Website im Vergabeverfahren:
was öffentliche Auftraggeber prüfen

Was ein öffentlicher Auftraggeber auf der Website sucht

Ein öffentlicher Auftraggeber ist eine Stelle der öffentlichen Hand, die Aufträge in einem geregelten Verfahren vergibt: eine Kommune, ein Landesbetrieb, eine Behörde oder ein Zweckverband. Die Person, die den Bieter prüft, arbeitet an Akten und Fristen und trägt die Verantwortung dafür, dass der Zuschlag später nachvollziehbar begründet ist. Sie sucht auf der Website deshalb die Bestätigung dessen, was im Angebot steht.

Die Website als Gegenprobe zum Angebot

Die eigentliche Entscheidung fällt anhand des Angebots und der beigefügten Unterlagen. Die Website liefert die Gegenprobe dazu. Ein Prüfer gleicht ab, ob der Betrieb existiert und aktiv ist, ob die Angaben zusammenpassen und ob die im Angebot behauptete Erfahrung sich an anderer Stelle wiederfindet. Bestätigt die Website das Bild, arbeitet er ruhiger weiter. Widerspricht sie ihm, entsteht eine offene Frage, die er klären muss, bevor er zum nächsten Punkt kommt.

Was ein Prüfer aus der Website liest

Aus einem Auftritt liest ein Prüfer vier Dinge: dass der Betrieb tätig und erreichbar ist, dass seine Selbstdarstellung zu den formalen Angaben passt, dass das fachliche Feld zum ausgeschriebenen Auftrag passt und dass hinter dem Angebot eine ordentlich geführte Organisation steht. Keiner dieser Punkte wird mit Punkten bewertet. Zusammen entscheiden sie über das Vertrauen, mit dem er die eingereichten Unterlagen liest.

Die drei Eignungsbereiche und ihre Spur auf der Website

Als geeignet gilt ein Bieter, der den ausgeschriebenen Auftrag fachlich, organisatorisch und wirtschaftlich bewältigen kann. Üblich ist die Aufteilung in drei Bereiche: Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Beurteilt werden sie anhand der Unterlagen, die die Ausschreibung verlangt. Jeder der drei Bereiche hinterlässt zusätzlich eine Spur auf der Website, an der ein Prüfer diese Unterlagen gegenliest.

1. Fachkunde: das fachliche Können und die Erfahrung für den Auftrag. Ihre Spur auf der Website sind Leistungsbeschreibungen mit fachlicher Tiefe, benannte Qualifikationen der Beteiligten und Referenzprojekte aus dem passenden Feld. Ein Prüfer erkennt daran, ob der Betrieb das Fach beherrscht, für das er bietet.
2. Leistungsfähigkeit: die personelle, technische und wirtschaftliche Kapazität, den Auftrag auch zu stemmen. Ihre Spur zeigt sich in der Darstellung von Standorten, Team und Ausstattung sowie in der Bandbreite dargestellter Projekte, ohne dass dafür interne Zahlen offengelegt werden müssten.
3. Zuverlässigkeit: das ordnungsgemäße Verhalten des Betriebs und das Fehlen schwerer Verfehlungen. Ihre Spur ist mittelbar: konsistente und aktuelle Pflichtangaben, eine klare Verantwortlichkeit und ein ruhiger, gepflegter Auftritt tragen zu dem Eindruck bei, dass der Betrieb seine Dinge im Griff hat.

Die Reihenfolge ist kein Zufall. Fachkunde und Leistungsfähigkeit belegt der Betrieb aktiv über Inhalte, die Zuverlässigkeit zeigt sich vor allem daran, dass nichts auf der Website den Angaben im Angebot widerspricht. Deshalb kostet ein einziger Widerspruch überproportional viel: Er trifft den Bereich, in dem schon der Zweifel genügt.

