KI-Schulung im Betrieb: was das Team danach können muss

Fünf Lernziele, an denen sich der Erfolg zeigt

Ein Lernziel beschreibt, was ein Teilnehmer nach der Schulung tun kann, nicht was ihm gezeigt wurde. Die folgenden fünf gelten unabhängig von Branche, Bereich und eingesetztem System.

1. Eigene Aufgaben einschätzen. Der Teilnehmer erkennt, welche seiner wiederkehrenden Aufgaben sich für eine maschinelle Bearbeitung eignen. Geeignet sind Aufgaben mit Text, mit wiederkehrender Form und mit einem Ergebnis, das sich prüfen lässt. Ungeeignet sind Aufgaben, bei denen eine verbindliche Auskunft ohne Prüfung herausgeht oder bei denen die Entscheidung rechtliche Folgen hat.
2. Einen Auftrag vollständig formulieren. Der Teilnehmer gibt Zweck, Empfänger, Umfang, Tonlage und ein Beispiel für das gewünschte Ergebnis an. Diese fünf Angaben sind der Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem unbrauchbaren Ergebnis, und sie sind erlernbar, weil sie einer festen Reihenfolge folgen.
3. Ergebnisse prüfen. Der Teilnehmer kennt die typischen Fehler: erfundene Belegstellen, veraltete Angaben, plausibel klingende Zahlen ohne Grundlage, stillschweigend ausgelassene Sonderfälle. Er weiß, an welchen Merkmalen er sie erkennt, und er hat im Termin selbst erlebt, wie ein solches Ergebnis aussieht.
4. Vertrauliche Angaben zurückhalten. Der Teilnehmer entscheidet vor der Eingabe, welche Angaben den Betrieb verlassen dürfen, und ersetzt Namen, Nummern und Adressen durch Platzhalter, wo das nötig ist.
5. Die Grenze zur eigenen Entscheidung ziehen. Der Teilnehmer weiß, an welchen Stellen ein Mensch entscheiden und freigeben muss, und er kennt die Person, die im Zweifelsfall zuständig ist.

Zu den fünf Zielen zwei Anmerkungen, die im Termin den größten Teil der Zeit beanspruchen. Die erste betrifft das zweite Ziel. Die fünf Angaben eines vollständigen Auftrags klingen selbstverständlich und fehlen in der Praxis fast immer: Wer nur schreibt, er brauche einen Text für einen Kunden, bekommt einen Text für irgendeinen Kunden. Wer angibt, dass es um die Antwort auf eine Reklamation geht, dass der Empfänger ein langjähriger Geschäftskunde ist, dass der Umfang eine halbe Seite beträgt, dass der Ton sachlich und ohne Entschuldigung in der ersten Zeile sein soll, und wer zusätzlich ein früheres Schreiben als Muster beilegt, bekommt einen brauchbaren Entwurf. Der Unterschied liegt nicht in der Technik.

Die zweite Anmerkung betrifft das dritte Ziel. Die Prüfung eines Ergebnisses ist erlernbar, weil die Fehler einem Muster folgen. Ein Sprachmodell erzeugt Text, der zum Zusammenhang passt, und es unterscheidet dabei nicht zwischen einer Angabe, die es kennt, und einer, die nur plausibel klingt. Daraus folgen die vier Fehler, die in der Übung gezeigt werden: eine Quelle oder Vorschrift, die es nicht gibt; eine Zahl, die im richtigen Bereich liegt, aber nicht die richtige ist; ein Sonderfall, der stillschweigend weggelassen wurde, weil er im Auftrag nicht erwähnt war; und eine Angabe, die zu einem früheren Stand richtig war. Wer diese vier kennt, prüft gezielt statt allgemein.

Warum Werkzeugkunde am Alltag vorbeigeht

Werkzeugkunde ist die Vermittlung einer bestimmten Oberfläche: wo welche Schaltfläche liegt, wie eine Unterhaltung gespeichert wird, welche Einstellung welchen Schalter hat. Dieser Teil veraltet schneller als jeder andere, weil die Anbieter ihre Oberflächen laufend ändern. Ein Teilnehmer, der eine Bedienfolge auswendig gelernt hat, steht nach der nächsten Aktualisierung wieder am Anfang.

Schwerer wiegt der zweite Punkt: Werkzeugkunde beantwortet nicht die Frage, die die Teilnehmer tatsächlich haben. Diese Frage lautet, welchen ihrer Vorgänge sie anders erledigen sollen und wie sie erkennen, ob das Ergebnis taugt. Wer eine Oberfläche bedienen kann, aber nicht weiß, wofür, kehrt an den Arbeitsplatz zurück und macht weiter wie bisher. Dieses Muster ist der häufigste Grund, warum Schulungen als wirkungslos in Erinnerung bleiben.

