Kundenbestellungen automatisch ins ERP:
E-Mail und PDF ohne Abtippen übernehmen

Die automatische Auftragserfassung überträgt Bestellungen ohne erneutes Erfassen ins ERP

Automatische Auftragserfassung bezeichnet einen Ablauf, der aus einer eingehenden Kundenbestellung einen Auftrag im ERP erzeugt, ohne dass ein Mitarbeiter die Angaben abtippt. Das ERP, kurz für Enterprise Resource Planning, ist die Software, in der ein Betrieb Artikel, Kunden, Preise und Aufträge zentral führt; im Handel heißt sie meist Warenwirtschaft. Der Ablauf liest die Bestellung, ordnet ihre Positionen den eigenen Artikeln zu, ergänzt die Konditionen des Kunden und legt den Auftrag an.

Der Unterschied zur Arbeit von Hand liegt in der Verteilung der Aufgaben. Ohne Automatisierung liest ein Mensch jede Bestellung vollständig, sucht jede Nummer, überträgt jede Zeile und prüft dabei nebenbei, ob alles zusammenpasst. Mit Automatisierung erledigt das System das Lesen, Suchen und Übertragen, und der Mensch prüft gezielt die Fälle, die das System als unsicher gekennzeichnet hat. Die gleichförmige Arbeit fällt weg, die Entscheidung bleibt.

Diese Auftragserfassung ist von der Vorsortierung des Eingangs zu trennen. Ein digitaler Posteingang mit KI-Vorsortierung klärt, wohin eine eingehende Nachricht gehört, und erkennt eine Bestellung als solche. Die Auftragserfassung setzt danach an und klärt, wie aus dieser Bestellung ein Auftrag wird. In einem Betrieb, der beides nutzt, reicht der Posteingang die erkannte Bestellung an die Erfassung weiter.

Bestellungen erreichen den Innendienst als E-Mail-Text und als angehängte PDF

Kundenbestellungen kommen in uneinheitlicher Form herein, und die Form entscheidet, wie das System sie lesen kann. Drei Fälle treten regelmäßig auf, und jeder verlangt einen anderen ersten Schritt.

• Bestellung im E-Mail-Text: Der Kunde schreibt die Positionen direkt in die Nachricht. Der Text liegt maschinenlesbar vor und lässt sich ohne Umweg auswerten.
• Bestellung als PDF-Anhang: Die Bestellung hängt als Dokument an. Stammt die PDF aus einem Programm, enthält sie eine Textebene; stammt sie aus einem Scan, enthält sie nur ein Bild und muss zuerst lesbar gemacht werden.
• Strukturierte Bestelldatei: Größere Kunden senden die Bestellung in einem festen Datenformat für den elektronischen Austausch. Diese Datei liefert ihre Felder bereits getrennt und braucht keine Texterkennung.

Vor dem Auslesen klärt das System zwei Dinge: ob die Nachricht überhaupt eine Bestellung ist und von welchem Kunden sie stammt. Der Absender führt über die hinterlegte Adresse auf den Kundendatensatz im ERP, und dieser Datensatz liefert später die Konditionen. Lässt sich der Absender keinem Kunden zuordnen, geht die Bestellung an den Innendienst, bevor eine Position ausgelesen wird.

Die Zuordnung zum Kunden steht am Anfang

Dieselbe Bestellung bedeutet für zwei Kunden Verschiedenes, weil Preise, Staffeln und Zahlungsbedingungen am Kunden hängen. Deshalb bestimmt das System zuerst den Absender und erst danach die Positionen. Eine Bestellung von einer unbekannten Adresse, von einer Sammeladresse oder von einem gesperrten Konto ist von sich aus ein Fall für den Innendienst und wird nicht automatisch gebucht.

Das Auslesen zerlegt die Bestellung in Kopfdaten, Positionen und Konditionen

Das Auslesen trennt die Bestellung in drei Gruppen von Angaben. Die Kopfdaten gelten für die ganze Bestellung: Besteller, Lieferadresse, gewünschtes Lieferdatum, die Bestellnummer des Kunden. Die Positionen stehen zeilenweise: Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Menge, Einheit. Die Konditionen betreffen Preis, Rabatt und Zahlungsbedingung. Jede Gruppe wird getrennt erfasst, weil sie im Auftrag an einer anderen Stelle steht.

