Den Weg zur Automatisierung wählen:
Integrationsplattform, Low-Code oder Programmierung

Drei Wege führen dieselbe Automatisierung aus

Eine Automatisierung nimmt einem Menschen eine wiederkehrende Arbeit ab: Daten von einem Programm ins nächste tragen, auf ein Ereignis reagieren, eine Prüfung ausführen, eine Benachrichtigung auslösen. Wie diese Arbeit technisch abläuft, bleibt dem Betrieb meist verborgen. Entscheidend für ihn ist, was der gewählte Weg im Aufbau kostet, wie zuverlässig er läuft und wer ihn ändern kann, wenn sich etwas im Ablauf verschiebt.

Die drei Wege lassen sich an ihrem Grundprinzip unterscheiden. Die Integrationsplattform ist ein Onlinedienst, der fertige Anschlüsse an gängige Programme mitbringt und Daten zwischen ihnen bewegt. Die Low-Code-Plattform ist eine Umgebung, in der ein Ablauf grafisch aus Bausteinen zusammengesetzt wird. Die Programmierung schreibt den Ablauf als eigenständige Software, die auf einem Server im eigenen Haus oder bei einem Anbieter läuft. Ein vierter Weg greift nur, wenn ein Programm gar keine Schnittstelle hat: die Bedienung über die Bildschirmoberfläche durch einen Software-Roboter.

Die Wege schließen sich nicht aus. Ein Betrieb kann einfache Freigaben über eine Low-Code-Plattform abbilden, den Datenaustausch zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop über eine Integrationsplattform laufen lassen und eine komplexe Preisberechnung programmieren. Die Kunst liegt darin, je Ablauf den Weg zu wählen, der zu seiner Größe und seiner Lebensdauer passt.

Die Integrationsplattform verbindet mehrere Systeme an einer Stelle

Eine Integrationsplattform ist ein Dienst, der verschiedene Programme über vorgefertigte Anschlüsse verbindet und Daten nach festen Regeln zwischen ihnen überträgt, umwandelt und protokolliert. Statt jedes Programm einzeln mit jedem anderen zu koppeln, hängt jedes System einmal an der Plattform, und die Plattform verteilt die Daten. Ein solcher Anschluss, Konnektor genannt, kennt das Zielprogramm, übernimmt die Anmeldung und weiß, wie dessen Daten aufgebaut sind.

Der Gewinn zeigt sich, sobald drei oder mehr Programme regelmäßig Daten tauschen. Dann wachsen einzeln gebaute Verbindungen schnell zu einem Geflecht, das niemand mehr überblickt und das an unbemerkten Stellen ausfällt. Die Plattform führt diese Verbindungen zusammen: Jede Übertragung wird nach denselben Regeln ausgeführt, fehlgeschlagene Übertragungen werden wiederholt, und eine Fehlerliste zeigt an einer Stelle, was nicht durchlief. Wie eine solche Anbindung zwischen zwei Systemen konkret funktioniert, beschreibt der Beitrag Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Website.

Die Plattform eignet sich für das Verbinden vorhandener Systeme. Umfangreiche neue Geschäftslogik entsteht auf ihr kaum; sie setzt voraus, dass für die eigenen Kernprogramme passende Konnektoren vorliegen. Vor der Auswahl lohnt deshalb die Prüfung, ob die Warenwirtschaft, der Shop und die Buchhaltung bereits fertige Anschlüsse haben. Die technischen Grundlagen vertieft der Glossareintrag zur Integrationsplattform (iPaaS).

Low-Code legt den Ablauf in die Hand der Fachabteilung

Eine Low-Code-Plattform ist eine Entwicklungsumgebung, in der man Formulare, kleine Programme und ganze Abläufe vorwiegend durch das Zusammenstecken fertiger Elemente baut, statt sie zu schreiben. Eigener Code kommt nur dort hinzu, wo ein passendes Element fehlt. Man ordnet einen Auslöser, eine Abfrage, eine Bedingung und eine Benachrichtigung auf einer Arbeitsfläche an, und die Plattform führt diese Anordnung aus und betreibt sie. Fehlt jede Möglichkeit zu programmieren, spricht man von No-Code; diese Form ist rascher gelernt und stößt dort an ihre Grenze, wo die mitgelieferten Elemente nicht ausreichen.

Der Vorteil liegt in der Geschwindigkeit und in der Nähe zur Fachabteilung. Einen Ablauf, den die Büroleitung oder der Innendienst genau kennt, richten dieselben Leute in Tagen ein und passen ihn an, wenn sich eine Regel ändert. Eine Urlaubsfreigabe, eine Formularstrecke oder eine einfache Datenübertragung entsteht so, ohne dass jeder kleine Wunsch über die IT läuft. Die Grenzen zeigen sich bei hoher Last, bei tief verschachtelter Logik und bei Abläufen, die über viele Jahre unverändert stabil bleiben müssen.