Referenzen, die ein Vergabeprüfer nachvollziehen kann

Eine Referenz belegt ein abgeschlossenes Projekt, das dem ausgeschriebenen Vorhaben ähnelt. Für eine Vergabestelle zählt an ihr weniger die schöne Darstellung als die Prüfbarkeit. Sie beurteilt eine Referenz nach zwei Fragen: Kommt das Projekt dem ausgeschriebenen Vorhaben nahe, und lässt sich die Angabe im Zweifel bestätigen.

Vergleichbarkeit und Nachprüfbarkeit

Vergleichbar ist eine Referenz, wenn Art des Auftrags, Umfang und Zeitraum in die Nähe der Ausschreibung reichen. Ein Prüfer sucht ein Projekt, das dem seinen ähnelt, nicht das größte oder älteste im Portfolio. Nachprüfbar wird die Referenz, wenn der Referenzkunde, die erbrachte Leistung und der Zeitraum benannt sind. Projekte für Kommunen und Behörden lassen sich häufig namentlich nennen, weil ihre Vergabe ohnehin einsehbar war; bei Projekten für private Kunden ist deren Freigabe die Voraussetzung für die Nennung.

Der Aufbau der Referenz selbst

Wie eine belastbare Referenz oder Fallstudie im Einzelnen aufgebaut ist, von der Ausgangslage über den Lösungsweg bis zum belegten Ergebnis, behandelt unser Beitrag zu B2B-Referenzen und Fallstudien. Für das Vergabeverfahren kommt eine Anforderung hinzu, die im rein werblichen Kontext geringer wiegt: Die Angaben müssen einer Nachfrage standhalten. Was sich nicht bestätigen lässt, hilft dem Bieter nicht und schadet ihm, sobald der Prüfer es bemerkt. Ergänzend belegen förmliche Qualifikationen und Prüfnachweise die Fachkunde; wie solche Zertifikate und Siegel prüfbar eingebunden werden, ist ein eigenes Thema.

Pflichtangaben und die Übereinstimmung mit dem Angebot

Pflichtangaben sind die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Anbieterkennzeichnung, die jede geschäftliche Website führt: Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Vertretung und, wo vorhanden, der Registereintrag. Im Vergabeverfahren bekommen sie eine zweite Aufgabe. Sie sind der Punkt, an dem ein Prüfer die Identität des Bieters mit dem Angebot abgleicht.

Warum die Angaben deckungsgleich sein müssen

Im Angebot steht, wer bietet: mit vollständiger Firmierung, Rechtsform, Anschrift und gesetzlichem Vertreter. Dieselben Angaben stehen im Impressum der Website. Weichen sie voneinander ab, etwa weil das Impressum eine frühere Firmierung oder eine alte Anschrift nennt, entsteht ein Widerspruch. Der Prüfer muss ihn auflösen, und bis dahin steht ein Fragezeichen über den übrigen Angaben. Eine Rückfrage kostet Zeit auf beiden Seiten; im ungünstigen Fall verliert der Bieter Glaubwürdigkeit, die er für die inhaltliche Prüfung gebraucht hätte.

Wo die Über-uns-Seite den Betrieb belegt

Neben dem Impressum trägt die Über-uns-Seite zur Einordnung bei. Sie belegt über Gründung, Zuständigkeiten und Werdegang, dass hinter dem Namen ein tätiger Betrieb steht. Welche Angaben dort einen Nachweis darstellen und welche reine Behauptung bleiben, behandelt unser Beitrag dazu, wie man die Über-uns-Seite richtig aufbaut. Für das Vergabeverfahren gilt auch hier: Die Angaben dürfen den Unterlagen nicht widersprechen, und was sich belegen lässt, wiegt schwerer als eine große Formulierung.

In welcher Form die Angaben auffindbar sein müssen

Auffindbarkeit beschreibt, wie schnell ein Prüfer eine gesuchte Angabe auf der Website erreicht. Ein Auftritt kann alle richtigen Inhalte enthalten und trotzdem scheitern, wenn diese Inhalte sich nicht durchsuchen, nicht kopieren oder nur über Umwege erreichen lassen. Die Form entscheidet mit, ob die vorhandene Information ihre Wirkung entfaltet.

