Wie sieht im KI-Assistenten jede Person nur die Unterlagen, die für sie bestimmt sind?

Question

Accepted Answer

Der Assistent übernimmt die Zugriffsrechte Ihrer Ablagesysteme: Jeder Textabschnitt behält beim Einlesen die Rechte seines Dokuments, und vor jeder Suche wird nach den Gruppen der angemeldeten Person gefiltert. So bleiben Personalakten, Kalkulationen und Verträge geschützt, und alle Mitarbeitenden nutzen denselben Assistenten mit den für sie freigegebenen Inhalten.

Der Assistent übernimmt die Rechte Ihrer Ablage

In jedem Betrieb sind Unterlagen gezielt verteilt: Personalakten für die Personalabteilung, Kalkulationen für Vertrieb und Geschäftsführung, Verträge für die Zuständigen. Ein sauber eingerichteter KI-Assistent bildet genau diese Ordnung ab. Das Verfahren dafür heißt rechtebewusstes Retrieval.

Schritt	Wirkung
Beim Einlesen übernimmt jeder Abschnitt die Rechte seines Quelldokuments	die bestehende Ordnung bleibt vollständig erhalten
Vor jeder Suche wird nach den Gruppen der angemeldeten Person gefiltert	das Modell verarbeitet nur freigegebene Inhalte
Rechteänderungen werden zeitnah übernommen	Abteilungswechsel und Austritte wirken sofort
Jede Anfrage wird protokolliert	Auskünfte sind jederzeit nachvollziehbar

Ein Assistent dient allen Abteilungen

Weil der Filter bei jeder Frage greift, genügt ein gemeinsamer Assistent für den ganzen Betrieb. Die Personalabteilung erhält Antworten aus ihren Unterlagen, der Vertrieb aus seinen, und allgemeine Richtlinien stehen allen offen. Getrennte Systeme je Abteilung und doppelte Pflege entfallen.

Neue Mitarbeitende profitieren besonders: Sie erhalten vom ersten Tag an Antworten aus den Unterlagen ihrer Abteilung, ohne dass ihnen jemand die Ablage im Einzelnen erklären muss. Die Einarbeitung wird kürzer, und erfahrene Kollegen werden seltener unterbrochen.

Der Schutz liegt im Filter vor der Suche: Was eine Person nicht öffnen darf, erreicht das Sprachmodell für ihre Frage gar nicht erst. Diese Einrichtung ist belastbarer als jede Anweisung an das Modell, weil sie unabhängig davon wirkt, wie eine Frage formuliert ist.

Testkonten bestätigen die Einrichtung

Vor dem Start fragen Testkonten verschiedener Rollen gezielt nach Inhalten anderer Abteilungen. Das Ergebnis dokumentiert, dass jede Rolle genau ihre Unterlagen erhält. Weitere Sicherheitsaspekte der Anbindung behandelt Ist es sicher, eine KI an interne Systeme anzubinden?; die übrigen Festlegungen vor dem Start zeigt Wie bereiten wir einen KI-Assistenten auf unseren Unternehmensdaten vor?

ProXWorks® richtet die Anbindung so ein, dass Ihr Assistent die Rechte Ihrer Ablage übernimmt, und belegt die Einrichtung mit dokumentierten Tests.