Wo KI im Angebotsprozess Zeit spart:
vier Schritte, drei davon geeignet
Zwischen der Anfrage eines Kunden und dem versendeten Angebot liegen vier Schritte: die Anfrage erfassen, den Text bauen, kalkulieren, nachfassen. Drei davon lassen sich mit KI verkürzen, einer nicht. Dieser Beitrag geht die vier Schritte einzeln durch, benennt je Schritt den erreichbaren Zeitgewinn und die Stelle, an der eine Person entscheiden muss.
In vielen Betrieben ist die Angebotserstellung der Engpass im Vertrieb. Die Anfragen kommen formlos herein, die Unterlagen sind unvollständig, und die Person, die das Angebot schreiben kann, ist dieselbe, die auch die Technik klärt und die Baustelle betreut. Zwischen Eingang und Versand vergehen Tage, und ein Teil der Anfragen erledigt sich in dieser Zeit von selbst.
Die Frage, ob KI hier hilft, ist zu grob gestellt. Der Angebotsprozess besteht aus Schritten mit sehr unterschiedlichem Charakter: Einer ist reine Übertragungsarbeit, einer ist Formulierung nach Muster, einer ist eine Entscheidung mit wirtschaftlicher Verantwortung, einer ist Organisation. Nur wenn man sie trennt, lässt sich sagen, wo ein Werkzeug trägt.
Vorweg eine Klärung des Begriffs. Gemeint ist im Folgenden ein Sprachmodell, also ein System, das aus vorhandenen Texten neue Texte zusammensetzt. Es rechnet nicht, es entscheidet nicht, und es kennt den eigenen Betrieb nur, soweit man ihm dessen Unterlagen zur Verfügung stellt. Diese drei Eigenschaften bestimmen, welche Schritte in Frage kommen.
Die vier Schritte vom Eingang bis zum Abschluss
Welcher Schritt sich verkürzen lässt und an welcher Stelle eine Person entscheidet
Schritt 3 ist die Stelle, an der eine Person mit Namen einsteht; die übrigen drei liefern ihr Entwürfe zu
Der Angebotsprozess in vier Schritten
Bevor über Werkzeuge geredet wird, lohnt der Blick auf den Ablauf, wie er heute läuft. In den meisten mittelständischen Betrieben sieht er so aus:
- Erfassen: Eine Anfrage trifft ein, per Mail, Formular oder Telefon. Jemand liest sie, sucht die fehlenden Angaben zusammen und überträgt sie in eine Form, mit der weitergearbeitet werden kann.
- Texten: Aus der erfassten Anfrage entsteht die Leistungsbeschreibung: was geliefert wird, unter welchen Bedingungen, was ausdrücklich nicht enthalten ist.
- Kalkulieren: Preise werden ermittelt, Aufschläge gesetzt, Risiken bewertet, Termine zugesagt.
- Nachfassen: Nach dem Versand wird zu einem geeigneten Zeitpunkt nachgehakt, oft mehrfach, oft nicht.
Der Zeitverbrauch verteilt sich ungleich, und zwar anders, als man vermutet. Schritt 1 und 2 beanspruchen in der Summe meist deutlich mehr Zeit als Schritt 3, weil sie sich bei jeder Anfrage wiederholen und weil sie unterbrochen werden. Die Kalkulation ist der anspruchsvollste Schritt, aber selten der längste. Schritt 4 unterbleibt aus Zeitmangel.
Schritt 1: die Anfrage erfassen
Das ist der Schritt mit dem klarsten Verhältnis von Aufwand und Ertrag. Eine formlose Anfrage wird in eine strukturierte Form gebracht: Positionen mit Mengen, gewünschter Termin, Lieferort, genannte und fehlende Angaben. Diese Aufgabe ist Übertragungsarbeit, und sie ist vollständig prüfbar, weil das Ergebnis neben dem Original steht.
