KI-Mitschriften in Besprechungen:
was vor dem Einsatz rechtlich geklärt sein muss

Der stille Mithörer im Besprechungsraum

Die Funktion ist attraktiv, und das aus nachvollziehbaren Gründen: Niemand muss mehr parallel mitschreiben, Zusagen und Aufgaben stehen Minuten nach dem Termin sortiert im Postfach, und wer fehlte, liest die Zusammenfassung statt einer Nacherzählung. In vielen Betrieben hat sich die Mitschrift-Funktion deshalb von selbst verbreitet – ein Mitarbeiter aktiviert sie, die anderen gewöhnen sich daran.

Genau diese Beiläufigkeit ist das Problem. Eine Besprechung zu verschriftlichen heißt, das gesprochene Wort mehrerer Personen aufzuzeichnen, an einen externen Dienst zu übertragen, dort auswerten zu lassen und das Ergebnis dauerhaft zu speichern. Jeder dieser Schritte berührt geschützte Rechtspositionen: die Vertraulichkeit des Wortes, den Schutz personenbezogener Daten, die Rechte der Beschäftigten und die Geheimhaltungsinteressen des Unternehmens selbst.

Wer die Funktion nutzen will, braucht deshalb vor dem ersten Einsatz Antworten auf vier Fragen: Wissen alle Beteiligten Bescheid und haben zugestimmt? Ist der Dienst datenschutzrechtlich sauber angebunden? Sind die Regeln für Beschäftigte und externe Gesprächspartner geklärt? Und ist festgelegt, was mit Transkript und Tonspur nach dem Termin geschieht? Die folgenden Abschnitte gehen diese Fragen der Reihe nach durch.

Was bei einer KI-Mitschrift technisch passiert

Für die rechtliche Bewertung muss klar sein, welche Daten die Funktion tatsächlich erzeugt und wohin sie fließen. Der typische Ablauf umfasst vier Verarbeitungsschritte, die je nach Werkzeug unterschiedlich ausgeprägt sind.

• Audio-Erfassung: Der Ton der Besprechung wird aufgenommen oder mindestens zwischengespeichert – bei manchen Diensten dauerhaft als Aufzeichnung, bei anderen nur für die Dauer der Verarbeitung
• Übertragung an den Dienst: Die Audio-Daten verlassen das eigene System und werden auf der Infrastruktur des Anbieters verarbeitet – der Speicherort entscheidet mit über die datenschutzrechtliche Bewertung
• Auswertung: Das System erstellt Transkript, Sprecher-Zuordnung, Zusammenfassung und Aufgabenliste; manche Anbieter behalten sich vor, Inhalte zur Verbesserung ihrer Modelle zu verwenden
• Speicherung und Verteilung: Transkript und gegebenenfalls Tonspur liegen beim Anbieter oder im eigenen Konto und werden an einen Empfängerkreis verteilt

Zwei Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit. Erstens die Frage, ob der Anbieter Gesprächsinhalte für das Training seiner Modelle verwenden darf – diese Klausel steht in den Nutzungsbedingungen und lässt sich bei Unternehmens-Tarifen häufig ausschließen. Zweitens die Standardeinstellungen: Manche Mitschrift-Assistenten wählen sich automatisch in jeden Kalendertermin ein, auch in Gespräche, für die das nie vorgesehen war.

Die Strafbarkeits-Frage: § 201 StGB

§ 201 StGB schützt die Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes: Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt, begeht eine Straftat – der Strafrahmen reicht bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe. Strafbar ist auch, wer eine solche Aufnahme gebraucht oder Dritten zugänglich macht. Die Vorschrift gilt unabhängig davon, ob die Aufnahme später jemandem schadet.

Für den Besprechungsalltag bedeutet das: Interne Termine, Kundengespräche und Videokonferenzen mit begrenztem Teilnehmerkreis sind nichtöffentlich. Eine KI-Mitschrift, die den Ton dieser Gespräche ohne Zustimmung der Beteiligten aufzeichnet, bewegt sich im Anwendungsbereich der Strafnorm – gleichgültig, ob die Aufzeichnung der Effizienz dienen sollte. Befugt wird die Aufnahme durch die vorherige Zustimmung aller, deren Wort erfasst wird.

Eine Sonderfrage betrifft Werkzeuge, die nur verschriftlichen: Ob eine reine Live-Transkription ohne dauerhafte Speicherung der Tonspur bereits eine Aufnahme im Sinne der Vorschrift ist, ist nicht abschließend geklärt. Verlassen sollte sich darauf niemand – viele Dienste speichern die Audio-Daten zumindest vorübergehend, und die Grenze ist von außen kaum zu erkennen. Die belastbare Linie für den Betrieb lautet deshalb: jede Form der KI-Mitschrift nur mit Wissen und Zustimmung aller Beteiligten.