Je mehr Abläufe auf der Plattform liegen, desto größer wird eine Sammlung, die Aufmerksamkeit verlangt: Jeder einzelne will beschrieben, einer Person zugeordnet und vor jeder Änderung geprüft sein, wie es für betriebseigene Software gilt. Ein Ablauf ohne benannte verantwortliche Person wird zum Risiko, sobald diese Person die Abteilung wechselt. Worauf es beim Einsatz ankommt, führt der Glossareintrag zur Low-Code-Plattform aus.

Programmierung trägt hohe Last und verschachtelte Logik

Programmierung bildet den Ablauf als eigenständige Software ab, die genau auf den Betrieb zugeschnitten ist. Dieser Weg erfordert am Anfang den höchsten Aufwand, weil nichts aus Bausteinen entsteht und jede Regel ausformuliert wird. Dafür ist das Ergebnis frei von den Grenzen einer Plattform: Die Logik kann beliebig verschachtelt sein, die Lösung verarbeitet große Mengen und hohe Spitzen, und sie läuft auf einem Server im eigenen Haus oder bei einem frei gewählten Anbieter.

Die Programmierung lohnt sich dort, wo ein Ablauf zum Kern des Geschäfts gehört und über viele Jahre stabil laufen soll. Eine Preisberechnung mit Staffeln und Sonderkonditionen, eine Steuerung mit Echtzeitanforderung oder ein Ablauf, der täglich sehr große Datenmengen bewegt, findet in programmierter Form seine tragfähige Basis. Die Abgrenzung zwischen fertiger Standardsoftware und eigens gebauter Lösung behandelt der Beitrag Individualsoftware oder Standardsoftware.

Der Preis dieses Weges liegt in der Verantwortung für den Betrieb: Die Software braucht Pflege, Sicherheitsaktualisierungen und eine Stelle, die sie weiter kennt. Diese Verantwortung lässt sich an einen Dienstleister übergeben, sie verschwindet aber nicht. Für kleine, überschaubare Abläufe ist der Aufwand dieses Weges zu hoch; dort sind Low-Code oder eine Integrationsplattform wirtschaftlicher.

RPA überbrückt Systeme ohne eigene Schnittstelle

In mittelständischen Betrieben laufen häufig Fachprogramme, denen jede technische Anbindung fehlt. An ihre Inhalte kommt man allein über die Eingabemasken am Bildschirm, die sonst ein Mensch von Hand bedient. Hier setzt die robotergestützte Prozessautomatisierung an, kurz RPA: Ein Software-Roboter bedient das Programm über dessen Oberfläche wie ein Mensch. Er wird einmal angelernt und wiederholt den Ablauf danach beliebig oft, etwa das Übertragen von Werten aus einem Kundenportal in die Warenwirtschaft.

RPA ist der Sonderfall unter den Wegen, weil es nicht an der Datenebene ansetzt, sondern an der Oberfläche. Das macht es dort einsetzbar, wo keine Schnittstelle möglich ist, und zugleich empfindlich: Verschiebt eine Softwareaktualisierung ein Eingabefeld oder taucht eine neue Meldung auf, erkennt der Roboter seinen Ankerpunkt nicht wieder und hält an oder trägt Werte in die falsche Maske. Der Weg rechnet sich bei hohem Volumen, stabiler Oberfläche und einem Altsystem, das absehbar bestehen bleibt. Sobald eine Schnittstelle verfügbar ist, trägt sie den Austausch zuverlässiger. Die Einordnung vertieft der Glossareintrag zur robotergestützten Prozessautomatisierung.

Sechs Merkmale entscheiden den Weg

Der passende Weg ergibt sich aus dem Ablauf selbst. Sechs Merkmale geben die Richtung vor. Sie lassen sich einzeln beantworten, und zusammen zeigen sie, welcher Weg zur Aufgabe passt.

Die Zahl der beteiligten Systeme zeigt die Grundrichtung

Geht es darum, mehrere bestehende Programme miteinander zu verbinden, deutet das auf eine Integrationsplattform. Soll ein neuer Ablauf mit Formularen und Entscheidungen entstehen, der nur ein oder zwei Systeme berührt, passt Low-Code. Je mehr eigenständige Logik gefragt ist und je weniger es um reines Verbinden geht, desto eher trägt eine programmierte Lösung.

Die Lebensdauer des Ablaufs rechtfertigt den Aufwand

Ein Ablauf, der nur für eine Saison oder ein befristetes Projekt gebraucht wird, verträgt keinen hohen Aufbauaufwand. Dort sind schnelle Wege richtig. Ein Ablauf, der zehn Jahre laufen soll, rechtfertigt die Investition in eine programmierte, von Anbietern unabhängige Lösung, weil sich der Aufwand über die Jahre verteilt.

Die Last entscheidet über die Tragfähigkeit

Entscheidend ist die Menge, die der Ablauf je Tag bewegt, und wie hoch die Spitzen ausfallen. Kleine Mengen mit klaren Regeln tragen Low-Code und Integrationsplattform problemlos. Sehr große Mengen, enge Zeitvorgaben und Echtzeitanforderungen stoßen bei Plattformen an Grenzen und verlangen eine programmierte Basis.