Der Ertrag liegt an zwei Stellen. Erstens entfällt das Abtippen. Zweitens, und wichtiger, entsteht eine Liste der offenen Punkte: Angaben, die für ein Angebot nötig sind und in der Anfrage fehlen. Diese Liste geht als Rückfrage an den Kunden, und zwar am Tag des Eingangs statt zwei Tage später. Genau diese Verzögerung ist es, an der Anfragen erkalten, wie der Beitrag zur stillen Strecke zwischen Absenden und Rückruf zeigt.
Ein Betrieb, der am Eingangstag eine präzise Rückfrage stellt, wirkt auf den Anfragenden anders als einer, der nach drei Tagen ein Angebot mit Annahmen schickt. Der Zeitgewinn beim Erfassen ist messbar; der Eindruck, den die schnelle Rückfrage hinterlässt, wiegt schwerer.
Schritt 2: den Angebotstext bauen
Leistungsbeschreibungen wiederholen sich. Dieselben Positionen, dieselben Randbedingungen, dieselben Ausschlüsse, in anderer Zusammenstellung. Genau das ist die Aufgabe, für die ein Sprachmodell taugt: aus vorhandenen Texten eine passende Zusammenstellung bauen.
Voraussetzung ist eine brauchbare Grundlage. Wer dem Werkzeug fünfzig frühere Angebote zur Verfügung stellt, bekommt Formulierungen im eigenen Stil. Wer ihm nichts gibt, bekommt allgemeine Prosa, die nach niemandem klingt. Der Aufwand liegt damit vorne: Die früheren Angebote werden einmal gesichtet, die brauchbaren Textteile herausgelöst und die veralteten aussortiert.
Zwei Regeln haben sich bewährt. Erstens: Der Entwurf weist aus, woher jede Angabe stammt, aus der Anfrage, aus dem Bestand oder als Ergänzung. Zweitens: Der Entwurf sieht wie ein Entwurf aus, nicht wie ein fertiges Angebot. Ein Dokument, das bereits fertig wirkt, wird schneller durchgewinkt, als es geprüft wird. Warum die Steuerung der Eingaben über das Ergebnis entscheidet, behandelt der Beitrag dazu, dass KI nicht bei jedem gleich gut funktioniert.
Schritt 3: die Kalkulation, und warum sie beim Menschen bleibt
Die Kalkulation ist der Schritt, bei dem die Versuchung am größten und der Schaden am teuersten ist. Sie beruht auf Angaben, die ein Sprachmodell nicht hat und auch nicht erschließen kann: aktuelle Einkaufskonditionen, Auslastung der eigenen Kapazitäten, Erfahrung mit diesem Kunden, Einschätzung des Risikos, strategische Erwägungen zu einem Auftrag.
Hinzu kommt ein grundsätzlicher Punkt. Ein Sprachmodell erzeugt die wahrscheinlichste Fortsetzung eines Textes. Eine Zahl, die in diesem Sinn plausibel ist, kann wirtschaftlich falsch sein, und sie sieht genauso aus wie eine richtige. Bei Texten fällt eine unpassende Formulierung beim Lesen auf; bei einer Zahl fällt sie erst bei der Abrechnung auf.
Das schließt Unterstützung nicht aus, verschiebt sie aber auf die Zuarbeit: die Positionen aus dem Preisspiegel heraussuchen, frühere Angebote für vergleichbare Aufgaben nebeneinanderlegen, auf Abweichungen zwischen Anfrage und Standardumfang hinweisen. Die Zahl selbst setzt die Person, die dafür einsteht. Diese Trennung gehört dokumentiert, damit sie im Alltag nicht verschwimmt.
Ein Angebot mit falschem Preis geht heraus, wird angenommen und ist bindend. Der Schaden entsteht nicht beim Erstellen, sondern bei der Ausführung, und er lässt sich nicht durch eine Korrektur im Werkzeug beheben. Deshalb gilt für diesen Schritt eine benannte Freigabe, keine stichprobenartige Kontrolle.
