Quellenpflege
Quellenpflege bezeichnet die laufende Aktualisierung, Bereinigung und Stilllegung der Dokumente, aus denen ein KI-Assistent antwortet; sie stellt sicher, dass zu jeder Frage nur die gültige Fassung einer Unterlage im Suchbestand liegt.
Quellenpflege ist die Betriebsaufgabe hinter jeder [[wissensbasis|Wissensbasis]] für KI und entscheidet auf Dauer, ob das [[grounding|Grounding]] belastbare Antworten liefert.
In einfachen Worten
Ein KI-Assistent antwortet so aktuell wie die Unterlagen, auf die er zugreift. In jedem Betrieb ändern sich Preislisten, Verfahrensanweisungen, Produktdaten und Vorlagen laufend, und alte Fassungen bleiben häufig in Ordnern liegen. Liest der Assistent alte und neue Fassung gleichzeitig in seine Wissensbasis ein, kann er aus beiden zitieren, und der Nutzer erfährt nicht, welche gilt. Quellenpflege regelt diesen Kreislauf. Sie legt für jede Quelle eine verantwortliche Person fest, einen Gültigkeitsstand und einen Prüfrhythmus. Wird eine Unterlage geändert, ersetzt die neue Fassung die alte im Suchbestand vollständig; wird sie zurückgezogen, verschwindet sie aus dem Bestand. Jeder Abschnitt hat das Datum seines Quelldokuments, damit die Antwort den Stand nennen kann. Für Unterlagen ohne klare Zuständigkeit gilt eine einfache Regel: Was niemand verantwortet, wird nicht freigegeben.
Wozu brauche ich das?
Quellenpflege beginnt vor dem Start des Assistenten mit einer Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen sollen aufgenommen werden, welche sind veraltet, wer ist zuständig? Im laufenden Betrieb wird sie an bestehende Abläufe gekoppelt, etwa an die Freigabe von Dokumenten im Qualitätsmanagement oder an die Veröffentlichung neuer Preislisten. Hinweise auf Handlungsbedarf liefern die Fälle von Antwortverzicht und die Rückmeldungen der Nutzer zu falschen Antworten.
Beispiel aus der Praxis
Ein Hersteller von Lüftungsanlagen betreibt einen Assistenten für Vertrieb und Kundendienst. Nach einer Überarbeitung der Montagerichtlinien nennt der Assistent für dieselbe Frage mal den alten, mal den neuen Mindestabstand zu angrenzenden Wänden: Beide Fassungen lagen im freigegebenen Ordner, die alte mit dem Zusatz „alt“ im Dateinamen. Der Betrieb führt daraufhin drei Regeln ein. Jede Quelle hat eine verantwortliche Person im Produktmanagement. Neue Fassungen werden über den Freigabeprozess des Qualitätsmanagements veröffentlicht, die den Suchbestand automatisch aktualisiert und die Vorversion entfernt. Jede Antwort nennt das Ausgabedatum der zitierten Richtlinie. Widersprüchliche Antworten zu Montageabständen treten seitdem nicht mehr auf.
Wirtschaftlicher Nutzen
Ohne Quellenpflege verliert ein Assistent seine Verlässlichkeit allmählich: Die ersten Wochen liefern gute Antworten, danach mischen sich veraltete Angaben ein, und das Vertrauen der Nutzer sinkt, ohne dass ein einzelner Fehler dafür verantwortlich ist. Mit geregelter Pflege bleibt die Antwortqualität über die Zeit stabil. Der laufende Aufwand bleibt gering, wenn die Pflege an Abläufe gekoppelt ist, die im Betrieb ohnehin stattfinden, und wenn alte Fassungen konsequent aus dem Suchbestand entfernt werden.
Typische Fehler
- Ganze Laufwerke eingelesen, einschließlich alter Fassungen, Entwürfe und Kopien.
- Keine verantwortliche Person je Quelle benannt, sodass Aktualisierungen vom Zufall abhängen.
- Neue Fassungen ergänzt, ohne die alten aus dem Suchbestand zu entfernen.
- Den Stand der Quelle nicht in der Antwort angezeigt, sodass veraltete Aussagen unerkannt bleiben.
- Rückmeldungen der Nutzer zu falschen Antworten gesammelt und nie an die Zuständigen weitergegeben.
Worauf achten?
- Vor dem Start festlegen, welche Unterlagen freigegeben werden, und alle übrigen ausschließen.
- Für jede Quelle Verantwortliche, Gültigkeitsstand und Prüfrhythmus festhalten.
- Die Aktualisierung des Suchbestands an bestehende Freigabeprozesse koppeln.
- Beim Ersetzen einer Unterlage die Vorversion im Suchbestand vollständig entfernen; die Versionshistorie bleibt im Ablagesystem erhalten.
- Verzichtsfälle und Nutzerrückmeldungen regelmäßig an die Verantwortlichen weitergeben.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Quellenpflege bei einem KI-Assistenten?
Die laufende Aktualisierung, Bereinigung und Stilllegung der Dokumente, aus denen der Assistent antwortet. Ziel ist, dass zu jeder Frage nur die gültige Fassung einer Unterlage durchsucht wird.
Warum gibt ein KI-Assistent veraltete Antworten?
Meist liegen alte Fassungen neben den neuen im Suchbestand, oder Aktualisierungen wurden nicht übernommen. Ohne Gültigkeitsstand an den Quellen kann der Assistent nicht erkennen, welche Fassung gilt.
Wer ist für die Quellen eines KI-Assistenten verantwortlich?
Die Fachabteilung, die die jeweilige Unterlage erstellt. Jede Quelle braucht eine benannte verantwortliche Person, die neue Fassungen freigibt und veraltete zurückzieht.
Wie oft müssen die Quellen aktualisiert werden?
Bei jeder Änderung der Unterlage. Hinzu kommt ein fester Prüfrhythmus, dessen Abstand sich nach der Änderungshäufigkeit der Quelle richtet, etwa quartalsweise für Richtlinien und bei jeder Neuauflage für Preislisten.