Warum kostet eine Änderung im laufenden Projekt extra?
Weil sie eine Leistung verlangt, die im vereinbarten Umfang nicht enthalten ist. Bleibt die Leistung hinter dem Vereinbarten zurück, ist das ein Mangel und wird ohne zusätzliche Vergütung behoben. Kommt etwas hinzu, das nie beauftragt war, ist es eine Änderung. Die Einordnung richtet sich nach der vereinbarten Leistungsbeschreibung.
Mangel oder Änderung: woran es sich entscheidet
Die Frage klingt nach Haarspalterei und ist der häufigste Konflikt in Webprojekten. Sie hat aber eine klare Antwort, sobald eine Leistungsbeschreibung vorliegt.
| Fall | Einordnung | Folge |
|---|---|---|
| Vereinbart war es, geliefert wurde es nicht | Mangel | Nachbesserung ohne zusätzliche Vergütung |
| Vereinbart war es, geliefert wurde es fehlerhaft | Mangel | Nachbesserung ohne zusätzliche Vergütung |
| Vereinbart war es nicht, gewünscht wird es jetzt | Änderung | Wird bewertet und beauftragt |
| Vereinbart war etwas anderes, jetzt soll es anders sein | Änderung | Wird bewertet und beauftragt |
Der Bezugspunkt ist immer dieselbe Unterlage: das, was beide Seiten vereinbart haben. Fehlt sie oder ist sie zu grob, wird jede Diskussion zur Auslegung.
Warum Änderungen mehr kosten als ihr sichtbarer Umfang
Ein Änderungswunsch klingt oft klein und zieht Arbeit nach sich, die von außen unsichtbar bleibt. Das Beispiel: In einem Bestellformular soll zusätzlich die Kostenstelle erfasst werden. Sichtbar ist ein Eingabefeld. Dahinter stehen:
- Die Erweiterung der Datenstruktur, in der die Bestellung abgelegt wird
- Die Anpassung der Schnittstelle zur Warenwirtschaft, die den Datensatz übernimmt
- Die Prüfregel, welche Eingaben zulässig sind
- Die Anpassung der Bestätigungsmail und der Bestellübersicht
- Die erneute Prüfung der Teile, die bereits abgenommen waren
Der letzte Punkt ist der, den Auftraggeber selten mitdenken. Eine Änderung an einer zentralen Stelle macht Prüfungen ungültig, die bereits stattgefunden haben.
Wie ein geordnetes Verfahren aussieht
- Erfassen: Der Wunsch wird schriftlich festgehalten, mit Datum und Urheber
- Bewerten: Der Dienstleister nennt Aufwand, Terminwirkung und Folgen
- Entscheiden: Der Auftraggeber beauftragt, stellt zurück oder verwirft
- Fortschreiben: Die Leistungsbeschreibung wird auf den neuen Stand gebracht
Was ohne Verfahren laufen sollte
Ein Verfahren, das jede Kleinigkeit erfasst, erstickt am eigenen Aufwand. Sinnvoll ist eine Bagatellgrenze: Textkorrekturen, Bildtausch und kleine Anpassungen laufen ohne Formalität, alles darüber durchläuft die vier Schritte. Wo diese Grenze liegt, wird zu Projektbeginn verabredet.
Was Sie als Auftraggeber davon haben
Das Verfahren wirkt zunächst wie Bürokratie und schützt Sie in zwei Richtungen. Es hält sichtbar, was ein Wunsch kostet, solange Sie noch entscheiden können. Und es verhindert, dass ein Dienstleister Zusatzarbeit als selbstverständliche Nachbesserung leistet und diese Zeit an anderer Stelle einspart.
Am Ende des Projekts haben Sie eine Historie: Aus welchem Umfang ist der heutige geworden, und wer hat wann entschieden. Bei der Abnahme ist das die Unterlage, gegen die geprüft wird. Wie sich ein Projekt insgesamt aufbaut, beschreibt die Frage zum Ablauf eines Webprojekts.
Woran man vorbeugt
Der beste Zeitpunkt für Klärung liegt vor dem Start. Eine Anforderung, die im Gespräch präzisiert wird, kostet Gesprächszeit. Dieselbe Anforderung nach der Programmierung kostet Umbau. Wer sich beim Aufsetzen der Leistungsbeschreibung eine Stunde mehr Zeit nimmt und die Sonderfälle durchgeht, spart diese Stunde später mehrfach.