Sprachaufnahmen von Beschäftigten
Sprachaufnahmen von Beschäftigten sind Tonaufnahmen, die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Arbeit erzeugen, etwa für Diktate, und die als personenbezogene Daten einen festgelegten Zweck, eine Aufbewahrungsregel, eine Zugriffsbeschränkung und eine Information der Betroffenen verlangen.
Sprachaufnahmen von Beschäftigten fallen unter die Datenschutz-Grundverordnung und den Beschäftigtendatenschutz; wo ein Betriebsrat besteht, wirkt er an der Einführung der Aufnahmetechnik mit.
In einfachen Worten
Die Stimme eines Mitarbeiters ist ein personenbezogenes Datum, und eine Aufnahme, die er für ein Diktat oder eine Mitschrift erzeugt, enthält oft zusätzlich Namen Dritter: Kunden, Bauleiter, Nachbarn. Der Betrieb, der solche Aufnahmen verarbeitet, trifft deshalb vier Festlegungen, bevor die erste Aufnahme entsteht. Der Zweck benennt, wofür die Aufnahme dient, etwa für die Erstellung und den Beleg eines Berichts, und schließt eine Auswertung von Leistung oder Verhalten aus. Die Aufbewahrung regelt, ob die Aufnahme nach der Bestätigung des Berichts gelöscht wird oder als Originalquelle so lange bleibt wie der Bericht selbst. Der Zugriff beschränkt das Anhören auf die sprechende Person, die zuständige Leitung und die Stelle, die den Bericht weiterverarbeitet, und wird protokolliert. Die Information erklärt den Beschäftigten vor dem Start, welche Aufnahmen entstehen, auf welchem Server sie liegen, welche Personen sie anhören dürfen und zu welchem Zeitpunkt sie gelöscht werden. Besteht ein Betriebsrat, wird er vor der Einführung beteiligt: Eine Anwendung, die Stimme und Arbeitsinhalte der Beschäftigten speichert, ließe sich auch zur Kontrolle einzelner Personen nutzen, und für solche Einrichtungen sieht § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes seine Mitbestimmung vor, unabhängig davon, ob der Betrieb diese Nutzung beabsichtigt. Verschriftet ein Anbieter die Aufnahmen, verarbeitet er sie im Auftrag des Betriebs, und dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; bei einem Anbieter mit Sitz außerhalb der EU ist vorab zu prüfen, ob die Übermittlung in dieses Land zulässig ist.
Wozu brauche ich das?
Die Festlegungen braucht jeder Betrieb, der das Sprachdiktat für Berichte, die Transkription von Besprechungen oder einen Telefonassistenten einsetzt, bei dem Mitarbeiter aufgezeichnet werden. Sie gehören in die Datenschutzinformation für Beschäftigte, in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und, wo vorhanden, in eine Betriebsvereinbarung.
Beispiel aus der Praxis
Ein Bauunternehmen führt das Diktat für Tagesberichte ein und regelt vorab: Die Aufnahme dient allein dem Bericht, sie bleibt als Originalquelle am Bericht, solange dieser aufbewahrt wird, anhören dürfen Polier, Bauleitung und Abrechnung, jeder Zugriff wird protokolliert. Die Spracherkennung läuft auf einem Server in einem Rechenzentrum in der EU, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Die Beschäftigten erhalten die Information vor dem Start, der Betriebsrat stimmt der Betriebsvereinbarung zu. Als ein Auftraggeber später eine Formulierung im Bericht anzweifelt, zeigt die Aufnahme, was gesagt wurde.
Wirtschaftlicher Nutzen
Die Regelung schützt den Betrieb in beide Richtungen. Gegenüber den Beschäftigten schafft sie die Grundlage dafür, dass das Diktat angenommen wird, weil klar ist, dass niemand damit überwacht wird. Gegenüber Dritten erhält sie die Aufnahme als Beleg, auf den sich der Betrieb im Streit berufen kann, ohne dass die Verarbeitung angreifbar wird.
Typische Fehler
- Aufnahmen über einen privaten Nachrichtendienst laufen lassen, sodass Stimme und Namen Dritter bei einem Anbieter ohne Vertrag liegen.
- Keine Aufbewahrungsregel festlegen, sodass Aufnahmen unbegrenzt auf Telefonen und Servern bleiben.
- Den Zweck offenlassen, sodass Aufnahmen später zur Beurteilung von Mitarbeitern herangezogen werden.
- Die Beschäftigten erst nach dem Start informieren oder den Betriebsrat übergehen.
- Die Verschriftung bei einem Anbieter außerhalb der EU durchführen, ohne die Übermittlung zu prüfen.
Worauf achten?
- Zweck, Aufbewahrung, Zugriff und Information schriftlich festlegen, bevor die erste Aufnahme entsteht.
- Aufnahmen nur in der Anwendung des Betriebs erzeugen, damit sie dem Vorgang zugeordnet und auf dem eigenen Server liegen.
- Den Betriebsort der Verarbeitung wählen und bei Anbietern den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen.
- Zugriffe protokollieren und auf die Personen beschränken, die den Bericht erzeugen, prüfen und weiterverarbeiten.
- Die Regelung mit der Rechtsberatung abstimmen, den Betriebsrat früh einbinden und die Verarbeitung im Verzeichnis dokumentieren.
Häufig gestellte Fragen
Sind Sprachaufnahmen von Mitarbeitern personenbezogene Daten?
Ja. Die Stimme ist einer Person zuzuordnen, und der Inhalt enthält oft weitere personenbezogene Angaben, etwa Namen von Kunden oder Kollegen. Die Verarbeitung unterliegt damit der Datenschutz-Grundverordnung und dem Beschäftigtendatenschutz.
Wie lange dürfen Diktat-Aufnahmen aufbewahrt werden?
So lange, wie der festgelegte Zweck es verlangt. Üblich sind zwei Regelungen: Löschung nach der Bestätigung des Berichts und einer kurzen Einspruchsfrist oder Aufbewahrung als Originalquelle für die Dauer der Aufbewahrung des Berichts selbst, mit entsprechender Zugriffsbeschränkung.
Muss der Betriebsrat beim Sprachdiktat zustimmen?
Besteht ein Betriebsrat, ja. Eine Anwendung, die Aufnahmen von Beschäftigten speichert, ließe sich auch zur Kontrolle einzelner Personen nutzen; deshalb räumt § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes dem Betriebsrat bei ihrer Einführung ein Mitbestimmungsrecht ein. In der Praxis hält eine Betriebsvereinbarung Zweck und Grenzen fest.
Darf ein Anbieter die Aufnahmen verschriften?
Ja, als Auftragsverarbeiter mit einem entsprechenden Vertrag, der festlegt, was der Anbieter mit den Daten tun darf. Sitzt der Anbieter außerhalb der EU, ist zusätzlich die Zulässigkeit der Drittlandübermittlung zu prüfen.