der Shop nimmt die Bestellung entgegen, das [[erp|ERP]] führt Bestand und Buchhaltung, und das OMS verantwortet den Weg dazwischen: die Kalkulation eines Vorgangs, seine Termine, seine Arbeitsschritte und seinen Status. In kleinen Häusern übernimmt das ERP diesen Teil mit. Sobald Angebote eigene Rechenwege haben oder ein Auftrag durch mehrere Stationen läuft, lohnt sich ein eigenes System dafür.
In einfachen Worten
Ein Auftragsmanagement-System bildet einen Vorgang über seine gesamte Laufzeit ab. Es beginnt bei der Anfrage, die ein Kunde stellt, führt zum Angebot mit Positionen, Mengen und Konditionen, und daraus wird bei Annahme der Auftrag. Zu jedem Vorgang gehören Einkaufs- und Verkaufspreis je Position, daraus die Marge, außerdem Wunsch-, Fix- und Versandtermin, die zuständige Person und der erreichte Arbeitsschritt. Das System kennt damit jederzeit den Stand eines Auftrags und den Deckungsbeitrag, den er trägt. Abzugrenzen ist es von drei Nachbarn: Ein ERP führt zusätzlich Bestand, Einkauf und Buchhaltung und ist damit breiter angelegt. Ein CRM hat den Kunden als Gegenstand und die Verkaufschance als Vorgang, während im OMS der Auftrag das Objekt ist und der Kunde ein Merkmal daran. Ein Content-Management-System verwaltet Inhalte und berührt den kaufmännischen Vorgang nicht.
Wozu brauche ich das?
Der typische Anlass ist eine Kalkulation, die ein Standardsystem nicht abbildet. Staffelpreise, Zuschläge, Veredelung, Mindermengen und eigene Zahlungskonditionen greifen ineinander, und das Angebot soll genau so rechnen, wie der Betrieb kalkuliert. Dazu kommt die Steuerung: Wer bearbeitet den Auftrag gerade, welcher Arbeitsschritt fehlt noch, welcher Termin ist zugesagt und welche Marge bleibt am Ende. Ein Auftragsmanagement-System hält diese Angaben an einem Ort und macht sie für alle Beteiligten sichtbar, ohne dass jemand eine Tabellendatei führt.
Beispiel aus der Praxis
Ein Handelsbetrieb verkauft veredelte Ware an Gewerbekunden. Anfragen kommen per Telefon und Formular herein, das Angebot entsteht in einer Tabellendatei, der Auftrag wird per E-Mail bestätigt, und der Produktionsstand steht auf einem Ausdruck an der Werkbank. Bei zehn Vorgängen funktioniert das. Bei zweihundert offenen Aufträgen weiß niemand mehr, welcher Termin zugesagt wurde und welche Marge ein Auftrag trägt. Ein Auftragsmanagement-System führt dieselben Vorgänge mit Status, Terminen, Arbeitsschritten und Kalkulation an einer Stelle, und die Warenwirtschaft bekommt nur noch, was sie für Bestand und Buchhaltung braucht.
Wirtschaftlicher Nutzen
Der wirtschaftliche Nutzen liegt in drei Punkten. Erstens wird die Marge je Auftrag sichtbar, solange sie noch beeinflussbar ist, und nicht erst in der Auswertung des Quartals. Zweitens entfällt die Mehrfacherfassung: Angebot, Auftrag und Übergabe an die Warenwirtschaft greifen auf denselben Datensatz zu. Drittens bleibt das Wissen über einen Vorgang im System und nicht bei der Person, die ihn bearbeitet hat. Das zahlt sich bei Urlaub, Krankheit und Personalwechsel aus.
Typische Fehler
- Den Vorgang parallel im Auftragsmanagement und in einer Tabellendatei geführt – beide Stände laufen auseinander, und keiner ist am Ende belastbar.
- Die Kalkulation an mehreren Stellen programmiert – sobald sich eine Staffel ändert, weichen Angebot und Rechnung voneinander ab.
- Keine Datenhoheit festgelegt – ohne die Entscheidung, welches System Preise, Kunden und Termine führt, entstehen widersprüchliche Angaben zwischen OMS und ERP.
- Das System als Abbild der bestehenden Formulare gebaut – übernommen wird der Ablauf, den der Betrieb wirklich braucht, nicht das Papier, das er bisher ausgefüllt hat.
- Arbeitsschritte ohne Zuständigkeit angelegt – ein Status ohne benannte Person sagt nicht, wer als Nächstes handelt.
Worauf achten?
- Vor dem ersten Entwurf die Preisregeln vollständig aufschreiben: Staffeln, Zuschläge, Mindermengen, Konditionen, Fracht. Diese Aufstellung ist die Vorlage für die Rechenlogik.
- Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft in beide Richtungen planen und mit Fehlerbehandlung versehen, damit ein fehlgeschlagener Abgleich auffällt.
- Für jede Angabe festlegen, welches System sie führt, und diese Festlegung dokumentieren.
- Auswertungen von Anfang an mitdenken: offene Aufträge, fällige Termine, Marge je Kunde und je Arbeitsschritt.
- Rechte und Sichtbarkeiten je Rolle klären, bevor der erste Vorgang im System liegt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Auftragsmanagement-System?
Ein Auftragsmanagement-System, englisch Order Management System oder OMS, führt einen kaufmännischen Vorgang von der Anfrage über das Angebot bis zum abgeschlossenen Auftrag. Es rechnet die Kalkulation je Position, hält Wunsch-, Fix- und Versandtermin fest, kennt den erreichten Arbeitsschritt und weist die Marge des Vorgangs aus.
Worin unterscheidet sich ein OMS von einem ERP?
Ein ERP ist breiter angelegt: Es führt zusätzlich Bestand, Einkauf und Buchhaltung und bildet damit den gesamten Betrieb ab. Ein Auftragsmanagement-System konzentriert sich auf den Weg eines Auftrags und dessen Kalkulation. Beide Systeme arbeiten zusammen, wobei das OMS den Vorgang steuert und die Warenwirtschaft Bestand und Belege übernimmt.
Worin unterscheidet sich ein OMS von einem CRM?
Im CRM ist der Kunde der Gegenstand und die Verkaufschance der Vorgang; es begleitet die Beziehung vor dem Abschluss. Im Auftragsmanagement-System ist der Auftrag das Objekt, und der Kunde ist ein Merkmal daran. Der Schwerpunkt liegt auf der Abwicklung nach dem Abschluss.
Wann lohnt sich ein eigenes Auftragsmanagement-System?
Wenn die Kalkulation Regeln folgt, die ein Standardsystem nicht abbildet, wenn ein Auftrag durch mehrere Arbeitsschritte mit eigenen Zuständigkeiten läuft, oder wenn wichtige Angaben heute in Tabellendateien und E-Mails liegen. Ein zuverlässiger Hinweis ist die Frage, wie lange es dauert, den Stand und die Marge eines beliebigen offenen Auftrags zu nennen.