Schritt 4: das Nachfassen
Nachfassen unterbleibt selten aus Überzeugung, sondern aus Zeitmangel und weil der richtige Zeitpunkt unklar ist. Hier hilft weniger die Formulierung als die Organisation: eine Übersicht der offenen Angebote, ein Termin je Angebot, ein Anlass für die Kontaktaufnahme.
Die Textarbeit ist der kleinere Teil, taugt aber als Einstieg: ein Entwurf für die Nachricht, der den Bezug zum Angebot herstellt, den offenen Punkt benennt und eine Frage stellt, die sich beantworten lässt. Wichtig ist die Grenze: Die Nachricht geht nicht automatisch heraus. Ein Nachfassen, das erkennbar aus einem Automaten stammt, wirkt schlechter als gar keines.
Für Betriebe mit vielen offenen Angeboten lohnt zusätzlich eine Auswertung: Welche Angebote wurden angenommen, welche nicht, und was unterscheidet sie. Diese Auswertung stellt eine Frage an die eigenen Daten und setzt damit voraus, dass die Angebote überhaupt strukturiert vorliegen. Womit der Kreis sich zu Schritt 1 schließt.
Wo der Nutzen endet
Vier Lagen begrenzen den Ertrag, und sie treten in der Praxis regelmäßig auf.
- Sonderausführungen: Was es so noch nicht gab, kann nicht aus früheren Fällen zusammengesetzt werden. Solche Anfragen gehören ohne Zwischenschritt an den Fachbereich
- Uneinheitliche Altangebote: Wenn frühere Angebote sich widersprechen, erbt der Entwurf diese Widersprüche. Vor der Einführung steht deshalb eine Sichtung des Bestands
- Fehlende Stammdaten: Ohne gepflegte Artikel-, Preis- und Kundendaten fehlt die Grundlage für jede Zuarbeit
- Vertrauliche Inhalte: Anfragen mit Konstruktionsdaten oder Kundendaten gehören nicht in ein System, dessen Verarbeitung nicht geklärt ist. Diese Klärung erfolgt vor dem ersten Einsatz, nicht danach
Der zweite und dritte Punkt sind der häufigste Grund für enttäuschte Erwartungen. Ein Werkzeug arbeitet auf dem, was vorhanden ist; wo der Bestand ungeordnet ist, vervielfacht es die Unordnung statt sie zu beheben. Wie sich der eigene Stand vor einem solchen Vorhaben einschätzen lässt, behandelt der Beitrag zum KI-Reifegrad des eigenen Betriebs.
Die Einführung in der richtigen Reihenfolge
Die Reihenfolge entscheidet darüber, ob das Vorhaben nach drei Wochen noch läuft. Bewährt hat sich dieser Ablauf.
Wer macht was, wie lange dauert jeder Schritt, wo entstehen Wartezeiten
Klar begrenzt, sofort prüfbar, Nutzen bei jeder Anfrage
Brauchbare Textteile herauslösen, veraltete und widersprüchliche aussortieren
Wer prüft den Entwurf, wer setzt die Zahl, wer versendet
Welche Inhalte dürfen verarbeitet werden, wo liegen sie, wer hat Zugriff
Zeit vom Eingang bis zum Versand, Zahl der Rückfragen, Zahl der versendeten Angebote
Der letzte Punkt fehlt in den meisten Vorhaben, und ohne ihn bleibt die Bewertung Geschmackssache. Wer vorher notiert, wie lange ein Angebot heute braucht, kann danach sagen, ob sich etwas geändert hat. Wie ein solcher erster Vorgang zugeschnitten wird, behandelt der Beitrag zur Wahl des ersten Prozesses für eine KI-Automation.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung
Sechs Muster treten wiederholt auf und führen dazu, dass das Vorhaben nach kurzer Zeit einschläft.
