Zeit für Kunden statt für Formulare: ProXWorks® automatisiert kaufmännische Abläufe im Mittelstand

Unter kaufmännischen Abläufen versteht ProXWorks® die wiederkehrenden Schritte zwischen dem Eingang einer Anfrage und dem abgeschlossenen Vorgang: eine Anfrage aufnehmen, die genannten Angaben in eine verwertbare Form bringen, fehlende Angaben erkennen, Unterlagen zusammenstellen, an der richtigen Stelle erinnern. Diese Schritte wiederholen sich bei jedem Kunden gleich und binden in mittelständischen Betrieben regelmäßig die Arbeitszeit derselben Personen, die auch das Fachgespräch führen. Genau hier setzt das Unternehmen an.

Drei Bausteine einer Automatisierung

Erfassung: aus einer formlosen Anfrage wird eine bearbeitbare Vorlage

Anfragen kommen als Mail, über ein Formular oder am Telefon herein, in jeder denkbaren Form. ProXWorks® richtet die Erfassung so ein, dass daraus eine geordnete Vorlage entsteht: Positionen mit Mengen, gewünschter Termin, Ansprechpartner und eine Liste der Angaben, die für die weitere Bearbeitung noch fehlen. Diese Liste ist der eigentliche Gewinn, denn sie erlaubt eine präzise Rückfrage am Tag des Eingangs. Der Anfragende erlebt einen Betrieb, der sofort reagiert und genau weiß, was er wissen will.

Vorbereitung: Unterlagen entstehen aus dem eigenen Bestand

Für die Ausarbeitung greift die Automatisierung auf das zurück, was der Betrieb bereits geschrieben hat: frühere Leistungsbeschreibungen, geprüfte Textbausteine, technische Angaben aus den Stammdaten. Daraus entsteht ein Entwurf im eigenen Sprachgebrauch, der ausweist, woher jede Angabe stammt. Die zuständige Person prüft ihn, ergänzt das Fachliche und gibt ihn frei. Der Betrieb behält damit seine eigene Handschrift und spart den Teil der Arbeit, der sich ohnehin bei jedem Vorgang wiederholt.

Nachverfolgung: kein Vorgang bleibt unbemerkt liegen

Zu jedem offenen Vorgang entstehen ein Termin und ein Anlass für die nächste Kontaktaufnahme, dazu ein Entwurf für die Nachricht, der den Bezug herstellt und eine beantwortbare Frage stellt. Versendet wird von Hand. Für Betriebe mit vielen offenen Vorgängen kommt eine Auswertung hinzu, die zeigt, welche Anfragen zum Auftrag geführt haben und was diese Fälle gemeinsam haben. Aus dieser Auswertung entstehen die nächsten Verbesserungen im Ablauf.

Drei Entscheidungen, die im Betrieb bleiben

Jeder der drei Bausteine erzeugt einen Vorschlag, und über jeden Vorschlag entscheidet eine Person mit Namen. In der Erfassung wählt die Sachbearbeitung aus, welche der offenen Punkte tatsächlich beim Kunden erfragt werden und welche sich aus der bisherigen Zusammenarbeit beantworten lassen. In der Vorbereitung bestimmt die fachlich zuständige Person, welche Textbausteine im Entwurf bleiben, welche technischen Angaben für diesen Fall zutreffen und wann das Dokument das Haus verlässt. In der Nachverfolgung entscheidet der Vertrieb, welcher Vorgang weiterverfolgt wird, ob dafür eine Nachricht oder ein Anruf passt und worüber in diesem Gespräch gesprochen wird.

ProXWorks® hält diese Zuordnung vor dem Start schriftlich fest, mit Namen und Vertretung je Schritt. Im Alltag ist damit ohne Rückfrage erkennbar, wer einen Entwurf freigibt und wer einspringt, wenn diese Person nicht im Haus ist.

Die Einführung ist zugleich eine Qualifizierung. Geschult wird an den eigenen, echten Vorgängen des Betriebs statt an abstrakten Beispielen, und zwar mit den Mitarbeitenden, die den Ablauf ohnehin kennen. Sie werden zu geübten Anwendern, erkennen nach kurzer Zeit selbst weitere Stellen mit Wiederholungsarbeit und tragen die Arbeitsweise ins Team. Das Wissen über den eigenen Ablauf bleibt damit im Betrieb und wächst dort weiter.

Was ein Betrieb dafür mitbringt

Technisches Vorwissen ist nicht erforderlich. Der Betrieb stellt das Prozesswissen und die Personen, die den Ablauf täglich bearbeiten; ProXWorks® bringt die Methodik, die Einrichtung und die Begleitung mit. Vor dem Start wird der heutige Ablauf aufgeschrieben und gemessen, damit sich später belegen lässt, was sich verändert hat. Nach einigen Wochen wird an denselben Größen nachgemessen: die Zeit vom Eingang bis zur Rückmeldung, die Zahl der Rückfragen, die Zahl der abgeschlossenen Vorgänge.

Einordnung im Leistungsangebot

Die Automatisierung kaufmännischer Abläufe ist bei ProXWorks® mit vier weiteren Leistungsfeldern verzahnt: der KI-Beratung für die Auswahl des ersten Vorgangs, der KI-Integration für die Verbindung mit vorhandenen Systemen wie Warenwirtschaft und Website, den KI-Chatbots für die Auskunft an Kunden und den KI-Schulungen für die Befähigung des Teams. Betriebe, die zunächst einen begleiteten Einstieg suchen, finden ihn im KI-Pilotprogramm, das das Unternehmen im Juli 2026 vorgestellt hat.

Beim Thema künstliche Intelligenz versteht sich ProXWorks® als Anwender und Vermittler: Das Unternehmen entwickelt keine eigenen KI-Systeme, sondern bringt mittelständischen Betrieben den geregelten Einsatz vorhandener Werkzeuge bei. Die dabei gewonnenen Erfahrungen dokumentiert es fortlaufend in einem frei zugänglichen Wissensbereich auf proxworks.de, der Fachbeiträge, Glossar-Einträge und Antworten auf häufige Fragen zur betrieblichen Automatisierung umfasst. Ein Beispiel ist der Beitrag dazu, wo KI im Angebotsprozess Zeit spart.