Technische Datenblätter:
wie Fachkunden Ihre Produktdaten finden

Was ein technisches Datenblatt enthält

Das Datenblatt beschreibt ein Produkt in prüfbaren Größen. Es unterscheidet sich vom Werbetext durch den Verzicht auf Einordnung: Es nennt den Wert und seine Einheit, und die Bewertung überlässt es dem Leser, der sie gegen sein eigenes Lastenheft hält.

• Eindeutige Bezeichnung: Produktname, Typ und Artikelnummer in der Schreibweise, die auch auf Angebot, Lieferschein und Typenschild steht
• Geometrie und Masse: Abmessungen mit Toleranzen, Gewicht, Anschlussmaße und, wo relevant, eine Maßskizze
• Werkstoffe und Oberflächen: Material der tragenden Teile, Beschichtung, Korrosionsverhalten
• Leistungs- und Anschlusswerte: die Größen, nach denen ausgelegt wird, jeweils mit Einheit und Bezugsbedingung
• Einsatzgrenzen: zulässige Temperaturen, Drücke, Belastungen und Umgebungsbedingungen
• Normen und Prüfzeichen: erfüllte Normen mit Nummer und Ausgabestand, Prüfungen mit ausstellender Stelle
• Lieferumfang und Zubehör: was enthalten ist und was gesondert bestellt wird

Die Angabe zur Fassung selbst

Zu jedem Datenblatt gehört, aus welcher Fassung der Leser gerade liest. Ein Datum und eine Ausgabenummer genügen. Ohne diese Angabe kann ein Kunde, der ein älteres Dokument aus seiner Ablage hervorholt, nicht erkennen, ob die Werte noch gelten. Bei Produkten mit langer Lebensdauer entscheidet dieser Punkt darüber, ob eine Ersatzbeschaffung nach acht Jahren gelingt.

Die drei Suchwege eines Fachkunden

Wer technische Produkte einkauft, sucht selten mit einem Produktnamen. Die Suche beginnt bei dem, was der Kunde in der Hand hat: einer Nummer, einem Wert oder einer Aufgabe. Diese drei Wege führen zu unterschiedlichen Anforderungen an die Website.

1. Über die Artikelnummer. Sie stammt vom Typenschild, aus einem alten Angebot oder aus einer Stückliste. Die Nummer muss als Text auf der Produktseite stehen und von der internen Suche gefunden werden, auch in der Schreibweise mit und ohne Bindestrich.
2. Über einen technischen Wert. Der Konstrukteur kennt die Baugröße, den Anschluss oder die benötigte Leistung und sucht das passende Produkt dazu. Dafür braucht es eine Übersicht, die sich nach genau diesen Werten einschränken lässt.
3. Über den Anwendungsfall. Der Kunde beschreibt seine Aufgabe, nicht das Produkt. Jede Produktseite benennt deshalb, wofür das Produkt eingesetzt wird und wofür nicht, in der Sprache der Anwendung statt in der des Katalogs.

Der erste und der zweite Weg laufen über die Suche innerhalb der Website. Wie eine interne Suche aufgebaut wird, die auch Nummern und Teilbegriffe findet, behandelt unser Beitrag zur internen Suche auf der Website.

Das Datenblatt als Seite statt als Dateiablage

In einer Dateiablage liegen die Werte in Dokumenten. Ein Suchsystem erfasst solche Dateien, kann ihren Inhalt aber schlecht in Abschnitte zerlegen und schlecht als Antwort auf eine einzelne Frage ausspielen. Der Besucher lädt zuerst eine Datei und sucht dann darin weiter. Auf dem Smartphone bedeutet das Vergrößern und Schieben.

Steht dasselbe Datenblatt als Seite im Netz, ändert sich die Ausgangslage: Die Werte stehen als Text, die Seite hat eine eigene Adresse, sie lässt sich verlinken, und ein Suchsystem kann die einzelne Angabe als Antwort anzeigen. Welche Inhalte als Seite besser aufgehoben sind und wann eine Datei die richtige Form bleibt, behandelt unser Beitrag zu PDF-Dateien auf der Website.

Wofür das Dokument bleibt

Die Datei behält ihre Aufgabe als abgeschlossenes Dokument mit festem Stand: für die Ablage beim Kunden, für die Beilage zu einer Ausschreibung, für die Weitergabe an Dritte und für den Ausdruck in der Werkstatt. Sie wird aus derselben Datenbasis erzeugt wie die Seite, sodass beide Ausgaben dieselben Werte tragen. Der Download steht dann auf der Produktseite, nicht an ihrer Stelle.

Welche Werte in den Seitentext gehören

Nicht jede Angabe des Datenblatts muss auf der Produktseite stehen. Die Auswahl richtet sich danach, wonach ausgewählt wird: Werte, nach denen ein Kunde ein Produkt sucht oder ausschließt, gehören in den Seitentext. Werte, die erst bei der Montage zählen, können im Dokument bleiben.

• In den Seitentext: Bezeichnung und Artikelnummer, die Hauptabmessungen, die Auslegungsgrößen, die Einsatzgrenzen und die erfüllten Normen
• In das Dokument: vollständige Maßtabellen mit allen Varianten, Einbauzeichnungen, Anziehdrehmomente, Wartungsintervalle und Ersatzteilbilder
• In beide: der Ausgabestand mit Datum, damit Seite und Datei einander zuordenbar bleiben

Werte in einer echten Tabelle

Die Wertetabelle wird als Tabelle aufgebaut, mit Kopfzeile und Zeilen, nicht als Bild und nicht als Absatzfolge mit Doppelpunkten. Diese Form bringt drei Dinge mit: Die Werte lassen sich markieren und kopieren, ein Screenreader liest die Zuordnung von Bezeichnung und Wert vor, und auf dem Smartphone kann die Tabelle die Spalten untereinander stellen, statt den Leser seitwärts scrollen zu lassen.