Für den gereihten Text einer E-Mail oder einer strukturierten Datei ist dieser Schritt unkompliziert. Für eine PDF hängt er an der Qualität des Dokuments. Ein aus einem Programm erzeugtes Dokument enthält die Zeichen als Text und lässt sich direkt lesen. Ein eingescanntes Dokument enthält nur ein Bild der Seite und muss zuerst durch eine Texterkennung laufen.

Die Texterkennung macht ein gescanntes Dokument maschinell lesbar

Texterkennung, oft mit der englischen Abkürzung OCR bezeichnet, wandelt das Bild einer Seite in lesbare Zeichen um. Die Güte des Ergebnisses richtet sich nach der Vorlage: Ein sauberer Ausdruck wird zuverlässig erkannt, ein schiefes Fax oder ein blasser Scan erzeugt Lesefehler. Solche Fehler betreffen besonders Ziffern, und eine falsch gelesene Ziffer in einer Artikelnummer oder einer Menge führt ohne Prüfung zu einem falschen Auftrag. Deshalb steht hinter der Texterkennung immer der Abgleich mit den eigenen Daten.

Jedes ausgelesene Feld bekommt einen Konfidenzwert

Der Konfidenzwert gibt an, wie sicher das System ein einzelnes Feld gelesen und erkannt hat. Ein klar gedrucktes Feld erreicht einen hohen Wert, ein undeutliches einen niedrigen. Dieser Wert entscheidet später mit darüber, ob eine Position ohne Eingriff durchläuft oder zur Prüfung vorgelegt wird. Das System reicht die Unsicherheit damit sichtbar weiter, statt eine unsichere Lesung als Tatsache auszugeben.

Der Abgleich ordnet jede Position einer Artikelnummer im Stammdatenbestand zu

Die ausgelesenen Positionen sind zunächst nur Text. Erst der Abgleich mit den eigenen Daten macht aus einer Textzeile eine bestellbare Position. Stammdaten bezeichnen die dauerhaft gepflegten Grundangaben eines Betriebs, hier den Artikelstamm mit Nummer, Bezeichnung, Einheit und Verkaufsstatus jedes Artikels. Der Abgleich sucht zu jeder Zeile der Bestellung den passenden Eintrag in diesem Stamm.

Dieser Schritt ist eine Form des Datenmappings: Eine Angabe aus einem fremden Dokument wird einem Feld im eigenen System zugeordnet. Die Kunst liegt darin, dass die Bestellung die Artikel in der Sprache des Kunden nennt, nicht in der eigenen. Der Kunde schreibt eine Bezeichnung, eine eigene Bestellnummer oder eine verkürzte Beschreibung. Das System muss daraus die eigene Artikelnummer ableiten.

Der Abgleich hängt an einem eindeutigen Merkmal je Artikel

Am sichersten ist die Zuordnung über die eigene Artikelnummer, wenn der Kunde sie in der Bestellung nennt. Fehlt sie, greift das System auf weitere Merkmale zurück: die beim Kunden hinterlegte Kunden-Artikelnummer, eine überbetrieblich gültige Produktkennung oder die Bezeichnung im Abgleich mit dem Artikeltext. Je mehr dieser Merkmale übereinstimmen, desto höher ist die Sicherheit der Zuordnung. Eine Zuordnung allein über eine ungefähr passende Bezeichnung bleibt unsicher und wird zur Prüfung vorgelegt.

Die Qualität des Abgleichs hängt deshalb unmittelbar an der Pflege der Stammdaten. Sind Kunden-Artikelnummern hinterlegt und Bezeichnungen einheitlich geführt, findet das System die meisten Positionen sicher. Zwei Programme erkennen denselben Datensatz nur an einem Merkmal, das gepflegt wird und sich nicht ändert; wie dieser Grundsatz bei der Kopplung von Warenwirtschaft und Onlineshop umgesetzt wird, beschreibt Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Website im Einzelnen.

Unbekannte und ausgelaufene Nummern legt das System als Klärfall mit Vorschlag vor

Ein Klärfall ist eine Position, die das System nicht sicher zuordnen kann und deshalb einer Person zur Entscheidung vorlegt. Statt eine unsichere Zuordnung zu buchen, hält das System den Vorgang an und zeigt, was es gelesen hat, welchen Treffer es für am wahrscheinlichsten hält und warum es unsicher ist. Die Person entscheidet mit diesem Zusammenhang vor Augen.