Datenschutz: Rechtsgrundlage, Information, Auftragsverarbeitung

Unabhängig von der Strafbarkeits-Frage ist jede KI-Mitschrift eine Verarbeitung personenbezogener Daten: Die Stimme ist einer Person zuordenbar, das Transkript enthält Namen, Aussagen und häufig Bewertungen. Damit greifen die Anforderungen der DSGVO in voller Breite.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. In den meisten Konstellationen kommt die Einwilligung der Teilnehmer in Betracht; gegenüber Beschäftigten gelten dafür die im nächsten Abschnitt beschriebenen Grenzen. Ein berechtigtes Interesse trägt allenfalls in engen Fällen und ersetzt die Ankündigung nicht – heimliche Verarbeitung lässt sich darauf nicht stützen.

Informationspflichten

Die Teilnehmer müssen nach Art. 13 DSGVO erfahren, wer verarbeitet, zu welchem Zweck, auf welcher Grundlage, wie lange gespeichert wird und welche Rechte ihnen zustehen. Praktisch heißt das: Der Hinweis auf die Mitschrift gehört in die Einladung, ergänzt um einen Verweis auf die Datenschutzinformation des Betriebs – eine mündliche Kurzfassung zu Beginn des Termins ersetzt diese Information nicht, sie ergänzt sie.

Auftragsverarbeitung und Speicherort

Verarbeitet ein externer Dienst die Gesprächsdaten nach Weisung des Unternehmens, liegt eine Auftragsverarbeitung vor – sie erfordert einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Zusätzlich ist der Speicherort zu klären: Liegen die Daten außerhalb der EU, müssen die Voraussetzungen für einen Drittlandtransfer erfüllt sein. Wie ein Betrieb solche Prüfungen in eine geordnete Gesamtstruktur einbettet, beschreibt unser Beitrag zur Organisation der KI-Nutzung im Unternehmen.

Beschäftigte, Betriebsrat und externe Gesprächspartner

Innerhalb des Betriebs verschärfen sich die Anforderungen, weil das Beschäftigungsverhältnis ein Machtgefälle erzeugt. Eine Einwilligung von Beschäftigten gilt nur als freiwillig, wenn sie ohne Druck erteilt und ohne Nachteil verweigert werden kann. Wer in der Teamrunde als Einziger die Hand heben muss, um der Aufzeichnung zu widersprechen, entscheidet nicht frei – die Einwilligung der gesamten Runde steht dann auf schwachem Fundament.

Besteht ein Betriebsrat, ist er zu beteiligen: Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegen technische Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, der Mitbestimmung. Ein Werkzeug, das jede Wortmeldung transkribiert, Sprechern zuordnet und durchsuchbar ablegt, erfüllt diese Eignung ohne Weiteres. Eine Betriebsvereinbarung, die Einsatzfälle, Auswertungsgrenzen und Löschfristen festlegt, schafft hier die tragfähige Grundlage – und nimmt zugleich dem Team die Unsicherheit, wofür die Mitschriften verwendet werden.

Gegenüber externen Gesprächspartnern – Kunden, Lieferanten, Bewerbern – gilt die Ankündigungs- und Zustimmungslogik uneingeschränkt. Bei Bewerbungsgesprächen ist besondere Zurückhaltung angebracht: Das Gespräch berührt sensible Lebensbereiche, das Machtgefälle ist maximal, und eine wörtliche Mitschrift kann später zum Streitpunkt werden. Vergleichbare Sorgfaltsmaßstäbe, wie sie für Einwilligungen von Beschäftigten bei Mitarbeiterfotos gelten, sind hier der richtige Referenzrahmen.

Geschäftsgeheimnisse: was nicht in fremde Systeme gehört

Die vierte Dimension betrifft das Unternehmen selbst. Ein Geschäftsgeheimnis ist nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz eine Information, die geheim ist, deshalb wirtschaftlichen Wert hat und durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen geschützt wird. Der letzte Punkt hat es in sich: Der rechtliche Schutz hängt davon ab, dass der Betrieb selbst sorgfältig mit der Information umgeht.