Ein Rest an Bedienwissen ist nötig, und er hat seinen Platz: am Anfang des Termins, in fünfzehn Minuten, mit dem System, das im Betrieb freigegeben ist. Alles Weitere entsteht während der Übung, weil Bedienung dort auftaucht, wo sie gebraucht wird.

Die Übung am eigenen Vorgang

Die Übungsphase ist der längste Teil des Termins und der einzige, der die Arbeitsweise verändert. Sie beginnt vor der Schulung: Jeder Teilnehmer bringt drei Vorgänge aus seinem Bereich mit, die regelmäßig anfallen und Zeit kosten. Eine Angebotsbeschreibung, die sich in ähnlicher Form wiederholt. Ein Protokoll, das nach jeder Besprechung entsteht. Die Aufbereitung einer Reklamation für die Rückmeldung an den Kunden.

Im Termin wird an diesen Vorgängen gearbeitet, und zwar in drei Durchgängen. Im ersten formuliert der Teilnehmer den Auftrag so, wie er es ohne Anleitung täte, und sieht sich das Ergebnis an. Im zweiten ergänzt er die fehlenden Angaben nach der festen Reihenfolge und vergleicht. Im dritten prüft er das Ergebnis gezielt auf Fehler, die er vorher nicht gesucht hätte. Dieser dritte Durchgang ist der wichtigste, weil er die Prüfgewohnheit anlegt, die später am Arbeitsplatz zählt.

Am Ende jedes Übungsblocks steht eine Entscheidung des Teilnehmers: Übernimmt er den Vorgang in seine tägliche Arbeit, verwirft er ihn oder braucht er dafür eine Freigabe. Diese Entscheidungen werden mitgeschrieben und bilden die Liste, gegen die im Nachlauf gemessen wird. Ohne diese Liste bleibt später offen, was eigentlich vorgenommen war.

Für den Zuschnitt des Termins haben sich zwei Größen bewährt. Die Gruppe umfasst sechs bis zehn Teilnehmer, weil in der Übungsphase jeder Einzelne an seinem eigenen Fall begleitet wird und größere Runden dabei auseinanderfallen. Der Termin dauert einen halben bis einen ganzen Tag, wobei die Übung mindestens die Hälfte der Zeit bekommt. Ein zweistündiges Format lässt sich durchführen, erreicht aber höchstens die ersten beiden Lernziele, weil für die Prüfübung und die Vertraulichkeitsregel keine Zeit bleibt.

Zur Vorbereitung gehört eine Absprache, die häufig vergessen wird: Die Teilnehmer brauchen die Erlaubnis, während des Termins mit echten Vorgängen zu arbeiten. Wer im Zweifel ist, ob er die Angebotsdaten eines laufenden Projekts eingeben darf, übt an einem erfundenen Beispiel, und damit verliert die Übung ihren Wert. Die Freigabe für die Übungsvorgänge wird vorher erteilt und den Teilnehmern mitgeteilt.

Was sich je nach Bereich unterscheidet

Die fünf Lernziele gelten überall, die Übungen dahinter nicht. Der Unterschied liegt in den Vorgängen, die ein Bereich täglich bearbeitet, und in der Art der Prüfung, die ein Ergebnis dort braucht.

• Vertrieb. Angebotstexte, Zusammenfassungen von Gesprächsnotizen, Vorbereitung von Nachfassaktionen. Geprüft wird auf sachliche Richtigkeit der zugesagten Leistungen.
• Verwaltung und Buchhaltung. Auslesen eingehender Belege, Entwürfe wiederkehrender Schreiben, Auskünfte aus eigenen Unterlagen. Geprüft wird auf Vollständigkeit und die richtige Zuordnung.
• Technik und Produktion. Aufbereitung von Dokumentation, Prüfberichten und Anleitungen. Geprüft wird gegen die zugrunde liegende Spezifikation.
• Personal. Stellenausschreibungen, Einarbeitungsunterlagen, Antworten auf wiederkehrende Fragen. Geprüft wird auf Gleichbehandlung und auf die Trennung von Bewerberdaten.
• Geschäftsführung. Auswertungen, Entscheidungsvorlagen, Zusammenfassungen längerer Unterlagen. Geprüft wird gegen die Ausgangszahlen.