• Als Text statt als Bild: Firmierung, Qualifikationen und Referenzangaben stehen als markierbarer Text auf der Seite, damit ein Prüfer sie durchsuchen und in die Akte übernehmen kann
• Erreichbar in wenigen Klicks: die Leistungsbeschreibung, die Referenzen und die Kontaktangaben sind über die Hauptnavigation erreichbar, nicht in Unterseiten ohne Verweis vergraben
• Aktuell und datiert: ein Datum an gepflegten Inhalten zeigt, dass der Auftritt betreut wird; ein Stand von vor Jahren lässt an der Aktivität zweifeln
• Ohne tote Links: ins Leere führende Verweise und fehlende Seiten wirken wie ein vernachlässigter Betrieb, unabhängig davon, wie gut die restliche Seite ist

Ein Sonderfall verdient Aufmerksamkeit: Inhalte, die allein in einer heruntergeladenen Datei stehen. Eine Leistungsbeschreibung oder Referenzliste, die nur als Download vorliegt, wird schlechter gefunden und lässt sich schwerer auslesen als dieselbe Angabe im Seitentext. Wann eine Datei die richtige Form ist und wann der Inhalt besser auf einer Seite steht, ordnet unser Beitrag zu PDF-Dateien auf der Website ein.

Was auf die Website gehört und was ins Vergabeportal

Das Vergabeportal ist die Plattform, über die eine Vergabestelle die Ausschreibung veröffentlicht und die Angebote entgegennimmt. Dort gibt der Bieter die verlangten Bescheinigungen, Eigenerklärungen und Formblätter ab. Die Website und das Portal haben getrennte Aufgaben, und diese Trennung sollte der Betrieb bewusst halten.

Die formalen Nachweise bleiben im Portal

Eignungsnachweise, Bescheinigungen und ausgefüllte Formblätter gehören in die Angebotsunterlagen, nicht auf die öffentliche Website. Sie enthalten oft Angaben, die nicht für die Allgemeinheit bestimmt sind, und ihre Form ist im Verfahren vorgegeben. Die Website stützt das Bild, das diese Nachweise zeichnen, ersetzt aber die formale Einreichung an keiner Stelle. Wer versucht, die Website als Ablage für Nachweise zu benutzen, veröffentlicht sensible Angaben ohne Not.

Was der öffentliche Teil trägt

Auf die Website gehört, was den Betrieb allgemein als geeignet erkennbar macht: das Leistungsprofil, die fachliche Ausrichtung, benannte Qualifikationen, nachvollziehbare Referenzen und die konsistenten Pflichtangaben. Das ist der Teil, den ein Prüfer ohnehin einsieht und der zugleich für jeden anderen Interessenten arbeitet. Die sensiblen und verfahrensgebundenen Dokumente bleiben davon getrennt.

So prüfen Sie Ihre Website aus Sicht eines Auftraggebers

Für die Prüfung genügen die eigenen Angebotsunterlagen, ein Rechner und etwas Zeit. Sie führt in sechs Durchgängen durch die Seite und legt offen, wo ein Prüfer heute noch auf eine offene Frage stößt.

Die ersten drei Punkte betreffen den Inhalt und lassen sich an einem Vormittag nachbessern. Die letzten drei betreffen Form und Pflege und verlangen einen Blick auf die technische Seite des Auftritts. Fällt einer der sechs Punkte durch, kostet er im Verfahren keine Punkte, aber Vertrauen, und das wiegt in der Eignungsprüfung schwer.

Die fünf häufigsten Fehler aus Sicht der Vergabestelle

Die folgenden fünf Muster führen dazu, dass eine Website die eingereichten Unterlagen schwächt, statt sie zu stützen.

Die ersten drei Muster kosten die Wirkung vorhandener Nachweise, die letzten beiden kosten Vertrauen in den ganzen Betrieb.