Besprechungen sind der Ort, an dem die sensibelsten Inhalte eines Unternehmens zur Sprache kommen: Kalkulationen, Vertragskonditionen, Personalentscheidungen, Produktentwicklungen, Verhandlungsstrategien. Läuft in diesen Terminen eine Mitschrift über einen Dienst, dessen Bedingungen die Weiterverwendung der Inhalte erlauben, oder über ein privates Konto eines Mitarbeiters, entsteht ein doppelter Schaden: Die Information ist abgeflossen, und die Sorgfalt, die den Geheimnisschutz trägt, ist im Streitfall schwer zu belegen. Das Muster ähnelt der ungeregelten KI-Nutzung, die wir im Beitrag zur Schatten-KI im Betrieb beschrieben haben – mit dem Unterschied, dass hier ganze Gespräche statt einzelner Dokumente abfließen.

Die praktische Konsequenz: Termine mit besonders sensiblen Inhalten werden von der Mitschrift ausgenommen. Eine kurze Kategorien-Liste genügt – etwa Personalgespräche, Verhandlungen, Gremiensitzungen und alles, was der Verschwiegenheit unterliegt. Diese Ausnahme-Liste gehört in die KI-Richtlinie des Betriebs, damit die Entscheidung nicht bei jedem Termin neu improvisiert wird.

Die Freigabe-Regel: vier Schritte für den Betrieb

Aus den vier Rechtsgebieten ergibt sich eine praktikable Ordnung, die sich in jedem Betrieb umsetzen lässt – unabhängig davon, welches Werkzeug am Ende zum Einsatz kommt.

1. Werkzeug prüfen und freigeben: ein Dienst, ein Unternehmens-Konto, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Speicherort, Löschfristen und der Ausschluss der Modell-Nutzung werden vor der Freigabe geklärt – private Konten sind für dienstliche Mitschriften ausgeschlossen.
2. Ankündigung standardisieren: ein fester Hinweis-Baustein in der Termineinladung plus eine kurze Ansage zu Beginn des Gesprächs. Bei wiederkehrenden internen Runden kann die Information einmalig erfolgen und dokumentiert werden.
3. Zustimmung und Widerspruch regeln: Die Mitschrift startet erst nach Zustimmung aller Teilnehmer. Ein Widerspruch führt zum Termin ohne Mitschrift und bleibt folgenlos. Für Beschäftigte wird der Rahmen in einer Richtlinie oder Betriebsvereinbarung festgehalten.
4. Protokoll-Umgang festlegen: menschliche Prüfung vor der Verteilung, ein definierter Empfängerkreis, eine Löschfrist für Transkript und Tonspur – und eine Ausnahme-Liste für Termine, die grundsätzlich nicht mitgeschrieben werden.

Wer den Rahmen so aufsetzt, erfüllt zugleich einen Teil der Pflichten aus der europäischen KI-Verordnung: Sie verlangt von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, ein angemessenes Maß an KI-Kompetenz beim Personal. Welche Pflichten daraus im Einzelnen folgen und für wen, haben wir im Beitrag zum Stichtag der EU-KI-Verordnung im August 2026 eingeordnet.

Die häufigsten Fehler im Umgang mit KI-Mitschriften

In der Praxis wiederholen sich wenige Muster. Wer sie kennt, erkennt sie im eigenen Betrieb schnell wieder.

• Stilles Mitlaufenlassen: Die Funktion ist aktiviert, niemand hat es angekündigt – aus einer Komfortfunktion wird eine heimliche Tonaufzeichnung mit strafrechtlicher Dimension
• Private Konten: Ein Mitarbeiter nutzt seinen persönlichen Zugang zu einem Mitschrift-Dienst – die Gesprächsdaten liegen außerhalb jeder betrieblichen Kontrolle
• Automatische Termin-Teilnahme: Der Assistent wählt sich in jeden Kalendereintrag ein, auch in Gespräche mit ahnungslosen externen Teilnehmern
• Ungeprüfte Verteilung: Die KI-Zusammenfassung geht ungelesen an den Verteiler – falsch zugeordnete Aussagen und erfundene Beschlüsse werden zum dokumentierten Stand
• Unbegrenzte Aufbewahrung: Transkripte und Tonspuren sammeln sich über Jahre – ein wachsender Bestand vertraulicher Gespräche ohne Löschkonzept
• Sensible Termine ohne Ausnahme: Personalgespräche und Verhandlungen laufen mit Mitschrift, weil niemand eine Ausnahme-Liste definiert hat

Auffällig ist, dass keiner dieser Fehler aus böser Absicht entsteht. Sie entstehen aus Standardeinstellungen, Bequemlichkeit und fehlenden Regeln – und genau deshalb lassen sie sich mit der Freigabe-Regel aus dem vorigen Abschnitt fast vollständig abstellen.