Einige Ursachen für einen Klärfall treten immer wieder auf, und für die meisten kann das System einen begründeten Vorschlag machen.

1. Unbekannte Nummer: Die genannte Nummer steht nicht im Artikelstamm. Das System schlägt den nach Bezeichnung ähnlichsten Artikel vor und nennt den Grund, etwa einen möglichen Zahlendreher.
2. Ausgelaufene Nummer: Der Artikel wird nicht mehr geführt. Ist im Stamm ein Nachfolger hinterlegt, schlägt das System diesen vor; fehlt der Nachfolger, geht die Position an den Innendienst.
3. Nur die Bestellnummer des Kunden: Der Kunde nennt seine eigene Nummer. Ist sie am Kunden hinterlegt, löst das System sie zur eigenen Artikelnummer auf; fehlt die Zuordnung, entsteht ein Klärfall.
4. Unklare Menge oder Einheit: Die Bestellung nennt eine Menge ohne Einheit oder eine Einheit, die der Artikel nicht führt. Das System zeigt die Stelle und bittet um Bestätigung.

Jede Entscheidung in einem Klärfall wird festgehalten. Löst eine Person eine Kundenbestellnummer erstmals auf, merkt sich das System die Zuordnung für die nächste Bestellung desselben Kunden. So sinkt die Zahl der Klärfälle mit der Zeit, weil wiederkehrende Fälle nach der ersten Entscheidung bekannt sind.

Preise und Konditionen stammen aus dem Kundenstamm des ERP

Steht die Zuordnung der Positionen fest, folgen die Konditionen. Preis, Rabatt, Staffel und Zahlungsbedingung setzt das System aus dem Kundenstamm des ERP ein, wo sie für jeden Kunden gepflegt sind. Die Bestellung liefert den Bedarf, der Kundenstamm liefert die Werte. Diese Trennung verhindert, dass eine Preisangabe aus der Bestellung ungeprüft in den Auftrag wandert.

Nennt die Bestellung dennoch einen Preis, dient er dem Abgleich. Stimmt er mit dem hinterlegten Preis überein, bestätigt das die Zuordnung. Weicht er ab, entsteht ein Klärfall: Der Kunde hat womöglich einen alten Katalogpreis übernommen, eine Preisänderung ist beim Kunden noch nicht angekommen, oder eine Sonderkondition ist im Stamm nicht hinterlegt. In allen Fällen entscheidet der Innendienst, bevor der Auftrag gebucht wird.

Eine Mindestmenge und eine Verpackungseinheit werden mitgeprüft

Über den reinen Preis hinaus prüft das System Regeln, die am Artikel hängen: eine Mindestbestellmenge, eine feste Verpackungseinheit, eine gesperrte Kunden-Artikel-Kombination. Eine Bestellung von sieben Stück bei einer Verpackungseinheit von zehn verletzt eine Regel am Artikel. Das System erkennt das und legt die Position als Klärfall vor, statt eine unzulässige Menge zu buchen.

Aus der geprüften Bestellung entsteht der Auftrag mit Auftragsbestätigung

Am Ende der Kette steht der Auftrag im ERP. Sind alle Positionen zugeordnet, die Konditionen gesetzt und die Prüfungen bestanden, legt das System den Auftrag an und erzeugt die Auftragsbestätigung für den Kunden. Die Bestätigung nennt die aufgenommenen Positionen, die Mengen, die Preise und das voraussichtliche Lieferdatum. Der Kunde sieht damit umgehend, wie der Betrieb seine Bestellung verstanden hat.

Die Auftragsbestätigung ist zugleich die erste Stelle, an der eine Fehlzuordnung auffällt. Weicht eine bestätigte Position von der Erwartung des Kunden ab, meldet er sich, bevor geliefert wird. Deshalb führt die Bestätigung alle aufgenommenen Positionen auf, damit der Kunde sie Zeile für Zeile prüfen kann. Wie eine verbindliche Zusage rechtssicher zustande kommt, behandelt der Beitrag zum Angebot, das der Kunde online annimmt.