Aus diesen Unterschieden folgt der Zuschnitt der Gruppen. Gemischte Runden aus allen Bereichen funktionieren im ersten Teil des Termins und fallen auseinander, sobald die Übung beginnt, weil die Beispiele der anderen niemanden betreffen. Sinnvoll sind Gruppen aus einem oder zwei verwandten Bereichen.

Die Regel für vertrauliche Angaben

Der Umgang mit vertraulichen Angaben lässt sich nur vermitteln, wenn er als Regel vorliegt, die ohne Nachdenken anwendbar ist. Eine Regel, die eine Abwägung verlangt, wird im Arbeitsalltag nicht befolgt, weil die Abwägung Zeit kostet und im Zweifel zugunsten der schnelleren Erledigung ausgeht.

Bewährt hat sich eine Einteilung in drei Klassen von Angaben. Zur ersten gehört, was ohnehin öffentlich ist: Angaben aus dem eigenen Auftritt, allgemeine fachliche Fragen, Formulierungshilfen ohne Bezug zu einem Vorgang. Zur zweiten gehört, was den Betrieb betrifft, aber nur in einem freigegebenen betrieblichen Zugang eingegeben werden darf: Vorgangsdaten, Angebotsinhalte, interne Beschreibungen. Zur dritten gehört, was gar nicht eingegeben wird: Gesundheitsangaben, Bewerberunterlagen, Zugangsdaten und alles, was einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegt.

Dazu kommt die Ersetzung als Handgriff: Namen, Kundennummern und Adressen werden durch Platzhalter ersetzt, bevor ein Text übergeben wird, und nach der Bearbeitung wieder eingesetzt. Diese Ersetzung wird in der Schulung geübt, nicht erklärt. Wo dieser Teil fehlt, entsteht die Nutzung über private Zugänge, die der Betrieb weder kennt noch vertraglich abgesichert hat; die Folgen behandelt der Beitrag zur Schatten-KI im Betrieb.

Die Kompetenzpflicht aus der KI-Verordnung

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 der KI-Verordnung der Europäischen Union. Er nimmt Betriebe in die Pflicht, ihre Beschäftigten für den Umgang mit solchen Systemen zu befähigen, soweit diese in ihrem Namen damit arbeiten. Verantwortlich ist dabei jeder Betrieb, der ein System dieser Art für die eigene Arbeit nutzt, vom Handwerksbetrieb mit acht Beschäftigten bis zum Unternehmen mit mehreren hundert. Wer ein System selbst entwickelt und unter eigenem Namen weitergibt, trägt zusätzliche Pflichten; für die meisten Betriebe kommt allein die Nutzerseite in Betracht.

Wie weit die Befähigung reichen muss, legt die Vorschrift nicht in Stunden oder Formaten fest. Sie stellt auf die Umstände ab: darauf, was die Beschäftigten bereits gelernt haben und können, wozu das System im Betrieb eingesetzt wird und wen die damit erzeugten Ergebnisse betreffen. Für die Praxis heißt das, dass jeder Betrieb seinen Bedarf selbst bestimmt und diese Bestimmung begründen können muss. Wer seine Schulung mit Datum, Teilnehmern und behandelten Inhalten festhält, hat den Beleg dafür in der Hand.

Für die Gestaltung der Schulung ist diese Vorschrift ein Nebeneffekt, kein Anlass. Ein Betrieb, der die fünf Lernziele erreicht, liegt ohnehin darüber. Wer umgekehrt nur die Vorschrift abarbeiten will, landet bei einer Unterweisung zum Abhaken, die im Arbeitsalltag nichts verändert.

Woran sich die Wirkung ablesen lässt

Gemessen wird sechs bis acht Wochen nach dem Termin, gegen die Liste der Entscheidungen aus der Übungsphase. Drei Größen genügen.

Die dritte Größe wird regelmäßig übersehen und ist die aussagekräftigste. Ein Betrieb, in dem nie etwas korrigiert wird, prüft nicht, sondern übernimmt. Ein Wert von null ist deshalb ein Warnzeichen und kein Erfolg.

Der Nachlauftermin selbst dauert kurz und hat zwei Aufgaben: die drei Größen aufnehmen und die Teilnehmer abholen, die stecken geblieben sind. Steckenbleiben hat meist einen von zwei Gründen, eine fehlende Freigabe oder ein Vorgang, der sich als ungeeignet erwiesen hat. Beides lässt sich in wenigen Minuten klären, führt ohne Termin aber dazu, dass der Teilnehmer die Sache aufgibt.