Produktdaten maschinenlesbar hinterlegen

Zu jedem Wert auf der Produktseite gehört eine Bedeutung, und die steht für einen Menschen in der Zeilenbeschriftung der Tabelle. Eine Maschine liest diese Beschriftung nicht zuverlässig mit. Deshalb wird jedem Wert seine Bedeutung ein zweites Mal zugewiesen, in einer Datenstruktur, die für Besucher unsichtbar bleibt: Diese Zahl ist die Artikelnummer, jene das Gewicht, die dritte die Leistung.

Der Nutzen zeigt sich an zwei Stellen. In der Trefferliste kann ein Suchsystem einzelne Angaben direkt anzeigen, ohne dass der Nutzer die Seite öffnet. Und ein System, das eine Frage in Sätzen beantwortet, greift auf die ausgezeichneten Werte zurück, weil sie eindeutig zugeordnet sind. Wie diese Auszeichnung über Produktdaten hinaus funktioniert, beschreibt unser Beitrag zu strukturierten Daten auf der Website.

Sichtbar und hinterlegt müssen übereinstimmen

Die unsichtbare Zuweisung führt dieselben Werte wie die Tabelle darüber. Laufen beide auseinander, zeigt das Suchergebnis etwas anderes als die geöffnete Seite. Wo beide Darstellungen aus derselben Pflegestelle erzeugt werden, kann dieser Fall gar nicht eintreten; er entsteht dort, wo jemand Werte an zwei Orten von Hand einträgt.

Suche und Filter über den Produktbestand

Bei einer Handvoll Produkten genügt eine Übersichtsseite. Ab einigen Dutzend Artikeln braucht der Bestand zwei Zugänge: eine Suche für den, der weiß, was er will, und eine Einschränkung nach Werten für den, der noch auswählt.

Was die Suche können muss

Die interne Suche findet die Artikelnummer in der Schreibweise, in der sie eingegeben wird, mit und ohne Trennzeichen, in Groß- und Kleinschreibung. Sie findet auch Teilangaben, weil Kunden häufig nur den Anfang einer Nummer kennen. Und sie liefert als Treffer die Produktseite, nicht die Kategorie, in der das Produkt liegt.

Was der Filter anbieten sollte

Ein Filter zeigt die Werte, nach denen tatsächlich ausgewählt wird: die Auslegungsgröße, die Bauform, den Anschluss, die Werkstoffgruppe. Er zeigt nicht jede erfassbare Eigenschaft, sonst wird die Auswahl selbst zur Aufgabe. Welche drei bis fünf Größen das sind, weiß der technische Vertrieb aus den Rückfragen am Telefon.

Ausgabestand und ausgelaufene Artikel

Produktdaten altern. Eine Baureihe wird überarbeitet, eine Norm bekommt eine neue Ausgabe, ein Werkstoff wird ersetzt. Was den Bestand belastbar hält, ist die Angabe, aus welchem Stand ein Wert stammt, und eine feste Zuständigkeit für die Pflege.

1. Eine Pflegestelle je Angabe. Der Wert wird an einer Stelle geändert und von dort in Produktseite, Dokument und maschinenlesbare Fassung übernommen.
2. Ausgabestand mit Datum auf jeder Produktseite und in jedem erzeugten Dokument, damit ein Kunde die Fassung erkennt, die er vor sich hat.
3. Ausgelaufene Artikel bleiben unter ihrer Adresse erreichbar, gekennzeichnet als ausgelaufen, mit Verweis auf den Nachfolger. Bestandskunden suchen sie noch Jahre.
4. Ein jährlicher Abgleich zwischen dem Bestand auf der Website und dem, was die Fertigung tatsächlich liefert. Der Termin steht fest, nicht der Anlass.

Warum ausgelaufene Artikel nicht gelöscht werden

Wird die Seite eines ausgelaufenen Artikels entfernt, laufen alle Verweise darauf ins Leere: die Verlinkung aus einem Fachbeitrag, das Lesezeichen eines Instandhalters, der Treffer in einer Suchmaschine. Der Kunde, der eine Ersatzbeschaffung vorbereitet, landet auf einer Fehlerseite und sucht beim Wettbewerb weiter. Die Seite bleibt deshalb bestehen, zeigt einen deutlichen Hinweis auf den Stand und führt zum Nachfolger.

So prüfen Sie Ihre Produktdaten

Für die Prüfung genügen ein Smartphone, ein Rechner und drei Artikelnummern aus dem Vertrieb. Sie führt in sechs Durchläufen durch den Bestand und zeigt, an welcher Stelle ein Fachkunde heute noch aufgibt.

Die Punkte eins bis vier betreffen die Ausgabe auf der Website und lassen sich ohne Eingriff in die Fertigungsdaten lösen. Die Punkte fünf und sechs reichen in die Datenpflege des Betriebs, weil sie eine Zuständigkeit und einen festen Termin voraussetzen.

Die häufigsten Fehler bei Produktdaten

Die folgenden fünf Muster führen dazu, dass ein Fachkunde die gesuchte Angabe auf der Website nicht findet.

Die ersten drei Muster verhindern das Finden, die beiden letzten kosten das Vertrauen in den Stand der Angaben.