Die Zuständigkeit gehört in die Fachabteilung oder in die IT

Soll die Fachabteilung den Ablauf künftig selbst ändern, spricht das für Low-Code, weil dieselben Leute ihn einrichten und anpassen. Gehört die Pflege in die IT oder an einen Dienstleister, sind Integrationsplattform und Programmierung die üblichen Wege. Die Frage nach der späteren Zuständigkeit wird am Anfang oft übersehen und bestimmt doch, ob ein Ablauf gepflegt bleibt.

Die Plattformbindung wirkt erst Jahre später

Jeder Weg bindet in unterschiedlichem Maß an einen Anbieter. Low-Code-Abläufe liegen im Format der Plattform, eine Integrationsplattform hält die Verbindungsregeln in ihrer Umgebung. Eine programmierte Lösung bindet am wenigsten, verlangt dafür den höchsten Aufbauaufwand. Diese Bindung zeigt ihre Wirkung erst, wenn Preise, Nutzungsbedingungen oder der Anbieter selbst sich ändern.

Der Datenschutz begrenzt den Speicherort

Sobald personenbezogene Daten durch den Ablauf laufen, zählt, wo sie gespeichert werden und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter besteht. Ein Onlinedienst verarbeitet die Daten außerhalb des eigenen Hauses, was eine Prüfung des Serverstandorts verlangt. Eine im eigenen Betrieb betriebene Lösung hält die Daten unter eigener Kontrolle. Der Datenschutz grenzt die Wege ein, bevor Aufwand und Last überhaupt zur Sprache kommen.

Jeder Weg bindet unterschiedlich stark an einen Anbieter

Anbieterbindung bezeichnet die Abhängigkeit von einem bestimmten Anbieter, aus der ein Wechsel nur mit hohem Aufwand gelingt. Bei Automatisierungen entsteht diese Bindung über das Format, in dem die Abläufe und Regeln gespeichert sind. Die drei Wege unterscheiden sich darin deutlich.

Bei Low-Code ist die Bindung am stärksten ausgeprägt. Die Abläufe sind im Format der Plattform abgelegt, ein Export liefert meist nur eine Beschreibung, die eine andere Plattform nicht ausführen kann. Ein Wechsel bedeutet Neubau. Bei der Integrationsplattform liegt die Bindung in den Konnektoren und den Verbindungsregeln, lässt sich aber eingrenzen, weil die angebundenen Systeme selbst unberührt bleiben. Eine programmierte Lösung bindet am wenigsten, solange ihr Quellcode dem Betrieb gehört und auf einem frei wählbaren Server läuft.

Die Bindung schließt einen Weg nicht aus. Sie ist ein bewusst gewählter Kompromiss zwischen Geschwindigkeit im Aufbau und Freiheit im Betrieb. Wer früh prüft, wie sich ein Ablauf im Ernstfall mitnehmen oder nachbauen ließe, trifft die Wahl mit offenen Augen. Weitere Punkte dazu nennt der Glossareintrag zur Anbieterbindung.

Fünf Schritte führen zur Wegentscheidung

Die Wahl des Weges lässt sich ordnen. Folgende Schritte führen von der Aufgabe zur begründeten Entscheidung, bevor ein Anbieter kontaktiert wird.

1. Den Ablauf beschreiben: den heutigen Ablauf Schritt für Schritt festhalten, mit allen beteiligten Programmen und jedem Punkt, an dem ein Mensch eingreift.
2. Schnittstellen prüfen: für jedes beteiligte Programm klären, ob es eine Schnittstelle hat oder bekommen kann. Fehlt sie überall, rückt RPA in Sicht.
3. Die sechs Merkmale beantworten: Zahl der Systeme, Lebensdauer, Last, Zuständigkeit, Plattformbindung und Datenschutz je Ablauf schriftlich einschätzen.
4. Den Weg je Ablauf festlegen: aus den Antworten den passenden Weg ableiten und dabei zulassen, dass verschiedene Abläufe verschiedene Wege bekommen.
5. Betrieb und Pflege regeln: je Ablauf eine verantwortliche Person, eine Fehlerbenachrichtigung und einen Ersatzweg für den Ausfall festlegen, bevor die Umsetzung beginnt.

Der zweite Schritt verdient besondere Sorgfalt, weil eine falsch eingeschätzte Schnittstelle den ganzen Weg bestimmt. Welche Angaben vor der Beauftragung einer Anbindung geklärt sein sollten, beschreibt der Beitrag Schnittstellen vor der Beauftragung klären.

Fünf Fehler bei der Wahl des Umsetzungswegs

Bei der Wegentscheidung wiederholen sich dieselben Muster, unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Fünf treten besonders häufig auf.

Die Punkte eins bis drei entscheiden am häufigsten darüber, ob eine Automatisierung im Betrieb trägt oder zur Last wird.