Welcher Prozess eignet sich für ein KI-Pilotprojekt?
Ein wiederkehrender Prozess, der drei Kriterien erfüllt: Er bindet heute spürbar Arbeitszeit, er ist risikoarm – ohne Personenbezug und ohne ungeprüfte Außenwirkung –, und sein Ergebnis lässt sich fachlich beurteilen. Typische Kandidaten sind Produktbeschreibungen, technische Textbausteine, Zusammenfassungen und die Vorsortierung von Unterlagen. Kernprozesse, Aufgaben mit Kundendaten und alles mit direkter Außenwirkung bleiben beim Piloten außen vor.
Die drei Auswahlkriterien
Der Pilotprozess soll beweisen, ob KI im eigenen Betrieb trägt – dafür muss er aussagekräftig und zugleich ungefährlich sein. Drei Kriterien leisten das:
| Kriterium | Leitfrage |
|---|---|
| Spürbar | Bindet die Aufgabe heute merklich Arbeitszeit? |
| Risikoarm | Kommt sie ohne Personenbezug und ohne ungeprüfte Außenwirkung aus? |
| Messbar | Lässt sich die Qualität des Ergebnisses fachlich beurteilen? |
Fehlt das erste Kriterium, beweist der Pilot nichts, weil kein Nutzen sichtbar wird. Fehlt das zweite, trägt der Test ein Risiko, das er gerade vermeiden soll. Fehlt das dritte, endet er mit Eindrücken statt einer Entscheidungsgrundlage.
Typische Kandidaten
In den meisten Betrieben finden sich mehrere geeignete Prozesse:
- Produkt- und Leistungsbeschreibungen – zeitintensiv, gut beurteilbar, ohne sensible Daten
- Technische Textbausteine und Dokumentation – wiederkehrend und klar bewertbar
- Zusammenfassungen interner Unterlagen – etwa von Besprechungsnotizen ohne Personenbezug
- Vorsortierung und Kategorisierung – eingehende Unterlagen nach Typ ordnen, mit menschlicher Kontrolle
- Recherche-Vorarbeit – Material sichten und strukturieren, bevor ein Mensch entscheidet
Prozesse, die als Pilot ungeeignet sind
Ebenso wichtig ist die Gegenliste. Nicht in den Piloten gehören Kernprozesse, deren Störung den Betrieb trifft, Aufgaben mit Kunden- oder Beschäftigtendaten und alles, was ungeprüft nach außen wirkt – etwa automatische Antworten an Kunden. Welche Daten überhaupt in ein KI-Werkzeug eingegeben werden dürfen, ist dafür die maßgebliche Vorfrage. Diese Prozesse sind nicht für immer ausgeschlossen; sie kommen an die Reihe, wenn Regeln, Erfahrung und Prüfroutinen stehen.
So wird der Pilot messbar
Drei Festlegungen vor dem Start machen aus dem Ausprobieren einen belastbaren Test. Erstens der dokumentierte Ist-Zustand: Wie lange dauert die Aufgabe heute, wie viele Korrekturen fallen an? Zweitens die Messgrößen für den Vergleich – Bearbeitungszeit, Korrekturaufwand, fachliche Qualität. Drittens der feste Endpunkt nach wenigen Wochen, an dem anhand der Werte entschieden wird. Ohne diese Festlegungen produziert der Pilot Meinungen; mit ihnen produziert er eine Entscheidung.
Nach dem Piloten
Fällt die Entscheidung für die Ausweitung, folgt der nächste Prozess – jetzt mit dem Erfahrungswissen aus der ersten Runde. Wie sich daraus eine geordnete KI-Einführung im ganzen Unternehmen entwickelt, beschreibt der übergeordnete Eintrag. Den betriebswirtschaftlichen Hintergrund, warum der frühe kleine Start dem Warten überlegen ist, vertieft unser Beitrag über die Risikoabwägung beim KI-Einstieg.