Projektakte
Die Projektakte ist der zentrale Datensatz eines Vorhabens, der Auftrag, Termine, Beteiligte, Berichte, Aufmaße, Fotos und Schriftverkehr an einem Ort zusammenführt, jeweils als eigene Werte und Dokumente am Vorgang.
Die Projektakte ist das zentrale Objekt einer Geschäftsanwendung für Bau-, Montage- und Dienstleistungsbetriebe; Berichte, Protokolle und Belege hängen an ihr, und Rollen regeln, wer welchen Teil sieht und ändert.
In einfachen Worten
In einer Geschäftsanwendung ist die Projektakte ein Datensatz mit Unterobjekten. Oben stehen die Stammdaten des Vorhabens: Auftraggeber, Objekt mit Adresse, Auftragsnummer, Leistungsumfang, Termine und Ansprechpartner. Darunter hängen die Vorgänge, die im Lauf des Projekts entstehen: Tagesberichte je Datum, Prüf- und Übergabeprotokolle, Aufmaße, Fotos, Nachträge, Rechnungen und der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber. Der Unterschied zum Ordner auf dem Dateiserver liegt darin, dass die Inhalte als Werte vorliegen: Die Stunden aus den Tagesberichten lassen sich je Baustelle summieren, die Behinderungen chronologisch auflisten, die offenen Berichte zählen. Ein Dokument, das als Datei abgelegt wird, bleibt dagegen ein Dokument, dessen Inhalt niemand abfragen kann. Rollen bestimmen den Zugriff: Der Polier sieht seine Baustellen, die Bauleitung alle, die Abrechnung die Stunden und Materialien, der Kunde über ein Portal die ihn betreffenden Protokolle.
Wozu brauche ich das?
Die Projektakte ist der Ort, an dem der Baustellenbericht aus dem Sprachdiktat, das Protokoll aus der Erfassung am Einsatzort und das Foto vom Objekt zusammenlaufen. Für die Bauleitung ist sie die Übersicht aller laufenden Vorhaben, für die Abrechnung die Quelle der Stunden und Materialien, für den Kunden über ein Kundenportal der Zugang zu seinen Unterlagen.
Beispiel aus der Praxis
Ein Metallbaubetrieb führt bislang je Projekt einen Ordner auf dem Dateiserver mit Fotos, eingescannten Berichten und E-Mails. Als ein Auftraggeber nach zwei Jahren einen Mangel meldet, dauert die Suche nach dem Übergabeprotokoll und den Fotos einen halben Tag. Nach der Umstellung auf eine Projektakte liegt jedes Dokument am Vorgang, und die Übergabe mit Fotos und Unterschrift ist in Sekunden gefunden. Die Abrechnung zieht die Stunden aus den Tagesberichten je Projekt zusammen, und die Bauleitung sieht morgens, welche Berichte noch unbestätigt sind.
Wirtschaftlicher Nutzen
Die Akte macht aus verstreuten Dateien einen abfragbaren Bestand. Nachkalkulation, Nachtrag und Nachweis greifen auf dieselben Werte zu, und die Suche nach Unterlagen entfällt. Bei einem Wechsel des Poliers oder der Bauleitung geht das Wissen über das Projekt mit der Akte an den Nachfolger über.
Typische Fehler
- Berichte und Protokolle als Dateien in der Akte ablegen, statt ihre Werte als Felder zu führen.
- Keine eindeutige Objekt- und Projektbezeichnung festlegen, sodass Doppel entstehen und der Verlauf zerfällt.
- Alle Rollen auf alles zugreifen lassen, auch die Abrechnung auf Fotos und der Polier auf Preise.
- Die Akte nur im Büro pflegen, sodass Berichte vom Einsatzort den Weg hinein über E-Mail nehmen.
- Schriftverkehr mit dem Auftraggeber im Postfach belassen, sodass die Akte unvollständig bleibt.
Worauf achten?
- Vor dem Start festlegen, welche Vorgänge an der Akte hängen und welche Felder jeder Vorgang hat.
- Objekte und Projekte eindeutig benennen und am Objekt kennzeichnen, etwa über einen Code am Gerät.
- Rollen nach Aufgaben schneiden: Polier, Bauleitung, Abrechnung, Kunde.
- Die Erfassung am Einsatzort direkt in die Akte führen, ohne Umweg über Postfach oder Dateiserver.
- Die Anbindung an Warenwirtschaft und Rechnungswesen klären, damit Stammdaten nur einmal entstehen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Projektakte?
Der Datensatz, in dem ein Betrieb alles zu einem Vorhaben führt: Stammdaten wie Auftraggeber, Objekt und Termine sowie die Vorgänge, die im Projekt entstehen, etwa Tagesberichte, Protokolle, Aufmaße, Fotos und Schriftverkehr.
Worin unterscheidet sich die Projektakte vom Projektordner?
Im Ordner liegen Dateien, deren Inhalt niemand abfragen kann. In der Akte liegen die Inhalte als Werte: Stunden lassen sich summieren, Behinderungen auflisten, offene Berichte zählen. Dokumente hängen zusätzlich am Vorgang, zu dem sie gehören.
Wer hat Zugriff auf die Projektakte?
Das regeln Rollen nach Aufgaben: Der Polier sieht seine Baustellen, die Bauleitung alle Vorhaben, die Abrechnung Stunden und Material, und der Kunde über ein Portal die Protokolle und Unterlagen, die ihn betreffen.
Gehört die Projektakte in die Warenwirtschaft oder in eine eigene Anwendung?
Das hängt davon ab, was das vorhandene System abbildet. Führt die Warenwirtschaft Vorgänge mit Berichten und Fotos, bleibt sie führend; sonst entsteht die Akte als eigene Anwendung, die Stammdaten über eine Anbindung aus der Warenwirtschaft bezieht.