Der Schritt mit der größten Verantwortung als Einstieg gewählt
Was wie ein Angebot aussieht, wird durchgewinkt statt geprüft
Konstruktions- und Kundendaten wandern in ein ungeprüftes System
Widersprüchliche Altangebote erzeugen widersprüchliche Entwürfe
Sonderausführungen laufen durch denselben Weg wie Standardpositionen
Ohne Ausgangswert bleibt die Bewertung des Ergebnisses Geschmackssache
Die ersten drei Muster führen zu einem falschen Angebot beim Kunden, die letzten drei dazu, dass der erhoffte Zeitgewinn ausbleibt
Häufig gestellte Fragen
Den Text ja, die Kalkulation nein. Beschreibungen von Leistungen, Randbedingungen und Lieferumfang lassen sich aus früheren Angeboten und aus der Anfrage zusammensetzen. Die Preisbildung beruht dagegen auf Einkaufskonditionen, Auslastung und Erfahrung mit dem Kunden; sie gehört in die Hand der Person, die dafür einsteht. Wer beides vermischt, bekommt ein sprachlich rundes Angebot mit einer Zahl, die niemand geprüft hat.
Die Erfassung der Anfrage. Aus einer formlosen Mail entsteht dabei eine strukturierte Liste mit Positionen, Mengen, Terminwunsch und offenen Punkten. Dieser Schritt ist klar begrenzt, das Ergebnis sofort prüfbar, und er spart bei jeder Anfrage Zeit. Die Textbausteine folgen als zweiter Schritt, weil sie auf der Erfassung aufbauen.
Dort endet der Nutzen. Ein Sprachmodell setzt zusammen, was es in vergleichbaren Fällen gesehen hat; eine Ausführung, die es so noch nicht gab, führt zu einem plausibel klingenden, aber falschen Vorschlag. Sinnvoll ist deshalb eine Kennzeichnung im Ablauf: Anfragen mit Sonderausführung gehen direkt an den Fachbereich, ohne Zwischenschritt.
Durch eine Freigabe, die eine Person mit Namen erteilt, und durch eine Darstellung, die Herkunft sichtbar macht: Welche Angaben stammen aus der Anfrage, welche aus dem Bestand, welche wurden ergänzt. Ein Entwurf, der wie ein fertiges Angebot aussieht, wird schneller durchgewinkt als einer, der seine offenen Punkte ausweist.
Der Zeitgewinn wächst mit der Zahl der Vorgänge, der Nutzen liegt aber auch bei geringer Menge in der Gleichmäßigkeit: Jedes Angebot enthält dieselben Bestandteile, in derselben Reihenfolge, mit denselben Randbedingungen. Bei wenigen Angeboten im Monat beginnt man deshalb mit der Erfassung und den Textbausteinen und lässt die weiteren Schritte zunächst aus.
Drei Schritte zuarbeiten, einen verantworten
Der Angebotsprozess eignet sich für den Einstieg, weil er sich sauber zerlegen lässt. Erfassen und Texten sind Zuarbeit mit prüfbarem Ergebnis. Das Nachfassen ist Organisation mit einem kleinen Textanteil. Die Kalkulation bleibt bei der Person, die für die Zahl einsteht, und diese Grenze gehört schriftlich festgehalten, bevor das erste Werkzeug eingerichtet wird.
Der Zeitgewinn entsteht dabei weniger durch schnelleres Schreiben als durch den Wegfall der Wartezeiten: Die Rückfrage geht am Eingangstag hinaus, der Entwurf liegt vor, bevor jemand sich hinsetzt, und das Nachfassen hat einen Termin. Das sind Stellen, an denen im Vertrieb tatsächlich Tage verloren gehen.
Wir zerlegen Ihren Angebotsprozess in 1 Werktag und zeigen Ihnen, welcher Schritt sich zuerst lohnt.
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