Entsteht der Auftrag ohne erneutes Erfassen, bleibt die Verbindung zur ursprünglichen Bestellung erhalten. Die E-Mail oder die PDF hängt am Auftrag, und ein Protokoll hält fest, welche Position automatisch zugeordnet und welche in einem Klärfall von Hand entschieden wurde. Diese Spur macht später nachvollziehbar, wie eine Angabe im Auftrag zustande kam.

Der Betrieb legt fest, welche Bestellungen ohne Eingriff durchlaufen

Dunkelverarbeitung bezeichnet den Fall, dass ein Vorgang vom Eingang bis zur Buchung ohne menschlichen Eingriff durchläuft. Für die Auftragserfassung heißt das: Eine Bestellung wird ausgelesen, zugeordnet, mit Konditionen versehen und als Auftrag gebucht, ohne dass jemand sie angesehen hat. Ob und wann das zulässig ist, legt der Betrieb über Regeln fest, nicht das System von sich aus.

Drei Bedingungen entscheiden üblicherweise, ob eine Bestellung ohne Eingriff durchläuft.

• Hohe Konfidenz je Position: Jede Zeile ist sicher gelesen und eindeutig einem Artikel zugeordnet, kein Feld liegt unter der festgelegten Schwelle.
• Konditionen ohne Abweichung: Preise und Mengen stimmen mit dem Kundenstamm und den Artikelregeln überein, kein Klärfall ist offen.
• Innerhalb der Freigabegrenzen: Der Auftragswert, der Kunde und die Artikel liegen innerhalb der Grenzen, die der Betrieb für die automatische Buchung gesetzt hat.

Trifft eine dieser Bedingungen nicht zu, geht die Bestellung an den Innendienst. Die Dunkelverarbeitungsquote, also der Anteil der ohne Eingriff gebuchten Bestellungen, zeigt über die Zeit, wie gut die Stammdaten gepflegt und die Regeln gesetzt sind. Ein Betrieb kann konservativ beginnen und die Grenzen vorsichtig weiten, wenn die geprüften Fälle über einen Zeitraum verlässlich richtig waren.

Diese Aufteilung zwischen automatischem Durchlauf und menschlicher Entscheidung ist dieselbe, die jede verantwortbare Automatisierung trägt. Wie sich Freigaben so setzen lassen, dass der Mensch an den entscheidenden Stellen eingebunden bleibt, vertieft der Beitrag zur menschlichen Freigabe in KI-Ketten.

Die Auftragserfassung entsteht in festen Schritten

Die automatische Auftragserfassung startet mit wenigen Kunden und einem festen Artikelausschnitt. Weitere Kunden kommen erst hinzu, sobald die ersten Bestellungen über mehrere Wochen ohne Eingriff durchgelaufen sind. Sechs Schritte ordnen den Weg bis zum Echtbetrieb.

1. Bestellungen durchsehen: Eine repräsentative Menge eingegangener Bestellungen eines Zeitraums sichten und den Anteil bestimmen, der einen klaren, wiederkehrenden Aufbau hat.
2. Stammdaten prüfen: Artikelnummern, Einheiten, Nachfolger und hinterlegte Kunden-Artikelnummern durchgehen, weil die Qualität des Abgleichs an ihnen hängt.
3. Regeln festlegen: Schwellen für die Konfidenz, Grenzen für die automatische Buchung und den Umgang mit jedem Klärfall-Typ beschreiben.
4. Mit wenigen Kunden starten: Die Erfassung zuerst für einige Kunden mit gleichbleibendem Format einschalten, parallel zur gewohnten Bearbeitung von Hand.
5. Ergebnisse vergleichen: Über einen festgelegten Zeitraum die automatisch erzeugten Aufträge mit der Bestellung abgleichen und die Regeln nachschärfen.
6. Umfang erweitern: Erst wenn die geprüften Fälle verlässlich stimmen, weitere Kunden und Formate aufnehmen und die Begleitprüfung von Hand zurücknehmen.

Die fünf häufigsten Fehler bei der Einführung

Einige Muster treten bei der Einführung immer wieder auf und mindern den Nutzen, noch bevor er im Alltag ankommt.

Die ersten drei Punkte gefährden die Richtigkeit der Aufträge, die beiden letzten einen geordneten Start.