Wie bleibt ein KI-Assistent auf dem Stand unserer Unterlagen?
Durch Quellenpflege, die an Ihre bestehenden Freigaben gekoppelt ist: Jede Unterlage hat eine zuständige Person, einen Gültigkeitsstand und einen Prüfrhythmus. Wird eine neue Fassung freigegeben, ersetzt sie die alte im Assistenten automatisch. So antwortet er stets aus der gültigen Fassung, mit wenig zusätzlichem Aufwand im Alltag.
Gekoppelte Freigaben halten den Assistenten aktuell
Preislisten, Verfahrensanweisungen und Produktdaten entwickeln sich laufend weiter. Ein KI-Assistent bleibt auf dem neuesten Stand, wenn seine Quellen mit denselben Abläufen gepflegt werden, mit denen Ihr Betrieb Dokumente ohnehin freigibt.
Quellenpflege legt je Unterlage vier Angaben fest
| Festlegung | Inhalt |
|---|---|
| Zuständige Person | gibt neue Fassungen frei und zieht veraltete zurück |
| Gültigkeitsstand | Datum oder Ausgabe, die in jeder Antwort erscheint |
| Prüfrhythmus | Abstand nach Änderungshäufigkeit der Unterlage |
| Aufnahmeregel | nur freigegebene Fassungen gelangen in den Bestand |
Freigabe und Aktualisierung sind ein Vorgang
Wird im Qualitätsmanagement eine überarbeitete Richtlinie freigegeben oder eine neue Preisliste veröffentlicht, übernimmt der Assistent die neue Fassung im selben Schritt und entfernt die Vorversion aus seinem Bestand. Jede Antwort nennt das Ausgabedatum der Quelle, sodass der Stand für alle Nutzer sichtbar ist.
Den Prüfrhythmus bestimmt die Art der Unterlage: Preislisten und Lieferbedingungen bei jeder Neuauflage, Verfahrensanweisungen in festen Abständen, technische Handbücher mit jeder neuen Produktversion. Aufgenommen werden Unterlagen mit benannter Zuständigkeit, damit jede Quelle einen Ansprechpartner hat.
Der geordnete Bestand kommt dem ganzen Betrieb zugute. Wer Unterlagen außerhalb des Assistenten sucht, findet ebenfalls nur die gültige Fassung, und die Frage, welche Preisliste oder Richtlinie gerade gilt, stellt sich nicht mehr.
Den Umgang mit solchen Fragen zeigt der Beitrag zu offenen Fragen im KI-Assistenten; wie Nutzer den Stand einer Antwort erkennen, zeigt Wie belegt ein KI-Assistent seine Antworten?
ProXWorks® koppelt die Pflege Ihres Assistenten an Ihre bestehenden Freigaben, sodass neue Fassungen automatisch übernommen und alte zuverlässig entfernt werden.